10% omzetgroei en 15% hogere productiviteit door beter inzicht in projecten

DCX Architecture werkte met Excel en een projectmanagementsysteem dat lange tijd voldeden. Naarmate het bureau groeide en projecten complexer werden, boden deze tools echter steeds minder ondersteuning. Facturatie vroeg veel manueel werk, uren werden niet altijd volledig of tijdig geregistreerd en rapporten gaven vooral achteraf inzicht.

Tijdens lopende projecten ontbrak actueel overzicht. Budgetafwijkingen werden pas laat zichtbaar en gepresteerde uren liepen het risico niet te worden meegenomen in de facturatie. “De projectadministratie werd echt als extra werk gezien,” vertelt Lindsay Van Camp. “Dat zorgde voor frustratie bij medewerkers en maakte het voor mij moeilijk om een grondige financiële analyse van ons kantoor te maken.” De sturing gebeurde daardoor steeds vaker op gevoel in plaats van op cijfers, wat op termijn niet langer houdbaar was.

DCX Architecture ging op zoek naar een oplossing die meer overzicht bracht in tijdsregistratie, facturatie en rapportering. De keuze viel op Simplicate vanwege de duidelijke interface, de mogelijkheid om facturatie en urenregistratie te combineren en het inzicht dat dit opleverde per project.

“Voor ons was het vooral belangrijk dat we onze projecten beter konden opvolgen en meer inzicht kregen in ons proces,” zegt Van Camp. “De duidelijkheid van het systeem en de rapportering maakten daarbij het verschil.”

Tijdens de onboarding werd het team stap voor stap begeleid bij de inrichting van de verschillende modules. “De onboarding verloopt heel vlot en is zeer uitgebreid. Ook na de start zijn er opvolgmomenten en is de helpdesk goed bereikbaar.”

Deze manier van werken vertaalt zich in duidelijke en meetbare verbeteringen in de dagelijkse werking en de financiële prestaties van het bureau.

10% omzetgroei door volledige registratie van uren

Alle gepresteerde uren worden nu vastgelegd en meegenomen in de facturatie. Daardoor ontstaat beter inzicht in hoeveel uren per project daadwerkelijk worden besteed. Dit resulteert in een omzetgroei van 10%.

15% hogere productiviteit dankzij tijdig bijsturen

Doordat gebudgetteerde en bestede uren continu naast elkaar zichtbaar zijn, vallen afwijkingen sneller op tijdens lopende projecten. Hierdoor kan tijdig worden bijgestuurd, wat leidt tot een productiviteitsstijging van 15%.

+- 10% hoger gerealiseerd uurtarief

Door het inzicht in de verhouding tussen uren en opbrengsten wordt duidelijker wat projecten werkelijk opleveren. DCX Architecture ziet op basis van dit inzicht een gerealiseerd uurtarief dat naar schatting zo’n 10% hoger ligt.

Naast de meetbare resultaten merkt Lindsay Van Camp vooral verschil in het dagelijkse werk. De projectadministratie verloopt eenvoudiger en vraagt minder inspanning van medewerkers. “Het welbevinden van onze medewerkers is verhoogd. Wat eerst als ‘extra en te veel’ werd ervaren, loopt nu vlotter en zonder frustratie.”

Met meer inzicht in uren, projecten en financiële prestaties heeft DCX Architecture een stevigere basis gelegd om de eigen werking verder te optimaliseren. Het bureau beschikt vandaag over meer overzicht en kan bewuster keuzes maken in de dagelijkse aansturing van projecten en capaciteit.