Casestudy: Sijperda-Hardy professionaliseert en groeit 'Simplicate is de backbone van ons bedrijfsproces geworden'

Sijperda-Hardy groeide gestaag. Van vijf medewerkers bij de start in 2005 naar ruim 30 nu, met ambities om nog sterker te worden gaat dat op termijn misschien naar wel 40 à 50. Alleen de interne organisatie groeide nog niet mee. Het administratiesysteem draaide op de achtergrond bij een handvol mensen. Wie als engineer wilde weten wat er op een project was gefactureerd, kon daar niet zomaar bij. Wie de klanthistorie wilde ophalen, moest daarvoor langs een collega. Jan-Joris van Dijk, directeur: ‘Je kon als medewerker niet de laatste gestuurde factuur zien. Of je had de toegang wel, maar je was gewoon niet gewend om met het systeem te werken.'

Het systeem werd gebruikt, maar leefde niet in de organisatie. En precies daar zat het probleem. Sijperda-Hardy had een pakket dat ooit goed genoeg was, maar niet meer paste bij het bureau dat het inmiddels was geworden. Wie wil groeien, heeft een fundament nodig dat dit aan kan.
 

Sijperda-Hardy koos om over te stappen naar Simplicate. Dit was niet alleen een softwarekeuze, het was een beslissing over hoe het bureau wilde werken. Alle klantgegevens, projectvoortgang en commerciële informatie komen nu samen op één plek. Jan-Joris: 'Er komen aanvragen binnen van klanten waarbij je denkt: hebben we daar ooit wat mee gedaan? Dat is nu veel beter te achterhalen.'

Die omslag vergde aanpassing. Medewerkers die gewend waren hun uren in te leveren bij de administratie moesten leren het systeem zelf te gebruiken. De capaciteitsplanning, die jarenlang op uitgeprinte A3-sheets leefde, verhuisde naar een digitale omgeving. Jan-Joris: 'Het voordeel van zo'n A3 was dat je alles in één oogopslag zag. Maar wat je ervoor terugkrijgt, is veel meer.'

Een jaar na de implementatie van Simplicate is het beeld helder. Sijperda-Hardy werkt sneller, stuurt beter en heeft voor het eerst een objectief beeld van waar het staat.
 

Een dag per maand minder kwijt aan facturatie

Sijperda-Hardy bespaart nu een dag per maand op facturatie. Het proces sluit naadloos aan op de projectregistratie en betalingsherinneringen volgen automatisch, waardoor het bureau dichter op het betaalgedrag zit en minder onderhanden werk heeft. Voorheen was facturatie nog handmatig werk, verspreid over meerdere stappen en meerdere mensen. Jan-Joris: 'We zitten veel dichter erop, hebben beter inzicht in het betaalgedrag. Dat helpt enorm.'
 

Geen verrassingen meer in de planning

De planning levert geen verrassingen meer op. Doordat de planning nu gekoppeld is aan projecten en diensten, werken aanpassingen direct door in het overzicht en ziet het bureau conflicten aankomen voordat ze ontstaan. Dat scheelt improvisatie en geeft ruimte om vooruit te kijken. Jan-Joris: 'Je anticipeert veel beter. Je voorkomt gedoe, in plaats van dat je het oplost als het al te laat is.'
 

Voor het eerst weten hoe goed je écht bent

Sijperda-Hardy weet voor het eerst hoe goed het bureau er echt voor staat. Doordat medewerkers betrouwbaarder uren registreren, zijn de stuurcijfers van hogere kwaliteit, en via de Simplicate-benchmark stelde het bureau voor het eerst vast hoe het scoort ten opzichte van de markt. Productiviteitsdoelen zijn voor het eerst op medewerkerniveau ingevuld, waar sturen op gevoel jarenlang de norm was. Jan-Joris: 'Van gevoel, naar feiten, naar verbeteringen. Dat is de stap die we gemaakt hebben.'

Voor de mensen aan de administratieve kant is het verschil het meest tastbaar. Taken die vroeger energie kostten, kosten die nu niet meer. Jan-Joris: 'Het opvolgen van debiteuren is zoveel makkelijker geworden. Dat is een feest om mee te werken. Als het makkelijk gaat, is dat een verlichting waar iedereen blij van wordt.'

Sijperda-Hardy wil de komende jaren verder groeien. Het systeem is zo ingericht dat het bureau daar klaar voor is. Jan-Joris: 'We wilden groeien, we wilden opschalen. Dan moest ons fundament ook verbeteren. Dat hebben we nu goed voor elkaar. We zouden hier potentieel ook met 100 man mee kunnen werken.'