Dit is waarom digital agency Partout 12 weken vooruit plant

‘Als er te weinig werk is dan maak je je zorgen, en als er te veel werk is, maak je je nog steeds zorgen, maar dan over de gezondheid en mentale kracht van je personeel.’
Jeroen Valkenburg, strateeg bij Partout

Digital agencies zijn drukker dan ooit; er is een schaarste aan talenten in het vakgebied, terwijl steeds meer organisaties een beroep doen op de expertise van agencies. Dat leidt tot uitdagingen in de planning: hoe weet je hoeveel werk je team nog aan kan? En hoe schep je realistische verwachtingen naar (nieuwe) klanten?

Het is Jeroen Valkenburg en Maarten de Groot van full service digital bureau Partout gelukt om hun medewerkers en klanten meer zekerheid te geven. Door slim gebruik te maken van een capaciteitsplanning, hebben zij ontdekt dat zij het liefst twaalf weken vooruit plannen.

Gezonde werkdruk en voorspelbare cashflow

Als mede-eigenaar, strateeg en sales consultant wil Jeroen inzicht hebben in toekomstig werk. Dat heeft twee redenen: hij streeft naar een gezonde werkdruk voor zijn medewerkers, terwijl hij ook een voorspelbare cashflow wil met voldoende opdrachten in het vooruitzicht. ‘Daarom plannen we onze opdrachten twaalf weken vooruit. Dat geeft ons de mogelijkheid om op tijd te beslissen over onze aanpak. Zo weet ik hoe we met ons salesteam op middellange termijn om moeten gaan met vragen uit de markt.’

‘Onze werkdruk gaat altijd met pieken en dalen. Eind van het jaar is altijd druk, terwijl we in februari weer ruimte hebben. Voor mij is het belangrijk om te weten dat iedereen goed gevuld is met werk’, vervolgt hij. ‘De balans moet goed zijn; neem je te veel opdrachten aan, dan moet je werk uitbesteden of komen vrije dagen onder druk te staan. Vallen projecten uit, dan heb je ineens niets meer achter de hand. Daarom hebben we elke maandag overleg met Maarten, die de planning beheert, en de projectmanagers. Ik wil weten hoe vol we zitten, waar eventueel gaten zitten in de planning en wat we moeten verschuiven.’

12 weken plannen door focus op beschikbaarheid

Twaalf weken vooruit plannen is een lange tijd. Volgens Jeroen en Maarten is dat alleen mogelijk door je te focussen op de beschikbaarheid van je medewerkers en niet te micromanagen op individueel of projectniveau.

Dat heeft Maarten zelf ervaren. Als Team Lead Development en Operations beheert hij de planning. ‘In het begin planden we op dagniveau. Maar dat levert heel veel werk op voor projectmanagers en heel weinig vrijheid voor je medewerkers.’

Daarom plant hij nu alleen de hoofdlijnen in, waarbij hij de afgesproken uren met de klant koppelt aan de beschikbaarheid en kwaliteiten van de collega’s. De projectmanagers vertalen de capaciteitsplanning door naar tweewekelijkse sprints. Maarten krijgt zo veel meer overzicht: ‘Zo kan ik het werk beter verdelen. Ook kan ik aangeven welke klanten voorrang hebben of niet. Daardoor kost de planning mij nu slechts één tot twee uur per week, en kan ik wekelijks rapporteren.’ Zo draagt hij bij aan de organisatiedoelen om de werkdruk gezond te houden, en toekomstige omzet voorspelbaar te maken.

4 tips van Maarten om succesvol te plannen

• Stap af van micromanagement en focus op de beschikbaarheid van je medewerkers
• Niemand is 40 uur per week aan het werk voor de klant; reserveer dus tijd voor interne meetings en persoonlijke ontwikkeling
• Houd iedere week 15 tot 20% tijd vrij voor onvoorziene werkzaamheden
• Deel jouw inzichten met anderen, zodat je snel kan beslissen welke projecten voorrang hebben

Grootste winst zit in doorontwikkeling team

Jeroen is ook blij met deze werkwijze: ‘Uiteindelijk is het resultaat van een planning controle. En controle geeft rust. Daardoor krijgt de verdeling tussen werk voor opdrachtgevers en persoonlijke ontwikkeling echt een plek. Dat geeft ruimte voor de doorontwikkeling van Partout als bureau, maar ook voor ons onderling als team. Daar zit de grootste winst.’

Over Partout

Partout is een full service digital bureau in Eindhoven. In een team van 25 gedreven medewerkers ontwikkelen zij merken, lossen digitale vraagstukken op van bedrijven en produceren de digitale middelen, zoals webapplicaties, contentplatforms of API-koppelingen. Dat doen ze onder andere voor Koopmans, ENGIE en het CBR. In een unieke co-creatie met hun klant laten zij organisaties uit het mkb, de overheid en start-ups groeien. Daarnaast leidt Partout medewerkers intern op, die uiteindelijk in dienst van de klant het team gaat versterken.