Draw2design is 65% minder tijd kwijt aan administratie

Draw2design bedenkt al meer dan 15 jaar hoogwaardige oplossingen voor trappenbouwers, architecten en aannemers. Het liefst richten ze zich zoveel mogelijk op het maken van ontwerpen die niet alleen functioneel zijn, maar ook inspireren. Tot voor kort ging er veel tijd op aan administratieve zaken zoals het maken van offertes, budgetbewaking en facturatie. ‘Het was tijdrovend en niet overzichtelijk’, vertelt Raymond. Ze kozen voor Simplicate om hun processen te verbeteren.

‘Simplicate bleek voor ons de beste oplossing, omdat het goed aansluit bij onze manier van werken,’ vertelt Raymond. ‘Het biedt een intuïtieve en efficiënte werkomgeving waarin we moeiteloos projecten, uren en facturatie kunnen beheren. Hierdoor houden we meer tijd over voor wat écht telt: het leveren van kwaliteit aan onze klanten.’

Waar vroeger alleen de administratief medewerker inzicht had in alle projecten, uren en facturatie, heeft nu ook de projectleider dat overzicht. Daarmee heeft de projectleider een grotere rol binnen het team. ‘Sinds de projectleider meer verantwoordelijkheden heeft gekregen, merken we een duidelijke verbetering in de coördinatie en besluitvorming binnen het project. Er is meer structuur en efficiëntie, wat de samenwerking en voortgang ten goede komt’, voegt Raymond toe.

Deze aanpassingen leidden tot een aantal ingrijpende, positieve veranderingen:

1. 65% minder tijd kwijt aan facturatie

‘Offertes zijn binnen vijf minuten klaar. Daardoor gaat factureren twee keer zo snel en we hebben overzicht op elk moment,’ vertelt Raymond.

2. 35% minder overbesteding op projecten

‘Real-time inzicht in kosten en bestedingen per project zorgen ervoor dat we altijd grip houden op onze budgetten. Dankzij automatische meldingen bij overschrijdingen kunnen we direct bijsturen. Daardoor hebben we 35% minder overbesteding op onze projecten.’

3. Minder fouten en minder vertraging

‘De facturatiemodule koppelt naadloos aan de eerdere stappen, zodat er geen miscommunicatie ontstaat en je zonder fouten en vertragingen factureert. Periodieke facturen en automatische herinneringen maken het proces nog efficiënter. En we hebben geen dubbel werk meer: met de module voor bijvoorbeeld offertebeheer kunnen we snel en eenvoudig offertes opstellen, direct goed laten keuren en omzetten naar een opdracht.’

Dankzij de grote tijdsbesparing is er meer ruimte voor andere zaken. ‘We houden nu meer tijd over voor strategie, innovaties en toekomstplannen.’