Casestudy: HR en projecten in één flow bij TRES Internet

TRES Internet werkt in multidisciplinaire teams die hun klanten van begin tot eind bedienen. Teamleiders zijn tegelijk projectleider en accountmanager. Voordat TRES in 2020 op Simplicate overstapte, zaten het CRM en de projecten in AFAS Profit, een lokaal draaiend pakket dat alleen op kantoor te gebruiken was en stroef werkte. Met Simplicate kwam daar één web-based omgeving voor in de plaats, waarin de klanten, het CRM, de projecten, de uren en de medewerkers samenkomen, en waar ook de sales-afdeling in werkt. ‘Dan merk je dat Simplicate veel smoother is’, vertelt Marco.

HR was toen nog los georganiseerd. Personeelsinformatie stond verspreid over vier systemen, declaraties liepen via Excel-sheets en nieuwe medewerkers moesten overal apart worden aangemaakt. Ook was er geen link met de urenadministratie: verlof en verzuim moesten handmatig in Simplicate worden verwerkt.

Met HoorayHR bracht TRES alle HR samen op één plek, en de integratie met Simplicate verbond die met de project- en urenadministratie. Medewerkers, verlof, verzuim en roosters synchroniseren nu automatisch tussen beide systemen. Verlof en verzuim die in HoorayHR worden geboekt, komen direct in de weekstaten in Simplicate. Mutaties hoeven daardoor maar één keer te worden vastgelegd. De koppeling draait op de achtergrond; TRES merkt vooral dat het gewoon klopt. ‘De koppeling werkt gewoon ook altijd goed’, vertelt Marco.

Urenadministratie altijd actueel

HR-boekingen als verlof en verzuim zijn dankzij de koppeling direct zichtbaar in Simplicate, zodat de urenadministratie klopt zonder dat iemand er iets voor hoeft te doen.

Geen handmatig doorzetten meer

Wat eerst met de hand van het ene naar het andere systeem moest, loopt nu automatisch door. ‘Op het moment dat het weer in de flow zit, gaat het een stuk makkelijker’, vertelt Marco.

Van vier losse systemen naar twee geïntegreerde tools

De HR-versnippering is opgelost en het vertrouwde proces voor de urenadministratie blijft gewoon in Simplicate werken. Meer functionaliteit, minder schakelmomenten.

Voor TRES is het de beste van twee werelden: sterk projectbeheer en urenregistratie in Simplicate, krachtig HR-beheer in HoorayHR. De vertrouwde werkwijze aan de projectkant verandert niet, terwijl HR er een volwaardige plek bij krijgt. ‘Ik heb nooit een training gehad’, vertelt Jolanda over HoorayHR. ‘Het is heel logisch en makkelijk te vinden.’

Administratie is voor niemand de leukste taak. ‘Het is het irritatiemoment van de dag’, zegt Marco. ‘Een politieagent houdt er ook niet van om proces-verbaal op te maken, die wil gewoon de straat op.’ De developers zijn het liefst alleen maar aan het developen, dus hoe soepeler het eromheen loopt, hoe beter. En juist bij een bureau dat zelf websites bouwt, weegt gebruiksvriendelijkheid zwaar. ‘Dat is een heel groot compliment vanuit een bedrijf dat websites bouwt’, zegt Marco. ‘We hebben hier UX-consultants in dienst en veel expertise die daar op een bepaalde manier naar kijkt.’

‘Het verraste mij echt’, vertelt Marco over hoe goed het werkt, juist omdat hij er met een kritische blik naar keek. Zijn advies aan bureaus die twijfelen: gewoon beginnen. De koppeling groeit bovendien door. Eén eerlijke kanttekening: tijd-voor-tijd zit er nog niet in. Voor TRES is dat op dit moment nog een wens.