‘Ik bespaar 40 tot 50% tijd met de capaciteitsplanning’

Partout is een full service digital bureau in Eindhoven. 25 gedreven medewerkers werken aan de ontwikkeling van merken. In unieke co-creatie met hun opdrachtgevers lossen ze snel digitale vraagstukken op en produceren ze digitale middelen. Zo laten zij hun klanten uit het mkb, de overheid en start-ups groeien.

Voor Maarten met Simplicate ging werken, heeft hij veel verschillende methodes geprobeerd om een overzichtelijke planning te krijgen.

‘In het begin planden we op dagniveau. We zijn heel lang in Excel blijven aanmodderen. Uiteindelijk hadden we een onbeheersbare hoeveelheid kolommen en rijen met alle projecten. Ik was de enige in de organisatie die er nog mee overweg kon. Daardoor stelde iedereen vragen en kostte het mij veel energie om te ontdekken wat de mogelijkheden waren om met projecten te schuiven. Ik had er uiteindelijk een dagtaak aan.’

‘Het resultaat was dat iedereen afhankelijk werd van mij. Niemand kon meer zelfstandig beslissingen nemen. De directie miste stuurinformatie, waardoor ze keuzes moesten maken op aannames en onderbuikgevoel. Ik voelde een enorme druk, waardoor ik zelfs op vakantie beschikbaar bleef voor vragen. Ik werd er niet per se gelukkig van. Dat zorgde voor zo veel inefficiëntie, dat we uiteindelijk besloten: dit moet anders.’

Daarop bracht Maarten de behoeftes opnieuw in kaart:

Behoeftes van Maarten en de projectmanagers:

• Efficiënter werken

• Alleen nog betrokken zijn bij knelpunten in de planning en niet meer bij herhaalde activiteiten

• Meer autonomie voor onze mensen, zodat zij de vrijheid hebben om zelf te bepalen wanneer ze bepaalde taken willen doen

Behoeftes van de directie:

• Gezonde balans tussen de hoeveelheid opdrachten en de werkdruk

• Voorspelbare cashflow

• Controle en rust

Maarten probeerde diverse oplossingen, maar kwam er uiteindelijk achter dat ze behoefte hadden aan één totaaloplossing: ‘We wilden één pakket waarmee je offertes maakt, die je doorzet naar projecten, die je weer kunt toekennen aan medewerkers. We wilden het complete plaatje in beeld hebben, zodat we tussentijds kunnen bijsturen en daardoor het resultaat op projecten voorspelbaar maken.’

De oplossing vond Maarten in de projectsoftware van Simplicate. ‘Dit is een totaaloplossing van het aanmaken van een saleskans, beheren van projecten tot aan de koppeling met onze financiële administratie. De capaciteitsplanning was een essentieel onderdeel om de uiteindelijke beslissing te maken, omdat we heel graag in één scherm wilden zien wat onze mensen wanneer doen.’

‘Voor mij als Team Lead is het fijn dat ik nu overzicht heb. In één oogopslag zie ik wat de bezetting is en waar iedereen aan werkt. Dat scheelt mij zeker 40 tot 50% tijd. Ook voor de projectmanagers scheelt ons dat wel 8 tot 10 uur per week.’

‘Daarnaast kan ik de inzichten ook delen. Daar hoef ik geen documenten en Excels meer voor te maken. Omdat ik met de capaciteitsplanning alleen focus op de beschikbaarheid van medewerkers, plannen we nu tot 12 weken vooruit. Elke maandag bespreken we aan de hand van de capaciteitsplanning en sales pipeline hoe vol we zitten, waar er gaten zijn en welke aanvragen we misschien kunnen versnellen, zodat we daarmee toekomstige gaten in de planning kunnen vullen. Dat zorgt voor een gezonde werkdruk, meer tijd voor de ontwikkeling van ons team, en een voorspelbare cashflow.’