'10% hogere omzet door meer overzicht in financiën'

Bureau Schmidt is de afgelopen jaren flink gegroeid. Dat zorgde voor meer kwaliteit en grotere projecten, maar ook voor administratieve uitdagingen. De projectsoftware van Simplicate was de uitkomst, vertelt adjunct-directeur Shanti. ‘Voorheen monitorden we de projecten op gevoel. Via Excel hielden we grip op de financiën, maar door onze snelle groei was dat niet meer bij te houden. Daarnaast liggen fouten altijd op de loer bij het handmatig invoeren van gegevens en misten we inzicht gedurende de projecten, waardoor tussentijds bijsturen lastig was.’ Kortom: het was tijd voor verandering.

Bureau Schmidt had duidelijk behoefte aan meer inzicht. Shanti: ‘Het was noodzakelijk om een systeem te implementeren dat een duidelijk overzicht gaf van de projecten. Simplicate bleek de oplossing. Management en directie hebben met de software direct inzicht in hoe we er financieel voor staan. Projectleiders kunnen hun projecten nu realtime inzien en op tijd bijsturen – en ook medewerkers hebben inzicht in de voortgang. Daarnaast is uren schrijven een stuk makkelijker voor onze medewerkers. Ze schrijven nu accurater en regelmatiger, waardoor we meer inzicht hebben en op tijd kunnen factureren.’ De overstap zorgde ervoor dat de KPI’s van Bureau Schmidt net zo hard groeiden als het bureau zelf:

• + 7% productiviteit en declarabiliteit
  ‘De heldere software laat duidelijk zien hoe productief en declarabel onze medewerkers zijn. Zo sturen we makkelijk bij en gaan we indien nodig tijdig het gesprek aan.’
• + 10% omzet
  ‘We besteden onze tijd efficiënter, waardoor we ons meer op onze projecten kunnen focussen. En door het heldere overzicht van de gewerkte uren gaan facturen op tijd de deur uit.’
• + 3% winstpercentage
  ‘Door deze verbeteringen steeg onze winst met 3%.’

Een hogere productiviteit en declarabiliteit biedt ruimte voor nog meer groei, merkt Shanti op. ‘We besteden minder tijd aan de financiële zaken en boeken onze uren accurater. Deze efficiëntieslag biedt projectleiders de ruimte om zich meer te richten op de inhoud en het verloop van het project, in plaats van de administratie. Daardoor is onze omzet flink gestegen, met wel 10%. Zelfs in de winst is dat terug te zien: ons winstpercentage is met 3% gestegen. Met de extra financiële ruimte kan onze organisatie meer investeren in personeelsontwikkeling, zoals trainingen en workshops. Daarmee vergroten de vaardigheden en kennis van onze medewerkers. Dit leidt tot verbeterde dienstverlening, meer klanttevredenheid en uiteindelijk groei van ons klantenbestand.’