‘35% groei met dezelfde mensen'

Online marketingbureau Leadrs helpt klanten de koppositie te halen door een combinatie van slimme strategieën, creatie en data. Maar eigenaar Jordi merkte op een gegeven moment dat ze zelf niet op de slimste manier werkten. ‘We hadden veel softwareprogramma’s en lijstjes: Excel voor projectoverzichten en sales, CRM-software, een facturatieprogramma en heel veel rapporten, die niet altijd duidelijk inzicht gaven. Onze teamleiders verloren op een bepaald moment zicht op prestaties, het sales-team verkocht meer of minder werk dan nodig was en de consultants raakten verdwaald in de 186 offertemogelijkheden.’ Op lange termijn beïnvloedde dat de KPI’s:

• De declarabiliteit per medewerker daalde

• De marge op projecten daalde

• Er was veel ‘schijncapaciteit’; vraag naar mankracht die eigenlijk niet nodig is

Er moest iets gebeuren. Dat bleek pas echt toen Leadrs een groeitraject instapte. Jordi en zijn team hadden behoefte aan een oplossing die KPI’s op alle niveaus meet en inzicht geeft in stuurinformatie. De software én begeleiding van Simplicate bleek de oplossing. ‘Om te beginnen adviseerde de business consultant van Simplicate onze diensten te herschrijven. We gingen van 186 naar 24 offerte-mogelijkheden. Daarmee standaardiseerden we onze diensten en losten we het gat tussen sales en uitvoering op.’

Het bedrijfsadvies was een eerste stap, de totale integratie van Simplicate gaf Leadrs de structuur waar ze naar op zoek waren. ‘Omdat het een totaaloplossing is, hebben we geen losse lijstjes meer, maar een duidelijk overzicht. De duidelijke en realtime rapportages zorgen ook dat onze consultants en teamleiders beter en sneller snappen waar we staan met een project. En dit dus ook aan onze klanten kunnen communiceren. De standaard offerte-mogelijkheden helpen daarbij, want we weten hoeveel tijd onze consultants en teamleiders aan een opdracht besteden.’

Alle collega’s van Jordi profiteren van de nieuwe software, die sinds januari 2022 draait. ‘We hebben met z’n allen het gevoel dat we weer in control zijn. We interpreteren data beter, zetten dit om naar kansen en zijn zo weer een echte toegevoegde waarde voor klanten. Maar de grootste winst is dat de administratietijd met 60% daalde. Daardoor kunnen we meer voor onze klanten betekenen en verbazen we hen weer met nieuwe ideeën.’

• + 20% productiviteit
  De collega’s van Leadrs besteden een stuk minder tijd aan zaken als overleggen, overdrachten en mailen. Daardoor werken ze meer uren voor een opdrachtgever. Ook de declarabiliteit is daardoor flink omhoog gegaan.

• 60% minder administratietijd
  Jordi is veel minder tijd kwijt aan administratie. ‘Rapportages en offertes maken gaat een stuk sneller. En door de benchmarkrapporten weten we ook of onze tijdsbesteding klopt.’

• 35% meer groei met hetzelfde aantal mensen
  Omdat de mensen bij Leadrs hun tijd een stuk efficiënter besteden, groeit het bedrijf ook harder. ‘We groeien nu 35% per jaar met hetzelfde aantal mensen als daarvoor. En onze EBITDA groeide ook met 5%.’

Met de nieuwe software besparen Jordi en zijn team een hoop tijd. Daardoor richten ze zich weer op wat ze het allerleukst vinden: innoveren. ‘We kijken bijvoorbeeld hoe we slimmer targetten met demografische gegevens om zo advertentiekosten te besparen.’ Leadrs speelt het spel weer mee op het hoogste niveau. Ze hielpen klanten altijd al om de top te bereiken, maar nemen de koppositie nu zelf ook weer in. ‘Ons doel is om samen met klanten succesvol te zijn en hen te laten groeien. Dat is een spel dat we als team nu elke dag weer spelen.’