Brothers Consultants & Partners groeit door meer efficiëntie

Brothers Consultants & Partners is een advieskantoor dat zich richt op starters, mkb en particulieren. Sinds de oprichting in 2010 is het consultancykantoor doorgegroeid naar negen collega’s. Om efficiënter te werken, implementeerden Jasper en zijn broer Joris nieuwe systemen. En daar ontstond een probleem, vertelt Jasper: ‘We werkten met verschillende systemen voor HRM, CRM, urenregistratie, facturatie, administratie. Maar niets communiceerde écht goed met elkaar. Dat zorgde ervoor dat processen onoverzichtelijk, tijdrovend en foutgevoelig werden. We verloren het overzicht in basisdata, cliëntgegevens en hoe het financieel met ons bedrijf ging. Management en directie hadden weinig zicht op hoeveel tijd er beschikbaar was en welke financiële afspraken gemaakt waren. Zo wordt een organisatie aansturen heel lastig.’

Gelukkig zijn ze bij Brothers Consultants & Partners niet bang voor verandering. Jasper: ‘We zijn een onderneming met veel jonge medewerkers die steeds op zoek zijn naar nieuwe (technologische) ontwikkelingen. Zo verbeteren en optimaliseren we onze processen. We zochten uit hoe we onze systemen konden koppelen. En daar kwam Simplicate om de hoek. Een aantal losse programma’s hebben we direct overgezet naar de software van Simplicate, de andere systemen konden we hierop aansluiten.’ De software waar Jasper mee werkt, praat nu beter met elkaar. Dat zorgt voor flink wat meer efficiency. ‘Eerder moesten we bijvoorbeeld in elk systeem apart een adreswijziging doorvoeren. Nu doen we dit alleen in de software van Simplicate, de wijziging in onze WWFT-software, aangiftesoftware en administratie volgt vanzelf. Voor iedereen zorgt de overstap voor meer rust, structuur én tijd. Maar vooral ons management heeft er baat bij. We kunnen de organisatie beter monitoren en sturen.’

Met de nieuwe software is sturen op bedrijfsresultaten een stuk eenvoudiger voor Brothers Consultants & Partners. Jasper ziet een verbetering van 20% in KPI’s, met name door het verbeterde inzicht. ‘We kunnen 24 uur per dag checken hoe het met het bedrijf gaat en analyseren. Bijsturen tijdens een project wordt zo een stuk makkelijker.’ Daarnaast hielp de implementatie van Simplicate het consultancykantoor om de volgende zaken te verbeteren:

• Efficiëntere ureninzet
  ‘We hebben meer inzicht in hoeveel uren voor een project gemaakt zijn en hoe dat zich verhoudt tot wat er begroot is. Zo kunnen we tijd efficiënter inzetten, maar ook bijsturen als we over budget gaan.’

• Hogere declarabiliteit
  ‘Uren registreren is makkelijk, waardoor het beter geschreven wordt. Het aantal declarabele uren gaat zo omhoog. Ook omdat het meer inzicht in de werkzaamheden geeft.’

• Minder administratietijd
  ‘Eerder waren we een dag per maand bezig om terugkerende facturen te versturen. Nu is dat 5 minuten. En door het betere inzicht, is de kans dat we een factuur vergeten een stuk kleiner.’

Brothers Consultants & Partners was al hard bezig met groeien, en kan dat door de nieuwe software nog efficiënter doen. Sterker nog: in omzet wisten ze al zo’n 5% te groeien. Jasper: ‘Uiteindelijk resulteert een betere vastlegging van werkzaamheden en processen in een helder inzicht en betere opbouw van projecten. En nog belangrijker: de nieuwe software levert ons veel tijd op. Doordat processen efficiënter verlopen, hebben we veel meer tijd voor advieswerk, klantcontacten en overige werkzaamheden. Daar zit voor ons nog veel meer groei in.’