‘Onze productiviteit is met 15% gestegen’

TWA Architecten is al jaren een gevestigde naam in het noorden van het land. Met hun innovatieve ideeën in de bouwsector wist het architectenbureau de afgelopen jaren flink te groeien. Met de groei kwam de behoefte aan één systeem voor projectmanagement en offertebeheer. Daarmee wilde officemanager Alex van der Meulen meer overzicht creëren. Ze vertelt: ‘Door de verschillende softwaresystemen en Excel-lijsten waarmee we werkten, was het veel uitpluiswerk om te achterhalen wat we konden factureren, vooral bij afwijkende klantafspraken. Medewerkers wilden ook vaker weten hoe een project er realtime voor stond. Hoeveel uren konden ze nog besteden op een fase?’

In de coronatijd werd het dringend om hier iets aan te doen, vooral op het moment dat de projectcoördinator voor langere tijd uitviel. ‘Deze persoon maakte alle offertes en was feitelijk als enige bekend met de voortgang en de stand van facturatie van de projecten. Het was toen flink aanpoten om dit werk te verdelen en bij te houden.’ TWA architecten wilde deze processen optimaliseren en borgen. De oplossing vonden ze in de projectsoftware van Simplicate.

‘We zochten naar software voor projectadministratie waarbij we de verantwoordelijkheid voor projecten beter konden verdelen’, vertelt Alex. ‘De administratieve kant van een project samen doen - de minst leuke kant misschien - is zeker zo belangrijk als andere aspecten van een project.’ Zo werd het inzicht in de financiële prestaties van projecten onderdeel van optimalisatie en borging van processen. TWA begrootte feitelijk geen uren: ze leunde op de ervaring en kennis van de projectcoördinator, die de verhouding tussen de tijdsbesteding en het honorarium precies wist. Maar toen het nodig was om die verantwoordelijkheid te nemen zónder deze kennis en ervaring, hadden Alex, het managementteam, projectleiders en projectarchitecten inzicht nodig op basis van de feiten. Simplicate bood deze nieuwe inzichten, vertelt Alex:

• Sturen op begrote versus bestede uren
  ‘Elke medewerker ziet nu welke honorarium per fase met de klant is afgesproken en wat de interne budgetten zijn. Door de visuele weergave in Simplicate zien we direct per fase of een project in het rood (over budget) of groen (binnen budget) staat. Dit bespreken we in ons project- en planningsoverleg, zodat we snel kunnen bijsturen om overbesteding te voorkomen.’

• Verhoging declarabiliteit door bewustwording productiviteit
  ‘Iedereen in ons team heeft nu inzicht in de eigen productiviteit. Daardoor zijn collega’s hier bewuster mee bezig. We schrijven meer tijd voor klanten en verhogen zo onze declarabiliteit.’
  

• Beter zicht op offertes en facturen
  ‘Door de offertesjablonen kunnen we nu veel meer offertes versturen én opvolgen. Dat was nodig om te groeien. Daarnaast hebben we ook beter inzicht op de omzet per project. We kunnen nu eenvoudig controleren of alles is gefactureerd.’

Door de software van Simplicate stuurt TWA architecten nu veel meer offertes uit dan eerder. Alex: ‘Door de salesfunctie en offertesjablonen kon het volume een stuk omhoog. Dit was ook nodig voor de gewenste groei. We hebben nu een overzicht van verstuurde offertes en bewaken deze beter. We hebben tijd gewonnen door processen te herinrichten, te stroomlijnen en efficiënter te werken. Iedereen van het projectteam heeft inzicht in hoe het project ervoor staat en kan bijdragen aan procesoptimalisatie. Dat levert ons meer bewuste tijd op. Die extra tijd besteden we aan projecten, maar ook aan onderzoek, innovatie en investeringen in bio-based bouwen. Dit jaar worden er weer veel projecten afgerond. Simplicate helpt ons om de gewenste omzetgroei en projectresultaten te bewaken.’