KPI's voor succesvol projectmanagement

9 min

Omdat je als bureau vaak langere tijd met dezelfde klanten werkt, is klanttevredenheid ontzettend belangrijk. Een belangrijke drijfveer van klanttevredenheid is of je in staat bent om het werk te leveren volgens afspraak; binnen de deadline, het budget en met werk van hoge kwaliteit. Om dat te bereiken, hebben medewerkers de ruimte nodig om projecten zo te draaien dat zij maximale prestaties uit zichzelf kunnen halen. En tot slot stuur je op een positief projectresultaat, waarbij projecten binnen budget en binnen de vastgestelde tijd zijn afgerond. Dat vraagt om goed afgestemd teamwork.

In theorie is je organisatie financieel gezond wanneer je je projecten binnen budget oplevert terwijl je medewerkers gelijktijdig voldoende productief zijn. Dat leggen we uit aan de hand van de KPI’s voor projecten.

Inzicht in projecten

De KPI’s voor projecten geven onder andere antwoord op de volgende vragen:

  • Is er voldoende tijd om opdrachten naar tevredenheid af te ronden?
  • Is er voldoende capaciteit om huidige en toekomstige opdrachten aan te kunnen?
  • Zijn projecten winstgevend?
  • Kun je alle uren factureren volgens de vooraf gestelde doelstellingen?
  • Welk risico loop je wanneer een klant niet betaalt?

KPI’s voor teamleden

In het ideale geval zijn teamleden precies op de hoogte van hun doelstellingen en zijn ze in staat om deze real-time te meten. Voor teamleden zijn dit de twee belangrijkste KPI’s:

Kpis voor teamleden

Budget vs bestede uren

De projectmanger stelt een urenbudget per project op aan de hand van de afspraken in de offerte. Teamleden schrijven uren op dit project. Het is van belang dat medewerkers real-time zien hoeveel tijd is besteed aan het project en of je hiermee binnen het gestelde budget blijft. Zo signaleer je eventuele problemen vroegtijdig.


Productiviteit

Productiviteit is het aantal uren dat een teamlid voor een klant werkt. De formule is:

Formule productiviteit

De meeste agencies hanteren een productiviteitsnorm voor teamleden tussen zeventig en tachtig procent. Onder de vijftig procent is een agency over het algemeen verliesgevend.

KPI’s voor projectleiders

Projectleiders houden het overzicht en vertalen de organisatiedoelstellingen door binnen de projectteams. De KPI’s van managers zijn gericht op de kwaliteit, capaciteit en winstgevendheid van projecten.

Kpis voor projectleiders

Capaciteit

Wanneer de capaciteit goed is verdeeld, is er voldoende werk om de uren van medewerkers te dekken, terwijl medewerkers een gezonde werkdruk ervaren. Inzicht in de capaciteit helpt om de werkdruk te spreiden en in te schatten wanneer ruimte is voor nieuwe opdrachten.


Declarabiliteit

Declarabliteit is het percentage gewerkte uren dat daadwerkelijk gefactureerd kan worden aan de klant. De formule hiervan is:

Formule declarabiliteit

Wanneer geschreven uren niet gefactureerd kunnen worden, boekt de projectleider deze af als correctie. De vervolgstap is om deze correcties te analyseren via een faalkostenanalyse. Waarom boek je uren af? Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat er te weinig budget was opgenomen in de offerte, omdat wensen met de klant niet waren afgestemd of omdat de klant niet tevreden was. Ligt dat vervolgens aan de klant, de projectleider of de teamleden? De analyse is bedoeld om met elkaar in gesprek te gaan. Er is geen goed of fout. Wel zoek je samen naar methodes om de declarabiliteit te verbeteren.


Verwachte facturatie vs. gerealiseerde facturatie

Deze KPI laat zien of je daadwerkelijk hebt gefactureerd wat vooraf was afgesproken en verwacht. Via de declarabiliteit krijg je alvast inzicht in de uren die je tijdens de projectfase afboekt, maar ook later kunnen nog verschillen ontstaan. Deze KPI houdt hier rekening mee en kijkt naar de daadwerkelijke facturatie inclusief eventuele creditering. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat alle KPI’s goed staan, maar de klant het niet eens is over de factuur en zaken gecrediteerd wil hebben. Deze verschillen geven een indruk van uiteindelijk waargemaakte verwachtingen en de kwaliteit van het geleverde werk.


Bruto marge per project

De bruto marge per project is het verschil tussen in inkoopprijs en verkoopprijs van de diensten. De formule is:

Formule bruto marge project

*De kostprijs van uren is afhankelijk van jouw definitie. De kostprijs kan bestaan uit loonkosten, maar eventueel ook uit overheadkosten en het gebruik van een lease-auto.


Bruto marge per urensoort

Dit is het verschil tussen de waarde van de declarabele uren en de kostprijs van medewerkers die uren hebben geschreven. Het toont de dekking van je tarief per urensoort. Bied je bijvoorbeeld de dienst development aan voor honderd euro per uur, dan maak je meer marge wanneer een junior het werk doet dan wanneer een duurdere senior dit doet. Ervan uitgaande natuurlijk dat in dit voorbeeld beiden in dezelfde tijd hetzelfde werk kunnen leveren.


Bruto marge per dienst

Hiermee ontdek je wat je succesvolste diensten zijn en of je prijs goed is. De formule is:

Formule bruto marge per dienst

Zoom in op de meest en minst winstgevende diensten om te ontdekken waarom deze afwijken. Is je vraagprijs te laag? Zet je te dure mensen in op deze taak, of maak je te veel kosten?


Bruto marge per medewerker

Ontdek welke medewerkers zorgen voor de meeste bijdrage aan marge. De formule is:

Formule bruto marge per medewerker

Bovenstaande KPI’s tonen de waarden van de bruto marge. Je kunt dit ook in percentages uitdrukken voor een snelle onderlinge vergelijking.


Saldo op onderhanden werk

Onderhanden werk geeft inzicht in het verschil tussen de waarde van gerealiseerde uren en kosten tegenover de gefactureerde waarde. Hoe meer uren en kosten nog gefactureerd moeten worden door klanten, hoe meer risico dit met zich mee kan brengen. De formule voor onderhanden werk is:

Formule onderhanden werk

Probeer het saldo onderhanden werk zo veel mogelijk op de nullijn te houden. Factureer niet te veel vooruit, maar maak ook niet te veel uren en kosten zonder dat je hiervoor hebt gefactureerd.

Ga voor succesvolle projecten en tevreden klanten

Voor de klant is het belangrijk dat het project met de juiste kwaliteit, binnen de tijd en binnen het budget is opgeleverd. De KPI’s voor projectteams helpen je om de balans te vinden tussen wat goed is voor de klant en wat je zelf als organisatie nodig hebt om financieel gezond te blijven.

Exclusief voor klanten:
Vind je dit blog interessant? Bekijk dan ook de experttraining rapportages en KPI's. Hier leer je hoe je keuzes maakt op basis van getallen en hoe je de rapportages van Simplicate interpreteert.

Simplicate Alles in 1 Bedrijfssoftware
Ons team staat voor je klaar!
De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.