Maak zelf een balkenplanning
Iedereen heeft precies hetzelfde aantal uren in een dag: de tijd die we kunnen spenderen aan een project is voor jou en je collega’s gelijk. Toch bereiken sommige teams meer in dezelfde tijd dankzij een slimme planning. Iedereen plant anders, afhankelijk van het soort project. Zo hebben accountants vaak veel relatief korte, terugkerende opdrachten met pieken in periodes van btw-aangiftes. Marketingbureaus plannen vaak op grotere lijnen voor projecten op abonnementsbasis.
Beslissen hoe je de planning gaat opmaken en beheren is van belang om overzicht te houden van het project, de haalbaarheid van deadlines en de capaciteit van de teamleden. De planning visueel bijhouden kan in een overzichtelijke balkenplanning.
Wat is een balkenplanning?
Een balkenplanning is – net als een strokenplanning - een eenvoudige manier van plannen. Op een verticale as plaats je een overzicht van alle taken; op de horizontale as - een tijdlijn - zet je de data waarbinnen die taken af moeten zijn.
Zo geeft een balkenplanning een snel inzicht in verschillende aspecten van je projectplanning:
- Je ziet in één oogopslag de start- en einddatum van je project
- Een balkenplanning toont taken en subtaken met elk de specifieke begin- en einddatum
- Elke “balk” wordt toegewezen aan een verantwoordelijk teamlid
- Je legt snel verbanden tussen afzonderlijke taken binnen het project
Balkenplanning in de praktijk
Plannen kan op veel manieren. Eenvoud werkt altijd.
- Week- en maandplanningen geven houvast. Als manager of projectleider heb je overzicht; als teamlid krijg je de kans om binnen die tijd zelf je verantwoordelijkheid op te pakken.
- Een heldere balkenplanning geeft inzicht in de totale hoeveelheid werk, de projectstatus en het actuele budget.
- Aan de hand van een balkenplanning leer je bij over je klant: de klant kan tijdens een project altijd bijsturen in de opdracht en dat heeft effect op de planning. Zo kom je te weten wat het verschil is tussen wat je zelf hebt gepland en wat de uiteindelijke planning is geworden.
Daarnaast is een balkenplanning een hulpmiddel om het gesprek aan te gaan: niet alleen als projectleider met de teamleden maar ook de teamleden onderling of met de klant.
Tips om zelf een balkenplanning te maken
Een balkenplanning maken lijkt een beetje op puzzelen. Neem, voor je aan de planning begint, de tijd om de doelstellingen van het project te observeren en concreet te maken. De volgende aandachtspunten helpen je verder bij het opstellen van een balkenplanning.
- Met een duidelijk einddoel voor ogen, wordt het eenvoudiger om tussentijdse milestones te definiëren. In een balkenplanning zie je snel of een milestone haalbaar is in functie van tijd en resources.
- Sommige taken zijn afhankelijk van elkaar, bijvoorbeeld: een website kan pas gebouwd worden als de wensen en de wireframes klaar zijn. In de tussentijd kunnen de copywriter en illustrator invulling geven aan die elementen van de website. Een balkenplanning toont snel welke taken eerst moeten gebeuren voor een volgende kan starten.
Planning is teamwork
Betrek alle teamleden van bij het begin bij het opstellen van de planning: elk teamlid voelt zich betrokken en krijgt de kans op inspraak. Het hele proces verloopt efficiënter en bij wijzigingen stuurt het gehele team vlot bij.
Een schematische balkenplanning is handig om een eerste overzicht te krijgen in het project. Het schept duidelijkheid voor het hele team en draagt bij tot een efficiënte uitvoering ervan.
