Ruim 50% meer omzet per fte bij VLM Accountants

VLM werkte ruim 25 jaar met AFAS, een alles-in-één ERP-oplossing. Maar de ontwikkelingen gingen te langzaam en koppelingen met andere tools werkten niet door verouderde API's. Tegelijkertijd kostte het facturatieproces veel tijd: wie een factuur wilde crediteren, zag de bijbehorende uren uit het systeem verdwijnen. De wens om het software landschap flexibeler in te richten groeide. Voor mede-eigenaar Maurice Geilen was de conclusie duidelijk: 'We wilden niet meer afhankelijk zijn van één leverancier. Dus we gaan naar best-of-breed.'

VLM bekeek meerdere alternatieven, maar die voelden als varianten op wat ze al hadden. Simplicate voelde als een logische stap vooruit. Maurice werd overtuigd door de efficiëntievoordelen, maar ook de interface en het gebruiksgemak speelden mee. VLM koppelt Simplicate bovendien eenvoudig aan andere tools, wat past in de best-of-breed strategie. De organisatie erachter bleek net zo belangrijk als de software zelf. 'We hebben met Simplicate een partner gevonden die constant in ontwikkeling blijft.'

Maurice was zelf betrokken bij de selectie en implementatie en kent het systeem inmiddels door en door. Simplicate is de basis geworden waar de hele organisatie op draait. 'Alles wordt aangestuurd vanuit Simplicate.' Als de gegevens daar kloppen, kloppen ze ook in andere tools. 

25% minder tijd aan factureren

Maurice is 25% minder tijd kwijt aan factureren. 'Als je bedenkt dat ik normaal ruim een dag bezig was met factureren en ik dat nu in twee of drie uur minder doe, ja dat scheelt nogal.' Bevalt een conceptfactuur niet, dan zet hij hem simpelweg terug naar 'te factureren' en maakt hij hem opnieuw. Dat is iets wat in het oude pakket niet mogelijk was. Ook crediteren gaat inmiddels een stuk sneller.

Productiviteit en declarabiliteit eindelijk in beeld

Productiviteit en declarabiliteit zijn nu eenvoudig, met één druk op de knop, te bekijken. 'We zitten nu op 75,6%', geeft Maurice aan. Dat is boven het branchegemiddelde. 'En als je de directie eruit haalt, zitten we op 80-85%.' Declarabiliteit is voor Maurice een minstens zo belangrijke KPI: voor het eerst heeft hij dit inzicht en kan hij er actief op sturen. De afboekingen nemen af.

Ruim 50% meer omzet per fte

VLM heeft de afgelopen jaren flinke automatiseringsslagen gemaakt. Niet alleen in de uitvoering van het accountantswerk zelf, maar ook in de bedrijfsvoering eromheen. Administratie kost veel minder tijd en er blijven meer declarabele uren over. Al met al steeg de omzet per fte in de afgelopen jaren met ruim 50%. Zelfs met minder mensen draaien ze nu meer omzet. ‘Vorig jaar was het jaarrekeningwerk gewoon bijna anderhalf maand eerder klaar dan normaal. En toen merkten we dat de omzet al op begroting lag.’

Ook medewerkers pikken Simplicate moeiteloos op. Waar ze Maurice vroeger vaak om hulp vroegen, werken ze nu veel meer zelfstandig. 'Het uren schrijven gaat makkelijk, dat hebben ze vrij snel geadopteerd. Ze hoeven er eigenlijk niet meer bij na te denken.' Zo blijft er meer tijd over voor het echte werk.

VLM wil voorop blijven lopen in automatisering en efficiëntie. Maurice maakt deel uit van de Simplicate Pioniersclub en denkt mee over de doorontwikkeling van het product. Toen hij hoorde over de eigen MCP server binnen Simplicate, waarmee AI-tools straks rechtstreeks met de software kunnen praten, was zijn reactie enthousiast. 'Dat is heel mooi, daar kunnen we dan op verder gaan bouwen.'