Checklist – Ontdek jouw verborgen tijdslurpers

Waar verliest jouw kantoor ongemerkt tijd? Veel kantoren hebben te maken met kleine, dagelijkse inefficiënties. Handmatige stappen, versnipperde systemen of routines die nooit echt zijn geëvalueerd — ze kosten ongemerkt veel tijd. Daarom deze checklist. Elke stelling is een potentiële tijdslurper. Hoeveel herken jij er? Hoe meer vinkjes, hoe meer winst je kunt behalen met slimmere processen, automatisering of betere integratie.

1. Proces & inzicht

☐ We registreren uren alleen op klant of project, niet op taakniveau
☐ We hebben geen overzicht van welke interne processen uit welke stappen bestaan
☐ We analyseren onze niet-declarabele uren niet structureel
☐ We werken niet met vaste procesbeschrijvingen voor terugkerende werkzaamheden

2. Facturatie & administratie

☐ We stellen facturen handmatig op
☐ We gebruiken e-mail of losse documenten voor de factuurcontrole
☐ We verwerken creditnota’s of aanpassingen zonder standaardprocedure

3. Klantdata & CRM

☐ Klantgegevens worden ingevoerd in meerdere systemen
☐ We beheren klantdossiers op verschillende plekken
☐ We hebben geen vast overzicht van welke klantinformatie actueel of volledig is
☐ We gebruiken geen automatische koppelingen tussen CRM en andere systemen

4. Compliance & controle

☐ We voeren Wwft-controles handmatig uit
☐ We houden zelf bij of klantdocumentatie up-to-date is
☐ We starten complianceonderzoek per klant handmatig op
☐ We gebruiken geen tooling voor compliancestatus of signalering

5. Software & samenwerking

☐ We gebruiken meerdere tools die niet geïntegreerd zijn
☐ We kopiëren gegevens van het ene systeem naar het andere
☐ We moeten handmatig controleren of data overal gelijk is
☐ We hebben geen inzicht in de volledige klantworkflow over verschillende tools

6. Team & werkplezier

☐ Meerdere collega’s voeren dezelfde gegevens in of houden aparte overzichten bij
☐ We hebben geen gezamenlijk dashboard of overzicht van lopende processen
☐ We gebruiken persoonlijke Excel-lijsten voor belangrijke operationele informatie
 

Wat is jouw tijdslurper-score?

• 0–4 vinkjes: Jouw processen zijn waarschijnlijk al goed ingericht
• 5–8 vinkjes: Je hebt ruimte om tijd te besparen met betere tooling of structuur
• 9+ vinkjes: Grote kans dat jouw kantoor onbewust veel tijd verliest — begin hier met optimaliseren

Tijd om in actie te komen!

Herken je veel van bovenstaande punten? Dan is het tijd om kritisch naar je werkprocessen te kijken. Met relatief kleine aanpassingen kun je al snel tijd besparen, fouten verminderen en de samenwerking verbeteren.

Of het nu gaat om automatisering van facturatie, een geïntegreerd CRM-systeem of heldere procesbeschrijvingen — elke stap richting meer structuur en minder handwerk betaalt zich uit in rust, efficiëntie en tevreden collega’s én klanten.

Wil je weten waar jouw grootste winst zit?
Doe de scan, plan een optimalisatiegesprek met onze Accountancy branche-expert of laat ons vrijblijvend met je meekijken. Zo voorkom je dat tijd blijft weglekken waar het beter kan.