Soms heb je periodes dat alles vanzelf lijkt te gaan; de opdrachten stromen binnen, je neemt nieuwe medewerkers aan om de hoeveelheid werk aan te kunnen en de omzet is boven verwachting. Deze flow wil je vasthouden. Om te weten of je projecten financieel succesvol zijn, hoef je slechts te sturen op twee KPI's: budgetbewaking en productiviteit.

Daarnaast duiken we in een bonus-KPI voor eigenaren en directieleden: het gemiddeld gerealiseerd uurtarief. Wanneer je jouw normdoelstellingen behaalt op deze drie KPI's, zie je snel dat jouw bedrijf er goed voorstaat.

KPI's voor beginners en gevorderden

KPI staat voor key performance indicator. Hiermee meet je de prestaties van je organisatie en stuur je op een financieel gezond bedrijf. Ons advies? Houd je stuurinformatie zo eenvoudig mogelijk. Daardoor hoef je minder gegevens bij te werken en heb je focus op de belangrijkste doelen.

Lees je dit blog omdat je voor het eerst je doelstellingen wilt meten, concentreer je dan op budgetbewaking en productiviteit.

Werk je samen met veel data-liefhebbers, verdiep je zo nu en dan in de onderliggende KPI's. Ze vertellen je veel over mogelijkheden om je bedrijf verder te optimaliseren. Maar monitor vooral de hoofdlijnen; staan deze KPI's goed, dan is je bedrijf financieel gezond.

Sturen op budgetbewaking en productiviteit

In theorie is je organisatie financieel gezond wanneer je je projecten binnen budget oplevert terwijl je medewerkers gelijktijdig voldoende productief zijn. Wanneer deze waarden gemiddeld genomen aan jouw norm voldoen, doet je organisatie het goed. Zakt een van de twee waarden in, dan onderzoek je wat er beter moet. Het effect van de aanpak zie je vervolgens terug in deze twee belangrijkste KPI’s: budgetbewaking en productiviteit.

KPI 1: budget vs bestede uren

Deze KPI voor budgetbewaking geeft aan in hoeverre projecten binnen het budget zijn gebleven. De projectleider stelt per project een urenbudget op aan de hand van de afspraken in de offerte. Daarna bewaakt de projectleider de voortgang.

Vervolgens schrijven teamleden uren op dit project. Het is van belang dat zowel medewerkers als de projectleider realtime zien hoeveel tijd is besteed aan het project en of je hiermee binnen het gestelde budget blijft. Voor de projectleider is het prettig dat teamleden zien wat de impact is van hun uren op het totale budget. Samen signaleer je eventuele problemen vroegtijdig. Zo zijn zij medeverantwoordelijk voor het succes.

KPI 2: Productiviteit

Productiviteit is het aantal uren dat een teamlid voor een klant werkt. Interne uren, zoals reistijd, persoonlijke ontwikkeling of meetings tellen niet mee. De formule is:

De meeste bureaus hanteren een productiviteitsnorm voor teamleden tussen zeventig en tachtig procent. Onder de vijftig procent is een bureau over het algemeen verliesgevend.

De bewaker van de productiviteitsnorm kan een teamleider zijn, een head of operations, of iemand die de uren controleert. Ook kun je teamleden (mede-)verantwoordelijk maken voor de bewaking van hun eigen productieve uren. Bijvoorbeeld door teamleden persoonlijke doelstellingen mee te geven. Dan is het wel een voorwaarde dat ze realtime inzicht hebben in hun eigen productiviteit en hier zelf keuzes in kunnen maken.

Extra KPI voor eigenaren: gemiddeld gerealiseerd uurtarief

Terwijl project- en teamleiders zorgen dat hun projecten gemiddeld genomen een financieel succes zijn, wil je ook graag weten hoe alle projecten samen presteren. Daarom voegen we één extra KPI toe waar eigenaren of directieleden op sturen: het gemiddeld gerealiseerd uurtarief. Wanneer deze drie KPI’s goed staan, voldoe je aan je financiële doelstellingen.

Uurtarief bepalen

Bepaal eerst welk tarief je moet realiseren om financieel gezond te zijn. Denk daarbij aan de personeelskosten, overheadkosten en winst die je wilt behalen. Dit zet je af tegen de productieve uren, oftewel het aantal uren dat medewerkers daadwerkelijk aan klanten zullen besteden. Hieruit destilleer je een doelstelling voor het uurtarief dat gemiddeld gerealiseerd moet worden. Deze effective rate wordt de normdoelstelling voor je KPI.

Gemiddeld gerealiseerd uurtarief

Deze KPI stelt je in staat om afgeronde projecten met elkaar te vergelijken en te beoordelen of het project rendabel was. Ook stelt dit je in staat om topprojecten (veel uren tegen een hoog gerealiseerd tarief) te vergelijken met minder succesvolle projecten (veel uren tegen een laag gerealiseerd tarief).

De formule is:

Gemiddeld gerealiseerd uurtarief = (Gefactureerd - verkoopwaarde van de kosten) / Bestede uren

De kosten laat je buiten beschouwing, omdat deze niet vanuit de eigen uren gemaakt worden en daarom niets zeggen over het uurtarief.

Werkt het team bijvoorbeeld 100 uur voor een tarief van 100 euro per uur, dan is de verkoopwaarde 10.000 euro. Boek je echter 20 uur af, dan factureer je slechts 8.000 euro. Je gerealiseerde uurtarief voor dit project is 80 euro per uur.

Focus op het gemiddelde resultaat van alle projecten

Door alle mogelijke inzichten in je KPI's is het verleidelijk om je te focussen op de financiële uitschieters. Maar niet alles draait om winst. Soms heb je projecten nodig die minder winstgevend zijn. Bijvoorbeeld om voor meer loyaliteit te zorgen, om nieuwe inzichten te testen met echte klanten of om een portfolio op te bouwen rondom een nieuw specialisme of een nieuwe branche.

Blijf daarom focus houden op het gemiddelde resultaat van alle projecten. Leer hoe je dit op peil houdt of zelfs laat groeien door van je team en klanten te leren wat goed werkt voor jouw bureau.

Ga voor succesvolle projecten en tevreden klanten

Voor de klant is het belangrijk dat het project met de juiste kwaliteit, binnen de tijd en binnen het budget is opgeleverd. De KPI’s voor projectteams helpen je om de balans te vinden tussen wat goed is voor de klant en wat je zelf als organisatie nodig hebt om financieel gezond te blijven.

Wil je meer weten over KPI's? Neem een deep dive in het gratis e-book De belangrijkste KPI's voor digital agencies.

3 KPI's voor succesvol projectmanagement