VILLA5 wil minder administratie en meer mooie dingen maken

Jante Oosting weet hoe je creatieve bureaus laat groeien. In drie jaar tijd is haar organisatie VILLA5 in omvang verdubbeld. Inzicht in uren en projectadministratie helpt projectleiders, maar oog voor mensen is minstens zo belangrijk. Jante vertelt: ‘Wij willen onze mensen laten doen waar ze goed in zijn. Zo min mogelijk administratie en zo veel mogelijk mooie dingen maken.’

De 5 C’s van VILLA5

De creatieve doeners van VILLA5 werken aan merkstrategieën voor indrukwekkende opdrachtgevers. Van gemeenten tot grote bedrijven en van waterschappen tot provincies. Dat doen ze samen met zusterbedrijven COMcept en STUDUO; in totaal 25 professionals die heel nauw samenwerken in drie bedrijven. Jante vertelt: ‘We werken graag samen met klanten die voor kwaliteit gaan. Klanten die ons blijven uitdagen. We houden elkaar scherp en bouwen hierdoor lange klantrelaties op.’

Het team bouwt merken en vertelt verhalen met 5xC: Concept, Campagne, Creatie, Content en Cheffen én… confetti.

Cheffen?

‘Cheffen komt neer op strak organiseren: regelen, plannen, afstemmen. Met ons team bedenken we de beste ideeën en concepten. Die werken we uit tot een knallend campagneplan. Maar ook voor de uitvoering kun je bij ons terecht. Contentstrategieën, toffe ontwerpen en huisstijlen, teksten, video, geluid en fotografie. We creëren de mooiste dingen. Alles werken we meteen tot in de puntjes uit. Daarin zit onze kracht. Cheffen, noemen we dat. Alles strak geregeld.’

En die confetti? ‘Goede resultaten moeten gevierd worden’, bevestigt Jante met een glimlach.

Van Excelsheets naar totaaloverzicht

‘Tot drie jaar geleden waren we met een team van 10 medewerkers. We hielden onze projectorganisatie bij in Excelsheets’, zegt Jante. ‘Maar hierdoor hadden we geen goed beeld van onze klanten. Ook hadden we het idee dat uren weglekten. We wilden de projectadministratie professionaliseren en meer inzicht in klanten, projecten en onze urenregistratie.’

Zoektocht naar urenregistratie en projectmanagement

Jante begon de zoektocht naar een oplossing voor urenregistratie en projectmanagement. ‘Het belangrijkste doel was om het werk makkelijker te maken. De projectadministratie moet perfect voor elkaar zijn. Dan kan je mensen laten doen waar ze goed in zijn; mooie dingen maken.’

Na grondige research kwam VILLA5 uit bij Simplicate. ‘Dat is super geweest. We hebben Simplicate gekoppeld aan Exact, waardoor we nu een totaaloverzicht hebben. Bijvoorbeeld in de saleskansen, projecten die nog lopen, gefactureerde omzet die er nog aankomt. Maar ook personeelsinformatie zoals verjaardagen, verlofoverzichten en declaraties. Door de juiste informatie te bundelen, hebben we nu meer inzicht in projecten.’

Gesprek met klanten over budgetoverschrijding

‘Ook financieel leveren deze inzichten veel op’, vervolgt Jante. ‘We weten nu hoe lang we aan een project werken. We zien of dat uit kan of niet. Ons gevoel dat uren weglekten, klopte. Nu zien we waar die heen gaan.’

Met die informatie gaat Jante het gesprek aan met klanten. ‘Voor bestaande klanten veranderde eerst niets. Dat vonden we leergeld voor onszelf. Nu hebben we meer inzicht. Urenoverschrijding kan door meerdere factoren komen. Het is eerlijk om dit bespreekbaar te maken met de klant op basis van bewijzen.’

‘Ons gevoel dat uren weglekten, klopte. Nu zien we waar deze uren heen gaan.’

Geen weglekkende uren meer bij de VILLA

De projectleiders zijn blij met het inzicht. Jante concludeert: ‘Alles is voor iedereen inzichtelijk en er lekken bijna tot geen uren meer weg. Het werkt voor alle collega’s prettig wanneer je ziet hoeveel uren je aan een project kunt besteden.’

‘Hier kan ik het gewoon vragen’

Toch is ook bij VILLA5 het bijhouden van uren lang niet voor iedereen een automatisme. ‘Daarvoor zou het handig zijn om een notificatie in beeld te krijgen, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag: “He hoi, heb jij je uren al geschreven en ingediend?”’

Dan lacht Jante. ‘Ik vind het leuk om hierover met jullie in gesprek te gaan. Bij andere software-aanbieders voel ik afstand. Hier kan ik het gewoon vragen. Een compliment aan die medewerkers: ik word altijd zonder mopperen geholpen. Het enige waar we grote behoefte aan hebben is een planningsmodule. Maar die komt eraan. Dan zijn we helemaal bij!’

Over VILLA5

VILLA5 werkt vanuit villa’s in Ommen, Enschede en Dalen. De hoofdvilla staat in Ommen aan de Overijsselse Vecht. Zo rustiek als de omgeving, zo bruisend is het binnen. De 21 creatieve doeners en communicatieprofessionals van VILLA5 werken aan merkstrategieën voor indrukwekkende opdrachtgevers. Van gemeenten tot grote bedrijven en van waterschappen tot provincies.

Samen met zusterbedrijven COMcept en Studuo biedt VILLA5 een totaalpakket van advies, creatie en content voor ondernemers uit de regio.