Hoe Slof & Wildenburg klantacceptatie zonder dubbel werk regelt met Simplicate én Hyarchis

Bij Slof & Wildenburg accountants en belastingadviseurs betekende een nieuwe klant tot voor kort: gegevens op meerdere plekken invoeren. Relatiebeheer, uren en facturatie stonden in een verouderd on-premise pakket, terwijl het klantdossier apart in Hyarchis werd beheerd.

Toen de doorontwikkeling van het oude pakket stilviel, besloot mede-eigenaar Maarten Wildenburg over te stappen op Simplicate. Met Hyarchis als onderdeel van de nieuwe werkwijze. Het resultaat: minder dubbel werk, sneller factureren en meer inzicht in de klantportefeuille.

De grootste winst zit voor Slof & Wildenburg in de koppeling tussen Simplicate en Hyarchis. Eén handeling in Simplicate zet de rest in gang. "Wij gebruiken vooral de integratie dat er automatisch een Hyarchis-dossier wordt aangemaakt op het moment dat we in Simplicate een klant aanmaken."
 

Met Hyarchis Comply erbij loopt de acceptatie mee: "De klant komt gelijk in de Compliance Manager. Van daaruit worden je PEP- en sanctiechecks weer opgeslagen in de Document Manager. Dat is een integratie die gewoon fijn werkt."

Met 25 medewerkers, verdeeld over drie vestigingen, heeft Slof & Wildenburg behoefte aan meer dan alleen relatiebeheer. Vooral het inzicht per project is waardevol. We vinden dit de grootste voordelen van het pakket:

1. Zicht op je klanten. Waar het oude pakket alleen op jaarniveau inzicht gaf: "Simplicate is veel meer op project ingericht, dus je kunt echt per project zien wat er gebeurt." Onderhanden werk per project is Maartens vaste overzicht.

2. Vaste prijzen die kloppen. Slof & Wildenburg werkt veel met vaste prijzen voor jaarwerk. Die leg je nu eenvoudig vast: "Je monitort beter op welke projecten je overhoudt en waar structureel overschrijding zit." Zo wordt eerder zichtbaar waar de begroting onder druk komt te staan.

3. Facturatie 20% sneller. Ook de facturatie verloopt aanzienlijk sneller dan voorheen. De facturatieronde gaat aanzienlijk vlotter dan met het oude pakket, en dat werkt door in de rest van de organisatie. 

4. Uren die op tijd binnen zijn. "Medewerkers vinden het fijner dan in het oude pakket, het werkt gebruiksvriendelijker. Het gevolg is dat ze beter bij zijn met uren schrijven. Vul je pas aan het eind van de week in, dan raken er toch uren zoek."

Met de toevoeging van Simplicate heeft Slof & Wildenburg meer grip op de volledige klantrelatie: van klantacceptatie en dossieropbouw tot projecten, uren en facturatie. “Een algeheel beeld over je klantenportefeuille, waar je redelijk makkelijk doorsnedes van kunt maken. En je weet dat je voor elke klant een dossier hebt waarin je je stukken eenvoudig terugvindt.”

Slof & Wildenburg werkte al met Hyarchis voor documentbeheer en compliance. Met de komst van Simplicate hoefde die werkwijze niet op de schop. Juist door beide systemen aan elkaar te koppelen, kon het kantoor de bestaande Hyarchis-omgeving behouden en tegelijkertijd de processen rondom CRM, projecten, uren en facturatie verbeteren.

De koppeling zorgt ervoor dat beide systemen elkaar aanvullen. Een nieuwe klant aanmaken in Simplicate zorgt bijvoorbeeld automatisch voor een nieuw dossier in Hyarchis. Ook de informatie uit het complianceproces wordt teruggekoppeld naar Simplicate. Zo ontstond geen nieuwe losse werkwijze, maar een uitbreiding van de bestaande inrichting met een systeem dat de dagelijkse processen verder ondersteunt.

Voeg een relatie toe in Simplicate en de software zet die automatisch klaar in Hyarchis voor het Wwft-acceptatieproces. Hyarchis koppelt terug of de klant geaccepteerd is, direct zichtbaar in Simplicate.

Accountancy-experts Anton Vredevoort en Martijn Loode laten je in 30 minuten live zien hoe Simplicate en Hyarchis samenwerken, en wat dat voor jouw kantoor betekent.