Benchmark architecten 2022

Hoe doe jij het ten opzichte van andere bureaus? Hoe berekenen andere architecten hun kostprijzen? Wat zou jouw productiviteitstarget moeten zijn en welk percentage wordt er gemiddeld gerealiseerd?

Wij hebben de data van architectenbureaus in Nederland en België onderzocht op basis van het gebruik van onze projectsoftware. Daarin registreren architecten hun bedrijfsprocessen van eerste klantcontact tot factuur. Deze gemiddelde cijfers hebben wij gebruikt in dit onderzoek. De uitkomsten lees je in deze benchmark.

Productiviteit en declarabiliteit

Wanneer je uren registreert, worden je productiviteit en declarabiliteit inzichtelijk. De productiviteit van je medewerkers is het aantal uren dat is gewerkt voor de opdrachtgever, in relatie tot de contracturen van je medewerkers. De mate waarin je productieve uren in rekening kunt brengen is de declarabiliteit. Als bureau wil je dat tijd van je medewerkers efficiënt wordt besteed en dat de gewerkte uren declarabel zijn. Uren die je niet kan factureren, brengen uiteraard wel kosten met zich mee.

De percentages uit deze benchmark zijn berekend aan de hand van de uren van de gehele organisatie, inclusief het management en de backoffice. De productiviteitsnorm voor uitvoerend medewerkers is minimaal 50% om quitte te spelen. Hier lees je meer over productiviteit en declarabiliteit.

Kostprijs per medewerker

Door per medewerker een kostprijs vast te leggen, wordt het mogelijk om per project het resultaat te bepalen. Het resultaat is het verschil tussen de gefactureerde omzet en de kosten van medewerkers, plus eventuele inkoop.

Wel of geen overheadkosten meenemen in de kostprijs?

Je kunt ervoor kiezen om overhead buiten beschouwing te laten. Houd er dan rekening mee dat de overige bedrijfskosten nog in mindering moeten worden gebracht om het netto projectresultaat te bepalen.

Heb je jouw overhead inzichtelijk? Dan kun je deze kosten verdelen over de medewerkers en toevoegen aan de kostprijs per medewerker. Het voordeel is dat je hiermee direct het resultaat per project kunt inzien en hoe zich dit tot andere projecten verhoudt. Dat maakt het eenvoudiger om te sturen op een beter resultaat. Mocht je overhead sterk fluctueren, dan dien je de berekening natuurlijk wel aan te passen.

Facturatiemethodes

Hoe breng je jouw opdrachten in rekening? In Simplicate kennen we drie verschillende methodes: vaste prijs, nacalculatie en abonnementen. Abonnementen komen (bijna) niet voor bij architecten. Het merendeel van de opdrachten wordt gefactureerd op basis van vaste prijzen. Bij architecten met meer dan 25 gebruikers in Simplicate wordt het aandeel bureaus dat factureert op nacalculatie beduidend kleiner.

Vaste prijzen vragen om een mindset die bijdraagt tot meer efficiency. Efficiënter werken leidt tot een onderbesteding. Dat zorgt voor een beter projectresultaat of wellicht een prijsverlaging, waarmee je jouw positie ten opzichte van concurrenten kunt versterken.

Actieve opdrachten

In Simplicate is één project vaak gelijk aan één opdracht. Het aantal actieve projecten zegt iets over het aantal opdrachten dat momenteel loopt. We adviseren projecten in Simplicate pas te sluiten wanneer deze opdrachten volledig gefactureerd zijn en er geen uren of kosten meer geregistreerd hoeven te worden. Met andere woorden: als je geen facturen meer hoeft te versturen en het werk gedaan is. Dit is tevens het moment waarop je het definitieve resultaat op projecten kunt bepalen.

Urencontrole

Zonder data is projectmanagement onmogelijk. Daarom adviseren wij volledig uren te registreren. Heeft een medewerker een rooster van veertig uur per week, dan dienen er ook minimaal veertig uren te worden geregistreerd. Doet de medewerker dit niet, dan bestaat de kans dat productieve uren niet worden geregistreerd. Zonder die registratie kun je niet achterhalen hoe projecten presteren, weet je niet of meerwerk factureren mogelijk is en kun je niet leren van minder presterende projecten.

Met de weekcontrole houdt de bureaumanager in de gaten of de volledige tijd wordt geregistreerd. Doet een medewerker dit niet, dan keur je eenvoudig een week af en verzoek je de medewerker alsnog uren te registreren.

Projectcontrole

Simplicate maakt urenregistratie zo eenvoudig mogelijk. In combinatie met een goede inrichting van de software wordt het moeilijk om uren niet op het juiste project te registreren. Maar het kan natuurlijk gebeuren. Als projectleider heb je alsnog de volledige controle. Je kunt uren gemakkelijk overboeken of corrigeren. Bijvoorbeeld met de projectcontrole. Op regelmatige basis controleer je de projecten waar jij verantwoordelijk voor bent en zorg je dat alle uren op de juiste wijze worden geregistreerd. Zo houd je de besteding op jouw projecten kloppend en ontvangen opdrachtgevers facturen met de juiste informatie.

Gebruik van tarieven in Simplicate

Wordt het tarief gebaseerd op de medewerker die de werkzaamheden uitvoert, of op de werkzaamheden die uitgevoerd worden? In Simplicate zijn beide opties mogelijk.

Het voordeel van een uurtarief gekoppeld aan de medewerker is dat de verhouding tussen de kostprijs en het verkooptarief altijd in balans is. Het nadeel is dat dure uren een grotere impact hebben op het budgetverbruik, tenzij deze dure medewerker sneller is dan een minder ervaren medewerker, waardoor hij of zij minder uren maakt tegen een hoger tarief.

Het voordeel van een tarief per werkzaamheid is dat de klant betaalt per dienst. Zo heeft bijvoorbeeld tekenwerk een vast tarief voor de klant. Zet je hier een dure medewerker voor in, dan is het verschil in tarief voor rekening van jouw bureau, omdat deze uren meestal te duur zijn ten opzichte van de kostprijs.

Uit onze analyse blijkt dat de grotere bureaus vaker het medewerker uurtarief hanteren dan kleinere bureaus, maar dat over het algemeen het uurtarief per werkzaamheid (in Simplicate urensoorten genoemd) de overhand heeft.

Verantwoording

Deze benchmark 2022 is tot stand gekomen door dataonderzoek binnen Simplicate onder architectenbureaus in Nederland en België. Simplicate is projectsoftware die architecten voorziet van de meest efficiënte flow in hun bedrijfsvoering, van eerste klantcontact tot factuur.

In dit onderzoek hebben we onderscheid gemaakt in de grootte van de bureaus. De verhouding tussen bureaus tot en met 25 gebruikers en bureaus met meer dan 25 medewerkers is 82,4 procent kleinere bureaus en 17,6 procent grotere bureaus.

Deze data is eerder gepresenteerd tijdens workflow: het inspiratie-event voor architecten. Tijdens dit event zijn architecten met elkaar het gesprek aangegaan om van elkaar te leren en te achterhalen hoe zij met elkaars tips meer uit Simplicate kunnen halen voor meer flow in hun bedrijfsvoering.