URENREGISTRATIE SOFTWARE

Drie grote voordelen van een urenregistratie bijhouden zijn:

• Je weet precies hoeveel je de klant kunt factureren

• Teams die uren schrijven, overschrijden tot 50% minder vaak het budget

• Je leert realistisch te plannen

De urenregistratie geeft veel inzichten. Omdat je uren schrijft, weet je exact hoeveel je de klant kunt factureren. Op verzoek stuur je eenvoudig een urenverantwoording mee. Daarnaast zie je met Simplicate al tijdens het project wat het effect van uren schrijven is op het budget van de klant. Omdat teamleden een actueel inzicht hebben in het budget van de klant, overschrijden ze tot vijftig procent minder vaak het budget. Dat is prettig voor de omzet en de klantrelatie.

Tot slot leer je door urenregistratie realistischer te plannen. Ontdek op welke diensten je het budget overschrijdt en pas daar je toekomstige offertes en planning op aan. Zo krijg je meer ruimte om te doen waar je de allerbeste in bent.

Teams die uren bijhouden, overschrijden tot vijftig procent minder vaak het budget. Met Simplicate stel je per project een budget op. Teamleden schrijven hun uren en zien direct wat het effect is op het totale budget van de klant. Het budget wordt ook weergegeven op het totaaloverzicht van alle lopende projecten. Een groene balk betekent dat het project binnen budget is, een rode balk geeft alle overschrijdingen aan.

Projectmanagers kunnen notificaties instellen om de controle op het budget eenvoudiger te maken. Krijg bijvoorbeeld een notificatie op maandag als een teamlid niet alle roosteruren heeft bijgehouden in de week ervoor, of ontvang een notificatie wanneer 85 procent van het budget is besteed. Zo houd je ruimte om het project bij te sturen of vroegtijdig contact op te nemen met de klant.

Organisaties die Simplicate gebruiken, factureren tot 85 procent sneller. Dat komt omdat de online urenregistratie rechtstreeks is gekoppeld aan de offerte, projecten en facturatie. Als projectmanager controleer je de uren. Na goedkeuring staat de conceptofferte klaar voor controle.

De conceptfactuur is gebaseerd op de contactgegevens vanuit het CRM, de afspraken op de offerte en de projecten. Bij abonnementen en vaste prijs staat het bedrag uit de offerte klaar. Bij diensten op nacalculatie worden de goedgekeurde uren uit de online urenregistratie doorberekend op de offerte. Loop de klaarstaande concepten door en factureer deze met een klik per stuk of in bulk. Zo verminder je administratieve rompslomp met je online urenregistratie en houd je meer tijd over om te doen waar je de allerbeste in bent.

Met de online urenregistratie van Simplicate kun je uren schrijven in het heden en in de toekomst (planning). Met het Ultimate Efficiency abonnement krijg je extra inzicht in de capaciteitsplanning, zodat je gemakkelijk per individu, discipline of team ziet hoeveel tijd er beschikbaar is om opdrachten uit te voeren.

Achteraf meet je via de rapportage ‘verwachte facturatie vs gerealiseerde facturatie’ of je ureninschatting realistisch is geweest. Heb je daadwerkelijk gefactureerd volgens de offerte, of heb je veel uren afgeboekt? Je krijgt het inzicht met je online urenregistratie.

Besteed je jouw kostbare tijd aan de juiste dingen? De online urenregistratie geeft inzicht in je tijdsbesteding. De productiviteit toont hoeveel procent van de roosteruren is besteed aan klanten. Declarabiliteit toont hoeveel van de productieve uren je daadwerkelijk factureert. Heb je bijvoorbeeld overgewerkt voor een klant, maar heb je een vaste prijs afgesproken en factureer je de overuren niet? Dan boek je deze af en zijn die uren niet declarabel. Je vindt deze resultaten in de rapportages van je online urenregistratie.

De online urenregistratie laat zien of je projecten ook financieel een succes zijn. Krijg inzicht in de bruto marges op urensoorten, diensten, per project of per team en medewerker. Leer welk werk rendabel is en zoek met je team naar mogelijkheden om je marges te verbeteren. Zet je bijvoorbeeld een senior in op een taak met junior werkzaamheden, terwijl ze dezelfde tijd nodig hebben om de taak af te ronden, dan zal je marge dalen omdat de senior medewerker duurder is.

Je besteedt het liefst tijd aan zaken waar je de allerbeste in bent; creëren, adviseren en de klant perfect helpen. Tijd schrijven is niet leuk, maar helpt je wel om meer ruimte en rust te creëren om te doen wat je belangrijk vindt. Daarom maken we de urenregistratie zo eenvoudig mogelijk. Schrijf tijd op jouw manier:

• Houd je tijd bij via de mobiele app

• Schrijf tijd in een timesheet

• Gebruik je eigen Google of Microsoft calendar

• Gebruik een timer in je browser en schrijf de tijd ook meteen op taken in Jira

Urenregistratie vergeten? Zet de notificaties aan en je krijgt iedere maandag een herinnering om je uren te schrijven volgens je roosteruren.

Simplicate maakt de urencontrole en eventuele correcties gemakkelijk voor projectleiders en managers. Wanneer je medewerkers sluitend uren schrijven zie je in een oogopslag of de uren van de afgelopen periode compleet zijn. Het advies is om zowel interne als externe uren te schrijven, zodat je maximaal inzicht hebt.

Met de software voor urenregistratie controleer je eenvoudig uren. Je kan in een keer alle uren goedkeuren, of deze beoordelen per medewerker of project. Heeft een medewerker te veel uren geschreven of op een verkeerde dienst genoteerd, dan corrigeer je deze eenvoudig.

Na een akkoord op de geschreven uren staat de conceptfactuur automatisch klaar. Je hoeft dus geen gegevens over te zetten; controleer na afloop van een termijn of het project de factuur en verzend deze met een klik.

Met Simplicate weet je precies hoeveel je de klant kunt factureren. Houd de urenregistratie bij en weet op elk moment van het project hoeveel uren je (in de toekomst) kunt factureren. Dat geeft inzicht in de toekomstige omzet. Maar je kan hiermee ook risico’s beter beheersen; wordt de hoeveelheid onderhanden werk te hoog, kijk dan of het mogelijk is om tussentijds te factureren om je risico te beperken.

Bij je abonnement van Simplicate zit onder andere de urenregistratie, CRM, projecten, planning, facturatie, rapportages en personeelsroosters inbegrepen. Daarnaast is het mogelijk om je urenregistratie te koppelen met andere software. Koppel bijvoorbeeld je Google Calendar, Microsoft Exchange (ook on premise), Outlook, Apple iCalender of Jira aan Simplicate. Zo kun je altijd tijd schrijven op jouw manier.

Wil je graag dat je team uren schrijft, maar vind je het lastig om hiervoor de draagkracht te vinden? Onze tip: wees transparant. Laat je collega’s zien wat het budget is van de klant en hoe zij dit rechtstreeks beïnvloeden door uren te schrijven. Neem hen mee in de overzichten die jij nodig hebt om inzicht te krijgen. Merk je bijvoorbeeld dat een bepaalde klant of dienst altijd meer tijd kost, dan kun je in de offerte al met de klant extra tijd afspreken zodat je collega’s voldoende ruimte hebben om kwaliteit te leveren. Door een kleine investering in de urenregistratie vind je de rust en ruimte om te doen waar jullie de allerbeste in zijn.

Ervaar zelf hoe gemakkelijk het is om uren te schrijven met Simplicate. Start een gratis proefaccount en probeer de online urenregistratie 14 dagen vrijblijvend.