Tomorrowmen is klaar voor de toekomst: ‘Ik kan nu 3 jaar vooruitkijken.’
-
Veelal losse excel-bestanden
-
Informatie klopte voor 95%
-
Langzame besluitvorming
-
Eén systeem waarin alles geregeld wordt
-
Informatie klopt voor 100%
-
Sneller beslissen dankzij realtime inzichten
‘Wij zijn een slimme club digital marketeers die vandaag heel hard werkt voor de toekomst van morgen. Een bont gezelschap zijn we ook, ieder met een eigen set skills. Het is ons doel om opdrachtgevers, collega’s en de wereld elke dag gelukkiger en succesvoller te maken. Met high-end digitale strategieën, maar vooral door geen grenzen te stellen aan onze ambities. Kan niet bestaat bij ons namelijk niet.’
Meer rust en vertrouwen in de cijfers
Bij het Groningse digital marketingbureau Tomorrowmen werken 40 gedreven specialisten aan de digitale strategie van de toekomst. Maar die toekomst vroeg ook om meer grip op de interne organisatie. Financial controller Arjan Popken heeft in 2024 in samenwerking met Simplicate en diverse interne stakeholders het gebruik van Simplicate geoptimaliseerd. ‘Niemand had bij ons echt eigenaarschap over het gebruik van Simplicate. In plaats daarvan gebruikten we losse Excel-sheets voor facturatie, pipeline en capaciteitsplanning’, vertelt hij. ‘Eigenlijk hebben we het volledige onboarding-traject opnieuw doorlopen.’
Met een hernieuwde implementatie besloot Tomorrowmen het maximale uit de software te halen. Het resultaat: gestroomlijnde processen, realtime inzicht en meer rust en vertrouwen in de cijfers.
Van losse Excel-sheets naar continuïteit en controle
Met begeleiding van Simplicate richtte Tomorrowmen onder andere haar diensten, omzetgroepen, urensoorten en projectinkoop opnieuw in. ‘Nu zijn we in control over onze processen, ze zijn gestandaardiseerd en duidelijk. We weten wat we aan het doen zijn en minimaliseren fouten in de administratie. Dat levert betrouwbare cijfers op’, vertelt Arjan. ‘Vanuit finance draait alles om continuïteit. We weten nu precies hoe we ervoor staan, we krijgen achteraf geen verrassingen.’
Die continuïteit is essentieel. ‘Ik kan nu maanden en in theorie zelfs 3 jaar vooruitkijken. We weten wat erbij komt en eraf gaat. De voorspelbaarheid komt omdat we als trusted advisor een langdurige relatie aangaan met opdrachtgevers. We zijn echt het verlengstuk van de opdrachtgever.’
Belangrijkste verbetering
Na de hernieuwde onboarding met behulp van de Business Consultant van Simplicate, zijn de voordelen voor Tomorrowmen groot:
1. Eén waarheid: cijfers kloppen nu 100%
‘Het grootste voordeel van Simplicate is dat alles in één systeem zit. Van sales tot facturatie. Daardoor klopt de data volledig en is er geen discussie meer over cijfers,’ vertelt Arjan. ‘Waar Excel vroeger ruimte liet voor fouten of subjectieve interpretaties, biedt Simplicate nu één centrale bron van waarheid. Dit verbetert onze stuurinformatie.’
2. Realtime inzicht = snellere keuzes
Doordat alle data realtime beschikbaar is, kunnen strategische besluiten sneller worden genomen. Arjan: ‘We hebben dankzij Simplicate inzicht gekregen in onze belangrijkste KPI's (productiviteit, gerealiseerd uurtarief en omzet per fte). Of het nu gaat om het aannemen van iemand of het starten van een nieuw project — we weten nu direct of het financieel kan. Dat leidt tot betere besluitvorming.’
3. Capaciteitsplanning met diepgang
‘Medewerkers hebben nu realtime inzicht in de voortgang van projecten. Ook heeft het team via Simplicate grip op de langetermijnplanning.’
Klaar voor de toekomst
Doordat alles nu goed vastgelegd wordt in één systeem, komt niemand voor verrassingen te staan. ‘Onze processen zijn in kaart. Van sales tot facturatie weten we precies wat er gebeurt.’ Eén ding is duidelijk; omdat Arjan realtime inzicht heeft in de data, kan Tomorrowmen snel strategische besluiten nemen en zijn ze klaar voor de toekomst.
Kansen voor jouw bureau ontdekken?
