‘We besteden 30 tot 40% minder tijd aan facturatie en urenregistratie bij een complexere bedrijfsvoering’

Unified International helpt hun klanten strategische doelstellingen te bepalen. Zo kunnen ze verder groeien. Toen zowel het klantenbestand als het team van Unified zelf flink begon te groeien, merkte het bedrijf dat ze een aantal zaken niet goed op orde hadden. Project- en tendermanager Rick van Dijk vertelt: ‘We maakten hoofdzakelijk gebruik van Excel voor projectplanning en registreerden onze uren handmatig. Maar de snelle groei van ons personeelsbestand en klantenportefeuille maakte het steeds tijdsintensiever om de administratie bij te houden. Vooral de eigenaar had hier last van: op allerlei fronten werd de projectplanning en administratie complexer. KPI’s zoals nauwkeurigheid van urenregistratie, productiviteit en groei, kwamen onder druk te staan. Daarnaast zorgde de complexiteit makkelijk voor fouten en een beperkte traceerbaarheid. Om verder te groeien, was verandering noodzakelijk.’

Toen Unified besefte dat hun handmatige werkwijze niet langer schaalbaar was en de kans op fouten toenam, ging het bedrijf op zoek naar een passende oplossing. Rick vertelt: ‘We besloten Simplicate te implementeren; nu hebben we een oplossing voor zowel CRM- als projectmanagement die verschillende handige systemen op één platform verbindt. Handmatige processen gaan automatisch, waardoor minder fouten in alle gegevens sluipen en we een hoop tijd besparen. De realtime inzichten zorgen ervoor dat we snel kunnen bijsturen. Intussen zijn we zelfs overgestapt op het Ultimate Efficiency-abonnement om nog meer inzichten te krijgen.’

Met Simplicate kreeg Unified meer inzicht in:

• Projectprestaties (Management en Control)
  Van budgetoverschrijdingen tot efficiëntie van resourcegebruik; door projectinformatie te verzamelen en analyseren ziet Unified International makkelijk hoe het bedrijf presteert in verschillende projecten.

• Werknemersproductiviteit
  Uren schrijven wordt een stuk makkelijker voor de medewerkers. De verbeterde weergave van data zorgt ervoor dat het bedrijf de werkprocessen ook kan optimaliseren.

• Voorspellende analyse
  Door historische gegevens te analyseren, kan Unified International inspelen op toekomstige trends, resources beter inplannen en bedrijfsstrategieën optimaliseren.

• Projectrentabiliteit
  Unified International heeft met Simplicate diepgaande inzichten in de rentabiliteit van elk project. Hierbij kunnen ze direct rekening houden met factoren zoals inzet van resources, kosten en omzet. Dit helpt bij het identificeren van winstgevende en minder winstgevende projecten.

Dankzij de software van Simplicate verbeterden de KPI’s van Unified International. De verbeteringen op het gebied van efficiency en inzicht springen er voor Rick uit:

• Verbeterde efficiency zorgt voor groei
  ‘Simplicate biedt gedetailleerd inzicht in projectstatussen, resourcegebruik en budgetten. We voeren onze projecten daardoor efficiënter uit en kunnen beter plannen. Zo verhogen we ook onze productiviteit flink. Uiteindelijk leidt dit tot een hogere klanttevredenheid en zelfs tot de groei van ons klantportfolio.’
• Verbeterd inzicht vermindert kosten
  ‘We hebben nu realtime rapportagemogelijkheden. Dat verbetert de nauwkeurig en tijdigheid van onze rapportages aanzienlijk. Daarnaast vermindert de geautomatiseerde urenregistratie de kans op fouten. Zo verbeteren onze KPI’s met betrekking tot facturering en kostenbeheersing; we hebben accurater inzicht in projectbudgetten en kunnen onvoorziene kosten verminderen.’

Door efficiënter te werken besteedt Unified nu 30 tot 40% minder tijd aan de facturatie en urenregistratie, terwijl de organisatie is gegroeid. Rick: ‘We hebben nu ruimte om aan de strategische planning te werken. De verbeterde rapportagemogelijkheden helpen daarbij; we kunnen onze besluitvorming op alle niveaus van de organisatie beter onderbouwen en zo ons volle potentieel benutten. Ook richten we ons meer op innovatie en verbetering. We onderzoeken en implementeren nieuwe technologieën en optimalisaties. En we begrijpen de behoeften van onze klanten beter, waardoor we gepersonaliseerde diensten kunnen aanbieden. In plaats van ons bezig te houden met de administratieve kant, staan we nog beter klaar voor onze klanten.’