CRM-checklist: stappen om een effectief CRM-systeem op te zetten
Als ondernemer wil je jouw klanten altijd op een efficiënte en effectieve manier beheren en ondersteunen. Hier komt Customer Relationship Management (CRM) software om de hoek kijken. CRM-software stelt je in staat om je klantrelaties beter te beheren en je verkoop- en marketinginspanningen te optimaliseren. Het opzetten van CRM-software kan echter een uitdaging zijn, vooral als je niet weet waar je moet beginnen. Daarom hebben wij een CRM-checklist voor je opgesteld, die je helpt bij het opzetten van een effectief klantrelatiebeheersysteem.
Check 1: Definieer je doelen en verwachtingen
Voordat je begint met het opzetten van een CRM-systeem, moet je duidelijk hebben wat je doelen en verwachtingen zijn. Met CRM is het mogelijk om processen te automatiseren. Bijvoorbeeld één plek om alle klantgegevens te beheren, wat je integreert met andere systemen. Of een betere overdracht van alle afspraken met de klant wanneer je een getekende offerte doorzet als project.
Maak ook helder welke informatie je nodig hebt om je verkoop- en marketinginspanningen te optimaliseren. Informatiebehoeftes zijn bijvoorbeeld inzicht in de sales pipeline, klanten segmenteren en exporteren naar je e-mailsysteem. Wanneer jij je doelen en verwachtingen helder hebt, maak je eenvoudiger de keuze voor CRM-software dat hierbij aansluit.
Check 2: Kies een CRM-systeem dat bij jouw behoeften past
Er is veel verschillende CRM-software op de markt. Kies voor een systeem dat bij jouw specifieke behoeften past. Overweeg bijvoorbeeld de volgende factoren: gebruiksvriendelijkheid, integratie met andere systemen, flexibiliteit, ondersteuning bij de implementatie, bereikbaarheid van support en de prijs voor CRM. Kies voor CRM-software waarmee je efficiënt en effectief jouw klantrelaties kunt beheren.
Check 3: Verzamel en organiseer klantgegevens
Bereid je voor op de overstap naar nieuwe CRM-software. Verzamel en organiseer alvast je klantgegevens. Zorg ervoor dat je al je klantgegevens op één centrale plek hebt staan, zodat je snel en eenvoudig informatie kunt vinden als je deze nodig hebt. Importeer gegevens uit andere systemen of voer deze handmatig in. Kijk ook goed of je alle klantgegevens nog nodig hebt. Dit is een goede kans om je data op te schonen.
Check 4: Definieer jouw processen en workflows
Nieuwe CRM-software biedt mogelijkheden voor automatisering. Welke processen en workflows kan je nieuwe software definiëren en verbeteren?
Breng in kaart welke software nu gekoppeld is aan jouw klantgegevens en kijk welke integratiemogelijkheden er zijn met de CRM-pakketten van jouw keuze. Integreren betekent automatiseren, dus kijk hoe je software nog efficiënter kan samenwerken.
Check 5: Pas de CRM-software aan op jouw behoeften
Nu je jouw processen en workflows hebt gedefinieerd, is het tijd om jouw CRM-software aan te passen aan jouw behoeften. De meeste software-partijen bieden hulp van een specialist aan om jou daarbij te helpen. Samen configureer je de software, zodat het systeem voor jou en jouw team werkt, en niet andersom. Staan alle instellingen goed? Importeer nu de gegevens die je bij check 3 hebt verzameld. Test nu of je alle informatie eenvoudig uit het systeem kunt halen. Werkt alles goed, dan rol je de nieuwe software uit voor al je collega’s.
Het opzetten van effectieve CRM-software is een belangrijke stap om je klantrelaties beter te beheren en je verkoop- en marketinginspanningen te optimaliseren. Door deze stappen te volgen, zorg je dat je een software kiest dat bij jouw behoeften past, je klantgegevens efficiënt organiseert, je verkoopprocessen optimaliseert en de teamefficiëntie verbetert.
