Van oudsher focussen accountants op onderhanden werk als indicatie voor een financieel gezond kantoor. Het risico van focus op onderhanden werk is dat je jezelf rijk rekent. Het is daarom belangrijker om te weten of de werkzaamheden binnen budget verlopen, zodat je weet in hoeverre je in staat bent om het werk binnen het afgesproken budget op te leveren. Alleen dit geeft je de informatie en de zekerheid over het rendement van je kantoor.

Hoe ontstaan hoge onderhanden werk saldo’s?

De productiviteit per medewerker is een belangrijke KPI voor accountants. Veel kantoren maken maandoverzichten van de geschreven tijd (x tarief) versus wat er gefactureerd is. Het verschil tussen geschreven tijd en de facturatie wordt per maand geanalyseerd en gecorrigeerd met af- en bijboekingen. Het verschil resulteert in een onderhanden werk boeking.

Door te veel te sturen op de facturatie van zoveel mogelijk geschreven tijd, is de focus af van de budgetbewaking, de afspraken en de communicatie daarover. Het risico is dat medewerkers tegen beter weten in productief uren schrijven. Met als onderliggende motivatie: we zien wel hoe we dat op de factuur krijgen. Vaak zien we dat accountants het afboeken vaak uitstellen. Deze (nu) niet te factureren tijd wordt geparkeerd om het later te kunnen factureren wanneer het budget of een onderbesteding dit toelaat. Deze opeenhoping aan nog te factureren tijd wordt dan maandelijks beoordeelt. Dit kost veel tijd en vertroebelt de analyse op de werkelijke prestaties van jouw kantoor.

Minder focus op onderhanden werk

Hoge onderhanden werk saldo’s zijn een belangrijke indicatie dat je projectmanagement sterk verbeterd kan worden. Zie toe op de vaste prijzen en de afgesproken budgetten om overschrijdingen te voorkomen. En factureer het advies op basis van nacalculatie zo frequent mogelijk.

Meer focus op projectmanagement

We horen accountants wel eens zeggen: 'Maar projectmanagement is toch voor de bouw?' Projectmanagement is steeds gangbaarder bij accountants, omdat dit controle en stuurinformatie geeft. Terwijl onderhanden werk achteraf inzicht geeft in de resultaten, geeft projectmanagement de mogelijkheid om real-time bij te sturen wanneer een opdracht uit de pas dreigt te lopen. Daarmee voorkom je hoge onderhanden werk posities. Projectmanagement geeft onder andere antwoord op de volgende vragen:

Blijven de uren binnen het afgesproken budget?
Kun je alle uren factureren volgens de vooraf gestelde doelstellingen?

Real-time sturen op resultaten

De volgende onderdelen helpen om werkzaamheden efficiënter te maken.

Opdrachtbevestiging is de basis voor alle klantafspraken

Om verrassingen achteraf te voorkomen, start je met goede afspraken. De relatiebeheerder legt alle afspraken vast in een duidelijke opdrachtbevestiging. Zorg dat collega's ook eenvoudig toegang hebben tot dit document. Zo schep je zowel intern als extern duidelijkheid.

Baken de opdracht duidelijk af in de overdracht naar collega’s

De relatiebeheerder draagt de opdracht over aan de medewerkers die het werk uitvoeren. Zorg in de communicatie voor een goede afbakening van de opdracht. Maak daarin vooral duidelijk welke werkzaamheden zijn afgesproken en hoeveel uren hiervoor beschikbaar zijn.

Budgetbewaking zorgt voor vijftig procent minder budgetoverschrijding

De relatiebeheerder stelt per klant op wat het urenbudget is voor de werkzaamheden en wat de frequentie is van de facturatie. Medewerkers schrijven uren op dit project. Medewerkers die uren schrijven en zelf inzicht hebben in hun budgetten, overschrijden tot vijftig procent minder vaak het budget. Het is daarom van belang dat medewerkers real-time zien welke uren zijn gebudgetteerd en besteed en of zij hiermee binnen het gestelde budget blijven.

Soepele overdracht naar facturatie

Wanneer medewerkers sluitend uren schrijven en de relatiebeheerder deze tussentijds regelmatig controleert, is het heel eenvoudig om snel en regelmatig te factureren.

Bij zuivere vaste prijzen factureert de relatiebeheerder of declarant de abonnementen per cyclus zoals deze zijn afgesproken met de klant. Bied je daarnaast ook diensten aan op basis van nacalculatie, factureer deze dan ook regelmatig om de onderhanden werk positie laag te houden.

Efficiënte communicatie van eerste klantcontact tot factuur

De laatste succesfactor van projectmanagement is een soepele flow van eerste klantcontact tot factuur. Zorg voor heldere, gestructureerde interne processen en duidelijke communicatie met collega’s. Geen losse Excelbestanden en zoekwerk waardoor je klanten of factureren over het hoofd kunt zien, maar één overzichtelijk systeem om openstaande offertes, taken, uren en facturatie bij te houden. Daardoor factureer je sneller en houd je je onderhanden werk positie onder controle.

Heldere rapportages geven extra inzicht in jouw prestaties

CRM- en projectsoftware voor accountants helpt om jouw kantoor inzicht te geven in klanten, afspraken en budgetten van de werkzaamheden. De meeste softwarepakketten hebben de mogelijkheid om rapportages uit te lezen over de prestaties van jouw kantoor. Sommige software heeft zelfs de mogelijkheid om jou direct te voorzien in je informatiebehoefte, zonder zelf allerlei rapporten en analyses te maken. Daarmee krijg je sneller inzicht in de productiviteit, declarabiliteit, redenen van afboekingen, onderhanden werk en omzet.

Met deze informatie heb je nog meer informatie om real-time te sturen op een positief eindresultaat, wat automatisch resulteert in lagere onderhanden werk posities.

Risico’s van hoge onderhanden werk posities