Team Nijhuis: ‘Simplicate levert een tijdsbesparing op van negentig procent’

‘Het fijne is dat Simplicate is ontwikkeld in samenwerking met onder andere marketingbureaus. Wij werken op basis van abonnementen en dat sluit goed aan.’

Online marketingbureau Team Nijhuis uit Borne groeit hard. Keihard. Ze wonnen de FD Gazelle Award, werden nummer twee in de categorie beste digital agency van Nederland van Fonk Magazine. Dit jaar werd Team Nijhuis uitgeroepen tot de Most Sustainable Grower in de Deloitte Technology Fast 50. Wat verklaart hun succes? Operationeel manager Bram Lucas blijft nuchter: ‘We hebben een heel hecht team, jong en ambitieus. Je moet duidelijke verwachtingen scheppen, je werkzaamheden goed uitvoeren en afspraken nakomen. Soms denken we: hoe gaan we het voor elkaar boksen? Dan plannen we een pizza-avond in om alles af te krijgen en springen de managers ook bij.’

Van start-up naar scale up in vijf jaar

Volgens Bram begon het online succes van Team Nijhuis in 2010. ‘Mijn collega Gerben kwam daarna in 2014 met het idee voor een gratis Quickscan voor Google Adwords (tegenwoordig Google Ads). Wij waren de eerste met dit concept en het leverde een gigantische impuls aan ons bedrijf. Veel klanten vragen de Quickscan aan, omdat ze hulp nodig hebben met de groei van hun eigen bedrijf en niet goed weten welke marketingmiddelen ze hierbij kunnen inzetten. Vaak willen ze eerst een discipline aanpakken, zoals Google Ads, maar daarna hebben ze andere verbeteringen nodig.’ Bram vervolgt: ‘Ook werken we intensief samen met Google. Als Premier Partner horen we als eerste de nieuwe functionaliteiten en kunnen we heel snel testen met klanten. We groeiden uit van een bureau met start-up-cultuur naar een gevestigde naam met een team van 45 personen die zich bezighoudt met online en digital marketing. Wij hanteren een holistische aanpak. Onze vaste teams zijn een mix van alle specialisaties. Ieder team beheert een eigen set klanten. Daardoor kunnen collega’s de klant helpen met Google Ads, inbound marketing, zoekmachine-optimalisatie (SEO) en bijvoorbeeld website-optimalisatie.’

Uitdagingen van een groeiend bureau

In 2015 bestond Team Nijhuis nog uit tien mensen en een managementteam. ‘Dat was best overzichtelijk. Nu met 45 mensen is het lastiger te zien wat er nog ligt, wat af moet en wat klaar is. We plannen de capaciteit in op basis van spreadsheets, want we moeten steeds tijdig zien welke opdrachten we nog aan kunnen. Alles handmatig bijhouden in spreadsheets kost veel tijd, dat is geen optie meer.’ Daarom keek Team Nijhuis om zich heen voor een handige oplossing.

‘Je zoekt een pakket dat het beste aansluit op de manier waarop je werkt. Geen enkel pakket werkt echter precies zoals jij dat intern doet. Wij werken samen met AppWiki en zij gaven het advies om te praten met Simplicate. Het fijne is dat Simplicate is ontwikkeld in samenwerking met onder andere marketingbureaus. Wij werken op basis van abonnementen en dat sluit goed aan. Consultant Jorrit kwam bij ons in Twente voor de onboarding en mijn collega Michelle volgt een Masterclass. In april hebben we een pilot gedraaid met een van de drie teams. Daarin hebben we onze werkwijze bepaald en veel contact gehad met support. Dat was super. In mei waren we volledig over. We hebben maximaal tien procent gewijzigd in onze werkwijze.’

Tijdbesparing van negentig procent

Bram weet nog goed hoe de situatie eruit zag voor ze Simplicate gebruikten. ‘Elke maandag had ik operationeel overleg met Michelle. Zij moest wekelijks de directe en indirecte uren per medewerker uitwerken. Achteraf berekende zij vervolgens ook nog de productiviteit en rendabelheid van de projecten. Dat kostte inclusief overleg zeker drie uur per week. De meeste tijd waren we kwijt met het ontdekken van onze interne capaciteit. Hoeveel opdrachten konden we nog aan? Vooral voor potentieel grote klanten was het een dagtaak om handmatig informatie te verzamelen.’

‘We kunnen nu beter sturen op projectresultaat, productiviteit en declarabiliteit. Als ik kijk naar het vorige systeem van handmatig uren uitdraaien, controleren, kolommen anders zetten en abonnementen handmatig factureren, dan is het een tijdsbesparing van negentig procent!’

Sinds Team Nijhuis Simplicate gebruikt, gaat dit veel sneller. 'Nu ligt de verantwoordelijkheid van uren registreren bij de teamleden zelf. Ze weten welke abonnement-uren ze beheren en plannen deze zelf in de agenda. Teamleden kunnen nu veel bewuster keuzes maken. Bovendien is de communicatie nu veel beter. Daardoor hebben we nu realtime inzicht in de beschikbare uren per klant en per project’, vertelt Bram. ‘Ook kunnen we nu met de project management software beter sturen op projectresultaat, productiviteit en declarabiliteit. Als ik kijk naar het vorige systeem van handmatig uren uitdraaien, controleren, kolommen anders zetten en abonnementen handmatig factureren, dan is het een tijdsbesparing van negentig procent!'

Van Team Nijhuis gaan we nog veel horen

Nu Team Nijhuis extra tijd beschikbaar heeft, wat zijn dan de plannen? ‘Omzetgroei is hartstikke mooi, maar we komen nu op een punt dat rendement belangrijker is. We willen gefundeerd verder groeien’, vertelt Bram weer vanuit zijn Twentse nuchterheid. ‘Het speerpunt voor volgend jaar is business creëren met apps. De vermarkting van apps begint nog maar net en hiervoor werken we intensief samen met Google. We hebben een landelijk event over app-marketing georganiseerd, die we hebben gehost bij Google in Amsterdam. Hiermee hebben we deze tak van sport onder de aandacht gebracht bij grote ondernemingen met een eigen app. Wij willen ook op dit gebied autoriteit zijn in Nederland en voorop lopen.’

Een ding is zeker: van Team Nijhuis gaan we nog veel horen!