Hoe New Story 10 - 15% meer uit projecten haalt

Bij New Story werken bijna zeventig mensen aan digitale oplossingen voor klanten. Naarmate het bureau groeide, werd het steeds lastiger om scherp te krijgen hoeveel tijd het werk kostte en wat het daadwerkelijk opleverde. “We wilden weten hoeveel we per uur verdienden. Hoe zit dat per team, per klant en per persoon? Die data was niet beschikbaar en kon ook niet goed worden geëxporteerd,” vertelt Paul.

De software die New Story destijds gebruikte bood onvoldoende mogelijkheden om resultaten te forecasten en uit te splitsen per klant, team en medewerker. Om toch inzicht te krijgen, werden gegevens handmatig samengevoegd in spreadsheets. De capaciteitsplanning stond los van de projectadministratie en verlof en verzuim werden op andere plekken bijgehouden. "Dan kom je al snel bij vragen als: wie mag het bewerken, is het up-to-date en is het wel volledig? Daar kwam voor mij het punt dat ik dacht: dit moet echt professioneler."

Voor de overstap bracht New Story uitgebreid in kaart wat de verschillende teams nodig hadden. Daarbij keek het bureau niet alleen naar nieuwe mogelijkheden, maar ook naar functies uit de oude software die medewerkers wilden behouden. Vooral retainers, abonnementen en urenregistratie moeten goed aansluiten op de dagelijkse praktijk.

Simplicate bracht vrijwel alle benodigde onderdelen samen in één oplossing. Via de Insights API kon New Story bovendien eigen analyses en rapportages blijven bouwen. ‘Bijna alles zat erin. En bij onderdelen die nog in ontwikkeling waren, werden we goed meegenomen in wat eraan kwam.’ vertelt Paul. Ook de verbeterde Jira koppeling speelde een belangrijke rol. Daardoor konden medewerkers hun uren blijven schrijven vanuit de omgeving waarin zij dagelijks werken.

De overstap viel samen met een roerige periode: New Story werkte kort na een brand tijdelijk vanuit een andere locatie. Juist daardoor was er veel behoefte aan houvast, en de begeleiding die ze kregen vanuit Simplicate leverde dat op. "Voor alle vragen kwamen goede antwoorden. Dat heeft geleid tot vertrouwen in het proces en in de onboarding."
Dat vertrouwen bleef ook na de implementatie bestaan. Paul ziet vooral verschil in de manier waarop Simplicate blijft doorontwikkelen. “De ontwikkelingen die Simplicate toezegt, komen er ook. In het verleden hebben we daar andere ervaringen mee gehad. Simplicate heeft in korte tijd veel nieuwe features ontwikkeld, vanuit een duidelijke visie en passend bij wat wij nodig hebben.”

De nieuwe werkwijze met Simplicate levert New Story belangrijke verbeteringen op:
 

1. 10 tot 15% rendabelere projectteams

De capaciteitsplanning is gekoppeld aan projecten, uren en financiële waarde. Zo ziet New Story wekelijks waar teams ruimte hebben, commerciële trajecten achterlopen en projectresultaten onder druk staan. Die signalen worden op vaste momenten besproken, altijd met de vraag: liggen we op koers of moeten we bijsturen? ‘Wat er gepland staat, is voor ons de werkelijkheid van wat we gaan realiseren. Daarop baseren we of we op koers liggen, ergens achterlopen of moeten bijschakelen.’
Vooral de projectmatige teams presteren beter. De bezetting is voller en beter verdeeld en werkzaamheden leveren vaker het verwachte resultaat op. Doordat New Story dit per team en propositie kan uitsplitsen, kan het bureau gerichter sturen. Paul schat dat deze teams op declarabele uren en financieel resultaat 10 tot 15% beter presteren dan in eerdere jaren.

2. Meer inzicht in de waarde van ieder uur

New Story kijkt niet alleen naar hoeveel uur medewerkers voor klanten werken, maar ook naar wat die uren opleveren. Het gerealiseerde uurtarief komt nu rechtstreeks uit Simplicate en is uit te splitsen per team en propositie. Daardoor ziet New Story sneller waar een tarief onder druk staat en waar bijsturing nodig is.
Daardoor komen uitschieters sneller in beeld. Bij de teams waar het gerealiseerde tarief structureel achterbleef bij de afspraak, is dat verschil weggewerkt door strakker te sturen op scope en planning.

3. Rapportages op maat voor management, teams en HR

Via de Insights API combineert New Story data uit Simplicate met gegevens uit de salarisadministratie, boekhouding, kosten. Op basis daarvan bouwt het bureau eigen dashboards en rapportages voor management, teams en HR. "Simplicate is voor ons het datacentrum geworden waar onze data staat over hoe wij draaien." Daardoor werkt ieder onderdeel van de organisatie met dezelfde actuele data, maar dan verwerkt in een rapportage op maat voor de eigen informatiebehoefte.

De cijfers zijn niet langer alleen inzichtelijk voor het management. Ook medewerkers zien beter hoe hun uren bijdragen aan het resultaat van hun team en van de organisatie. Daardoor begrijpen zij beter waarom volledige urenregistratie belangrijk is en voelen zij zich meer betrokken bij de prestaties van het bureau. ‘Uiteindelijk is het in ieders voordeel dat we een compleet plaatje hebben en goed kunnen uitleggen: hier doen we het goed, hier minder goed en daar liggen verbeterpunten.’ zegt Paul. Uren registreren is daarmee minder een administratieve verplichting en meer een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat.

New Story kijkt inmiddels verder dan het traditionele verdienmodel waarin werk voornamelijk op basis van uren wordt verkocht. Vooral de opkomst van AI roept nieuwe commerciële vragen op.  Wat gebeurt er wanneer werkzaamheden minder uren kosten, maar de waarde voor de klant gelijk blijft? En hoe vertaalt het bureau dat naar een commercieel model? 

Volgens Paul begint dat bij inzicht in de eigen organisatie. ‘Je moet weten hoe je organisatie echt draait en wat je kosten zijn. Alleen dan kun je een slim model opzetten en goed uitleggen waar de waarde zit.’ Voor bureaus die op een vergelijkbare manier werken, ziet Paul Simplicate als een sterke basis. ‘Als je een bureau hebt dat enigszins lijkt op wat wij doen, of je wilt de inzichten krijgen die wij hebben, dan is Simplicate echt de perfecte match.’