Voordelen en beperkingen van een strokenplanning

Overzicht en inzicht

Om hun projecten te beheren gebruiken verschillende soorten bedrijven een strokenplanning of een variant daarop. Zo zijn er overeenkomsten tussen het projectbeheer van digitale dienstverleners, marketingbureaus en creatieve agencies:

• De klanten van al deze bedrijven sturen hun wensen graag bij tijdens een project. Met een strokenplanning kan je snel aanpassingen doorvoeren en kijken wat het effect is op bijvoorbeeld de einddatum van een project.
• Met een planning krijg je snel inzicht in de taken die tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd of taken die afhankelijk zijn van elkaar en dus na elkaar kunnen uitgevoerd worden.
• Een strokenplanning helpt je inschatten hoe je best taken en mensen verdeelt om het project te doen slagen. Als dat voor iedereen duidelijk is, verloopt de interne communicatie vlotter.

Strokenplanning als opvolger van de Gantt chart

Een strokenplanning is een moderne versie van een Gantt chart. Die bestaat meer dan honderd jaar en was begin vorige eeuw baanbrekend. Projectleiders in de bouw volgden grote projecten nauwgezet op: alle fases in het bouwproject werden op één tijdlijn voorgesteld. Het resultaat was een overzicht met de verschillende projectstadia met elk een begin- en einddatum. Je maakt snel de link naar een strokenplanning: elk onderdeel op de tijdlijn vormt een strook. Elke strook is een schakel in de projectplanning.

Voordelen van een strokenplanning

Het is een ongecompliceerde manier van plannen, met een weergave van de verschillende taken in de tijd. Daarnaast zijn er nog voordelen:

• Het houdt je team verbonden: met een (digitale) strokenplanning kent iedereen zijn verantwoordelijkheid en elk teamlid is op de hoogte van de status van het project. Managers houden het overzicht.
• Een overzichtelijke planning zorgt voor tijdswinst: teamleden moeten minder vergaderen over de vooruitgang van een project. De automatische status updates houden elke betrokkene op de hoogte.
• Je maakt snel aanpassingen: projecten veranderen soms. Als taken worden verplaatst, pas je de strokenplanning aan. Met deze flexibiliteit anticipeer je op onverwachte veranderingen.

Gedurende het hele project behoud je de focus. Elke medewerker concentreert zich op zijn taak zonder de andere taken te moeten onthouden of wie eraan toegewezen is. Hij vindt het makkelijk terug in de strokenplanning.

Beperkingen van een strokenplanning

Strokenplanningen zijn nuttig om grote projecten te verdelen in deelprojecten. Maar vaak zijn ze niet verfijnd genoeg: zo is het moeilijk om overzicht te bewaren wanneer er te veel taken, subtaken en teamleden zijn. Daarnaast:

• is updaten tijdrovend. Geen enkel project is statisch: het verandert tijdens de duur van het project zelf. In de praktijk blijkt dat strokenplanningen soms niet flexibel genoeg zijn om die veranderingen op te vangen.
• is het moeilijk om een project real-time te volgen. De details van het project zijn niet vastgelegd en dit kan zorgen voor vertragingen of misverstanden tussen de teamleden.
• moet je je project lineair kunnen weergeven. Voor de ene opdracht ken je de tussenstappen van begin tot eind. Maar dat wordt moeilijker als je werkt zonder een duidelijk, vooraf bepaald einddoel.

Het idee van een horizontale strokenplanning lijkt eenvoudig, maar net die eenvoud maakt het zo krachtig. Als het juist wordt gebruikt, is het een cruciaal instrument voor het succes van je project.

Alternatieven voor een strokenplanning

Steeds meer bedrijven kiezen voor agile project management. Dit zijn teamplanningen voor één tot drie weken, zodat teams flexibel blijven en snel inspelen op veranderingen. Daarnaast wordt een strokenplanning soms nog gebruikt om grote projecten grofweg te plannen.