Risico’s van hoge onderhanden werk posities

8 min

Van oudsher focussen accountants op onderhanden werk als indicatie voor een financieel gezond kantoor. Het risico van focus op onderhanden werk is dat je jezelf rijk rekent; het is niets meer dan een toerekeningsvraagstuk. Het is daarom belangrijker om te weten of de projecten binnen budget verlopen, zodat je weet in hoeverre je in staat bent om de werkzaamheden binnen het afgesproken budget op te leveren. Alleen dit geeft je de informatie en de zekerheid over het rendement van je kantoor.

Hoe ontstaan hoge onderhanden werk saldo’s?

De productiviteit per medewerker is een belangrijke KPI voor accountants. Veel kantoren maken maandoverzichten van de geschreven tijd (x tarief) versus wat er gefactureerd is. Het verschil tussen geschreven tijd en de facturatie wordt per maand geanalyseerd en gecorrigeerd met af- en bijboekingen. Het verschil resulteert in een onderhanden werk boeking.

Door te veel te sturen op de facturatie van zoveel mogelijk geschreven tijd, is de focus af van de budgetbewaking, de afspraken en de communicatie daarover. Het risico is dat medewerkers tegen beter weten in productief uren schrijven. Met een onderliggende motivatie: we zien wel hoe we dat op de factuur krijgen. Vaak zien we dat accountants het afboeken vooral uitstellen. Deze (nu) niet te factureren tijd wordt geparkeerd om het later te kunnen factureren wanneer het budget of een onderbesteding dit toelaat. Deze opeenhoping aan nog te factureren tijd wordt dan maandelijks beoordeelt. Dit vertroebelt de analyse op de werkelijke prestaties en stelt de klantrelatie onder druk.

Minder focus op onderhanden werk

Hoge onderhanden werk saldo’s zijn een belangrijke indicatie dat je projectmanagement sterk verbeterd kan worden. Zie toe op de vaste prijzen en leer van de efficiencyverschillen. En factureer het advies op nacalculatiebasis zo frequent mogelijk.

Meer focus op projectmanagement

We horen accountants wel eens zeggen: 'Maar projectmanagement is toch voor de bouw?' Projectmanagement is steeds gangbaarder bij accountants, omdat dit controle en stuurinformatie geeft. Terwijl onderhanden werk achteraf inzicht geeft in de resultaten, geeft projectmanagement de mogelijkheid om real-time bij te sturen wanneer een project uit de pas dreigt te lopen. Daarmee voorkom je hoge onderhanden werk posities. Daarnaast geeft projectmanagement antwoord op de volgende vragen:

  • Is er voldoende tijd om opdrachten naar tevredenheid af te ronden?
  • Is er voldoende capaciteit om huidige en toekomstige opdrachten aan te kunnen?
  • Blijven de uren binnen het afgesproken budget?
  • Kun je alle uren factureren volgens de vooraf gestelde doelstellingen?

Real-time sturen op resultaten

De volgende onderdelen helpen om projecten efficiënter te maken.


Opdrachtbevestiging is de basis voor alle klantafspraken

Een positief projectresultaat start met goede afspraken. De relatiebeheerder legt alle afspraken vast in een duidelijke opdrachtbevestiging. In het ideale geval hebben uitvoerende collega’s ook toegang tot dit document. Zo schep je zowel intern als extern duidelijkheid.


Baken de opdracht duidelijk af in de overdracht naar collega’s

De relatiebeheerder draagt de opdracht over aan de medewerkers die het werk uitvoeren. Zorg in de communicatie voor een goede afbakening van de opdracht, zoals:

  • Duidelijke opdrachtomschrijving
  • Aangeven wie de eindverantwoordelijke is voor deze klant
  • Budget en beschikbare uren per cyclus
  • Deadline en planning
  • Helder op welke taken uren geschreven worden

Capaciteitsplanning geeft inzicht in beschikbare medewerkers

Iedere accountant kent de pieken in het loop van het jaar. Hoeveel nieuwe opdrachten kun je dan aan en in hoeverre kun je het werk spreiden, zodat de werkdruk niet te hoog is?

Door abonnementen aan te bieden, weet je precies hoeveel uren je per cyclus werkt voor klanten. Een capaciteitsplanning geeft overzicht van alle uitstaande taken. Hier koppel je de taken, benodigde uren en beschikbaarheid van de medewerkers aan elkaar. Zo heb je overzicht van de capaciteit van je medewerkers en weet je of er voldoende tijd is om opdrachten naar tevredenheid af te ronden. Ook zie je direct wat de impact is wanneer je nieuwe klanten of extra opdrachten krijgt.

Budgetbewaking zorgt voor vijftig procent minder budgetoverschrijding

De relatiebeheerder stelt per project en per cyclus een urenbudget op. Medewerkers schrijven uren op dit project. Medewerkers die uren schrijven en zelf inzicht hebben in hun resultaten, overschrijden tot vijftig procent minder vaak het budget. Het is daarom van belang dat medewerkers real-time zien welke uren zijn gepland en besteed en of zij hiermee binnen het gestelde budget blijven.


Soepele overdracht van projectfase naar facturatie

Wanneer medewerkers sluitend uren schrijven en de relatiebeheerder deze tussentijds regelmatig controleert, is het heel eenvoudig om snel en regelmatig te factureren.

Bij zuivere vaste prijzen factureert de relatiebeheerder of declarant de abonnementen per cyclus zoals deze zijn afgesproken met de klant. Bied je daarnaast ook diensten aan op basis van nacalculatie, factureer deze dan ook regelmatig om de onderhanden werk positie laag te houden.

Efficiënte communicatie van eerste klantcontact tot factuur

De laatste succesfactor van projectmanagement is een soepele flow van eerste klantcontact tot factuur. Zorg voor heldere, gestructureerde interne processen en duidelijke communicatie met collega’s. Geen losse Excelbestanden en zoekwerk waardoor je klanten of factureren over het hoofd kunt zien, maar één overzichtelijk systeem om klantinformatie, taken, uren en facturatie bij te houden.

Heldere rapportages geven extra inzicht in jouw prestaties

CRM- en projectsoftware voor accountants helpt om jouw kantoor inzicht te geven in klanten, afspraken en de status van projecten. De meeste softwarepakketten hebben de mogelijkheid om rapportages uit te lezen over de prestaties van jouw kantoor. Daarmee krijg je onder andere extra inzicht in de productiviteit, declarabiliteit, redenen van afboekingen, capaciteit, onderhanden werk en omzet. Met deze informatie heb je nog meer informatie om real-time te sturen op een positief eindresultaat, wat automatisch resulteert in lagere onderhanden werk posities.

Simplicate Alles in 1 Bedrijfssoftware
Ons team staat voor je klaar!
De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.