Wat je FTE je niet vertelt over je capaciteit
Een hoge omzet per FTE lijkt het resultaat van scherpe tarieven en harde werkers. Maar het echte verschil zit ergens anders, in je HR-data. Die tonen je werkelijke capaciteit. Wie dreigt uit te vallen? Wie zit nog midden in de onboarding? Anke Nieboer legt uit waar de verborgen winst zit.
1. Capaciteit en productiviteit zijn niet hetzelfde
Als zakelijk dienstverlener is je marge op personeel bepalend. Lage productiviteit voel je direct in je resultaat. Maar meer mensen betekent niet automatisch meer omzet. Het gaat erom dat je de beschikbare capaciteit optimaal benut, zonder mensen te overbelasten. En daar geven HR-data je pas écht inzicht in.
2. FTE geeft een vertekend beeld
0,6 FTE plus 0,4 FTE lijkt op papier één persoon. Maar het zijn er twee, elk met hun eigen inwerktraject, leerbehoefte en levensfase. Je kunt 30 FTE hebben die in werkelijkheid uit 50 mensen bestaat.
Verlof, verzuim, opleidingstijd, inwerkperiodes het telt allemaal op. En dan zijn er ook nog de bufferuren, want niemand werkt honderd procent declarabel. Wie dit niet meeneemt in zijn planning, begroot structureel te optimistisch. En dat voel je uiteindelijk in je omzet.
3. Handmatig bijhouden werkt niet
Je begroot uren voor een klant, maar de taak kost meer tijd dan verwacht, en niemand ziet het aankomen. Kostenoverschrijdingen, te drukke teams, en verzuim dat ontstaat uit verwachtingen die nooit uitgesproken zijn. Eén uitval zonder buffer is direct een capaciteitsprobleem.
Wie beter zicht heeft op inzetbaarheid, kan sturen in plaats van brandjes blussen. Je plant op werkelijke beschikbaarheid, niet op 100% FTE. Dat geeft rust, betere kwaliteit én hogere omzet per FTE.
De 3 tips van Anke
Krijg inzicht in je HR-data
Zorg voor een actueel, centraal beeld van je capaciteit, niet als getal, maar per persoon. Wie is beschikbaar, in welke fase zitten ze, en hoeveel tijd gaat er naar klantwerk?
Plan op beschikbaarheid, niet op FTE
Trek verlof, verzuim en ontwikkeltijd standaard af van je planning. Alleen dan weet je wat je mensen echt kunnen leveren en stuur je op daadwerkelijke capaciteit.
Stuur periodiek op je beschikbare capaciteit
Koppel HR-data aan je projectplanning en evalueer maandelijks hoeveel declarabele uren er daadwerkelijk gemaakt zijn, en wat er nog verwacht wordt.
