8 tips voor efficiënte urenregistratie
Iedere organisatie waar medewerkers uren schrijven, herkent de eeuwige strijd om iedereen op tijd en goed zijn uren te laten registreren. Niemand doet het even graag of zorgvuldig. Toch is dit een van de duurste blinde vlekken die een dienstverlener kan hebben: een uur dat niet geregistreerd wordt, is een uur dat je nooit meer kunt factureren.
Daarom is het belangrijk om de noodzaak ervan goed te communiceren en het tijdschrijven voor medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. In dit blog geven we 8 tips voor een geslaagde urenregistratie, en laten we zien hoe je die tips in de praktijk uitrolt.
1. Benadruk de noodzaak van het schrijven van uren
Bij het invoeren van een urenregistratiesysteem is het belangrijk dat je benadrukt waarom uren worden geregistreerd en wat ermee gebeurt. Tijdschrijven klinkt controlerend, maar is de sleutel tot een gezonde bedrijfsvoering. De belangrijkste reden is dat je simpelweg wilt weten waar de tijd blijft. Want weten waar de tijd blijft, geeft je inzicht in het verbeteren van de productiviteit, zowel op individueel niveau als op bedrijfsniveau.
Werk je op basis van uren, dan is het cruciaal dat de urenregistratie van het personeel op orde is. Niet alleen om de winstgevendheid te kunnen meten, maar ook om tijdig te factureren. Hoe sneller de uren geregistreerd zijn, hoe sneller de facturen naar de klanten kunnen en hoe sneller er betaald wordt. Uren schrijven is eigenlijk een vorm van factureren. Wanneer de uren correct zijn toegelicht, zal je klant de factuur sneller begrijpen en accepteren.
Wil je weten hoe je dit gesprek met je team het beste voert? In de blog Creëer draagvlak voor tijdregistratie lees je negen tips om weerstand om te zetten in draagvlak.
2. Streef discipline na en geef het goede voorbeeld
Het is vanzelfsprekend dat iedereen zijn uren op tijd boekt, waardoor vervolgprocessen zoals facturatie niet vastlopen. Het is inefficiënt en demotiverend om iedere week iedereen achter de broek aan te moeten zitten omdat de uren van de vorige week nog niet zijn geschreven. Niemand krijgt daar energie van.
Bedenk daarom een aanpak die bij jouw bedrijf past. Denk aan een terugkerend, luchtig moment waarop je de voortgang deelt, of een simpele afspraak dat leidinggevenden zelf ook op tijd hun uren schrijven. Juist wanneer managers het zelf laten liggen, verdwijnt de discipline razendsnel bij de rest van het team.
3. Houd uren schrijven zo eenvoudig mogelijk
Hoe eenvoudiger de urenregistratie voor je personeel is, hoe kleiner de kans op fouten en hoe lager de drempel. Je houdt het eenvoudig door niet te veel verschillende urensoorten aan te bieden en niet te veel uitzonderingen op de regel te hebben. Vooral bij interne projecten is het risico groot dat medewerkers 'maar wat' kiezen, met als gevolg dat de uiteindelijke sturingsinformatie te onduidelijk wordt.
Gebruik dus weinig verschillende urensoorten, maar vraag je medewerkers wel een korte toelichting te schrijven. Slimme online bedrijfssoftware helpt jou en je medewerkers bij een volledige en gebruiksvriendelijke urenregistratie. In Simplicate registreren medewerkers bijvoorbeeld eenvoudig hun uren via de app, timetracker, agenda of timesheet.
4. Stel doelen en maak ze inzichtelijk
Doelen zijn tweeledig. Ten eerste heeft ieder project een budgetbegroting. Daarnaast hebben medewerkers doelen in de vorm van normuren, of een bedrag dat jaarlijks voor klanten gewerkt moet worden, simpelweg om het bedrijf de rendementsdoelstellingen te laten halen.
Wanneer doelen niet goed vastgelegd of gecommuniceerd worden, hebben ze weinig zin. Zorg er dus voor dat projectbegrotingen helder zijn vastgelegd en voor iedereen toegankelijk zijn. Maak vervolgens inzichtelijk in hoeverre de doelen gehaald worden, zowel op projectniveau als op medewerkerniveau, volledig transparant.
Zo kun je belangrijke vragen beantwoorden over de tijdsinvesteringen van medewerkers en krijg je een beter beeld van de zaken die goed, dan wel minder goed gaan. Vergeet bovendien niet om de gestelde doelstellingen regelmatig te evalueren en eventueel bij te stellen.
5. Registreer alle uren, niet alleen de uren die gefactureerd moeten worden
Wanneer je alleen de uren registreert die je wilt factureren aan je klanten, lijkt dit tijdsefficiënt, maar je loopt nogal wat inzicht mis, en waarschijnlijk ook omzet.
Het beste is om je medewerkers alle uren die ze conform hun rooster moeten maken te laten registreren. Dit wordt ook wel volledig tijdschrijven genoemd. Niet-geschreven uren geven namelijk geen enkel inzicht. Hoe weet je immers of er in deze tijd niet aan klanten is gewerkt, en of deze tijd niet gefactureerd had moeten worden? Ook geven je budgetten een vertekend beeld als niet alle tijd is geregistreerd.
Daarnaast is het eenvoudiger om vast te stellen of iemand klaar is met zijn urenregistratie wanneer de geschreven uren gelijk zijn aan het weekrooster van de medewerker. Een weekrooster van 40 uur betekent dus ook 40 uur registreren.
6. Registreer ook verlof en verzuim in de urenregistratie
In het verlengde van de vorige tip is het ook aan te bevelen om verlof en verzuim in de urenregistratie op te nemen. Wanneer de verlof- en verzuimregistratie geïntegreerd is met de urenregistratie, sla je twee vliegen in één klap. Het geregistreerde verlof staat direct ook in de verlofregistratie en het saldo is bijgewerkt. Weg dus met alle losse Excel-bestanden.
7. Creëer een eenvoudig proces om de urenregistratie te controleren
Het belangrijkste bij de urencontrole is dat je wilt vaststellen dat iedereen zijn tijd heeft verantwoord, zodat je verder kunt met het vervolgproces: de facturatie. Ook hier is het weer belangrijk dat iedereen al zijn tijd schrijft en niet alleen de declarabele tijd, zie tip 5 en 6.
Probeer dit proces zo veel mogelijk te automatiseren. Hoe eenvoudiger de opzet van de urenregistratie, hoe minder tijd de controle kost. Wanneer je medewerkers gewend zijn om tijd te schrijven, hoef je je alleen te focussen op uitzonderingen. Denk bijvoorbeeld aan een controle op het halen van de normuren, en een controle op de tijdsbesteding van niet-declarabele uren.
8. Automatiseer je facturatie vanuit de urenregistratie
De laatste tip voor efficiënte urenregistratie: uren schrijven is eigenlijk je factuurspecificatie maken. Zorg dus voor een systeem waarin de geregistreerde uren met één druk op de knop gefactureerd kunnen worden. Dit los van elkaar in twee systemen doen is niet alleen inefficiënt, je loopt ook risico op het vergeten van uren. Bovendien geven je projecten dan geen inzicht meer in bestede versus gefactureerde tijd.
Zo voer je urenregistratie stap voor stap in
Herken je bovenstaande tips, maar weet je niet waar je moet beginnen? Voer de verandering gefaseerd in:
- Bepaal eerst je doel. Wil je nauwkeuriger factureren, beter inzicht in projecten, of simpelweg minder administratieve rompslomp? Dat doel bepaalt welke tips voor jouw team het zwaarst wegen.
- Start met een klein team of één project. Verzamel feedback, los kinderziektes op en pas je aanpak aan voordat je organisatiebreed uitrolt.
- Maak duidelijke afspraken over wanneer en hoe. Een nieuwe manier van werken is pas succesvol als iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
- Evalueer na een paar maanden. Kijk samen met je team of de doelen uit de eerste stap zijn behaald, en stel bij waar nodig.
Veelgestelde vragen
Waarom is urenregistratie belangrijk als we toch al vaste prijzen hanteren?
Ook bij vaste prijzen wil je weten hoeveel tijd een project daadwerkelijk kost. Zonder urenregistratie weet je niet of je te veel of te weinig uren hebt begroot, en loop je het risico dat je structureel te goedkoop offreert.
Hoeveel verschillende urensoorten moet ik gebruiken?
Zo min mogelijk. Elke extra urensoort verhoogt de drempel om uren te schrijven en vergroot de kans dat medewerkers willekeurig een categorie kiezen. Werk liever met een korte toelichting per registratie dan met tien verschillende urensoorten.
Moeten medewerkers ook niet-declarabele uren registreren?
Ja. Alleen declarabele uren registreren geeft een vertekend beeld van waar de tijd van je team daadwerkelijk naartoe gaat, en maakt het onmogelijk om productiviteit en declarabiliteit betrouwbaar te berekenen.
Hoe lang duurt het voordat een team gewend is aan een nieuwe manier van urenregistratie?
Reken op enkele weken tot een maand voordat het een automatisme wordt, mits je klein begint, feedback ophaalt en de noodzaak duidelijk communiceert.
Stuur op productiviteit en declarabiliteit met de juiste software
Met de juiste software wordt urenregistratie voor je team makkelijker, en wordt sturen op productiviteit en declarabiliteit sneller en betrouwbaarder. Medewerkers registreren hun uren in een paar klikken, jij ziet in realtime waar de tijd naartoe gaat, en facturatie rolt automatisch uit de geregistreerde uren.
Benieuwd hoe jouw team scoort ten opzichte van vergelijkbare bedrijven in jouw branche? Download het Benchmark Report. Wil je liever direct zien hoe onze software jouw team helpt om uren efficiënt te registreren? Onze experts laten het je zien in een demo.
