Privacy- en cookieverklaring
Simplicate Software B.V.
Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 27 maart 2023.
Dit is de privacy- en cookieverklaring van Simplicate Software B.V. gevestigd te Groningen aan de Laan Corpus den Hoorn 102-1 9728 JR (hierna: “Simplicate”, “we” of “wij”). Jouw privacy is voor Simplicate van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG). Dit betekent dat wij:
● Onze doeleinden duidelijk vastleggen, voordat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring;
● Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
● Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
● Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens van ons verwerken;
● Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw bij ons verwerkte persoonsgegevens.
Jouw persoonsgegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd zorgvuldig gebruiken. In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit wat Simplicate allemaal doet met de informatie die wij over jou te weten komen.
Als je vragen hebt of wilt weten wat wij precies van jou bijhouden, neem dan contact op met Simplicate via het e-mailadres [email protected]. Daarnaast kan je bellen naar het telefoonnummer: 088 – 520 0500.
1. Wat staat er in de privacy- en cookieverklaring?
Deze privacy- en cookieverklaring geeft een overzicht van de persoonsgegevens die Simplicate over jou verzamelt en gebruikt. Als je de website van Simplicate bezoekt, gebruik maakt van onze dienstverlening of bijvoorbeeld een webformulier invult, dan verwerken wij jouw persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is ieder gegeven waarmee je als individu kan worden geïdentificeerd. Ook laat deze privacy
en cookieverklaring zien welke soorten cookies worden gebruikt op onze website.
2. Persoonsgegevens die wij van jou verwerken
De persoonsgegevens die wij van jou verwerken zijn vereist voor verschillende doeleinden afhankelijk van jouw gebruik van Simplicate. Daarom behandelen wij hieronder per doeleinde welke persoonsgegevens wij hiervoor van jou verwerken.
Jouw (proef)account
Bij bepaalde onderdelen van Simplicate moet je eerst inloggen. Jouw organisatie kan een betaald Simplicate-account of een gratis proefaccount hebben. Om in te loggen moet je informatie over jezelf opgeven en een wachtwoord kiezen. Daarmee maken wij een account voor jou aan, waarop je kunt inloggen met jouw e-mailadres en een zelfgekozen wachtwoord. Hiervoor gebruiken wij jouw:
● Voor- en achternaam
● E-mailadres
● Domeinnaam
● Bedrijfsnaam
● KVK-nummer
● Wachtwoord
● Telefoonnummer
Wij verwerken deze persoonsgegevens om de overeenkomst die wij met jou aangaan, uit te kunnen voeren. Wij bewaren deze persoonsgegevens om je goed van dienst te kunnen zijn in navolgende contactmomenten. En wij bewaren zodat je niet telkens opnieuw de informatie hoeft in te vullen. Wij kunnen je in dit geval makkelijker benaderen als dat nodig is. Je kunt via jouw account ook de informatie aanpassen wanneer je dat wilt. Je kunt gebruik maken van je recht van vergetelheid wanneer je wilt dat wij al je persoonsgegevens wissen uit onze systemen. Als je daar gebruik van wilt maken, neemt contact op met onze Privacy Officer Mark Lubbersen via: [email protected].
Contact
Via de chatfunctie op de website, de telefoon en de e-mail kun je ons vragen stellen of aanvragen doen. Om jouw vraag of aanvraag optimaal te kunnen behandelen, hebben wij enkele persoonsgegevens nodig:
● Voor- en achternaam
● Contactgegevens (telefoonnummer of e-mailadres)
● Functietitel
● Eventuele andere informatie die je verstrekt
Deze informatie verwerken wij op basis van de uitvoering van de overeenkomst. Wanneer er vrijblijvend contact wordt gezocht, is dit op basis van toestemming. Wij bewaren deze informatie zodat we je bij een volgende vraag sneller kunnen helpen.
Je kunt gebruik maken van je recht van vergetelheid wanneer je wilt dat wij al je persoonsgegevens wissen uit onze systemen. Als je daar gebruik van wilt maken, neemt contact op met onze Privacy Officer Mark Lubbersen via: [email protected].
Leveren van diensten
Als je gebruik maakt van de diensten van Simplicate, verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens van jou. Namelijk:
● Voor- en achternaam contactpersoon
● (Zakelijke) contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
● NAW-gegevens
● Functietitel
● Bedrijfsnaam
● Factuurgegevens
● Betalingsgegevens
Dit doen wij ter uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren deze informatie, tot één jaar na afloop van de overeenkomst. Bepaalde klantgegevens bewaren wij zeven jaar in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Applicatie
Als je gebruik maakt van de applicatie om jouw omgeving te beheren, hebben wij enkele persoonsgegevens nodig:
● Inloggegevens
● Apparaat-ID
● Sessiegegevens
Dit doen wij ter uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren deze informatie, tot één maand na afloop van de overeenkomst.
Plan een demo
Simplicate biedt op de website de mogelijkheid aan tot het inplannen van een demo, waarbij Simplicate een eerste advies geeft over hoe het specifieke bedrijfsproces van jouw bedrijf kan worden gestroomlijnd met onze software. Voor het plannen van de online demo gebruiken wij jouw:
● Voor- en achternaam
● E-mailadres
● Telefoonnummer
● Bedrijfsnaam
● KVK-nummer
Dit doen wij ter uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren deze informatie voor een periode van drie jaar na de aanvraag voor het inplannen van een demo. Mochten wij er niet in slagen om met je in contact te komen, of besluit je van de demo af te zien, dan worden jouw persoonsgegevens na deze periode verwijderd.
“Wij bewaren deze informatie zodat voor een periode van drie jaar na de aanvraag voor het inplannen van een demo. Mochten wij er niet in slagen om met je in contact te komen, of besluit je van de demo af te zien, dan worden jouw persoonsgegevens na deze periode verwijderd.”
Wanneer je op basis van de demo besluit gebruik te maken van onze diensten, bewaren we de informatie tot één jaar na afloop van de overeenkomst.
Ervaringen
Op onze website plaatsen wij klantverhalen met de ervaringen van de gebruikers van onze diensten. Hiervoor gebruiken wij jouw:
● Voor- en achternaam
● Functietitel
● Bedrijfsnaam
● Foto
● Inhoud van de gedeelde ervaring
3
De verwerking van deze informatie gebeurt op basis van jouw toestemming. Wij bewaren deze informatie, totdat je jouw toestemming intrekt. Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken, door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.
Solliciteren
Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie gestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Hiervoor gebruiken wij jouw:
● NAW-gegevens
● Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
● Curriculum Vitae
● Motivatiebrief
● Salarisindicatie
● Referenties
● Datum beschikbaarheid
● Link naar LinkedIn-profiel
● Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie
Jouw sollicitatie gegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd vrijkomt. Wanneer wij jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.
3. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?
Enkel geautoriseerde werknemers van Simplicate hebben toegang tot jouw persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun werkzaamheden.
Daarnaast worden de persoonsgegevens aan enkele derde partijen verstrekt, indien dit op basis van de huidige wetgeving toegestaan is. Persoonsgegevens kunnen aan derde partijen verstrekt worden naar aanleiding van:
● Het verzorgen van de internet omgeving
● Het verzorgen van de (financiële) administratie
● Het creëren van een chatfunctie op onze website
● De uitvoering van de overeenkomst met jou (cookiedienstverleners, hostingpartij etc.)
● Gegeven toestemming
● Een gerechtvaardigd belang ● Een wettelijk verplichting (bijvoorbeeld bij een vermoeden van een misdrijf)
Simplicate geeft nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is gesloten. Met de derde partijen worden duidelijke afspraken gemaakt om jouw persoonsgegevens te waarborgen. Zonder jouw uitdrukkelijk voorafgaande toestemming worden de persoonsgegevens niet aan andere derden verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Social media buttons
Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke je doorgeleiden naar de social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zal je advertenties tegenkomen op je social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:
● Facebook (privacyverklaring)
● Twitter (privacyverklaring)
● Instagram (privacyverklaring)
● LinkedIn (privacyverklaring)
4. Doorgifte van jouw persoonsgegevens?
Tenzij anders vermeld, verwerken en bewaren we jouw persoonsgegevens in de Europees Economische Ruimte (hierna: EER). Indien persoonsgegevens buiten de EER verwerkt worden, zorgen wij ervoor dat de persoonsgegevens op een passende manier beschermd zijn.
5. Beveiliging
Simplicate neemt passende en redelijke veiligheidsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, wijziging, openbaarmaking, verlies of oneigenlijk gebruik. Daarnaast waarborgt Simplicate de juistheid en integriteit van jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij treffen technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiliging omtrent de toegang tot onze systemen.
6. Welke rechten heb je ten aanzien van jouw persoonsgegevens? Op grond van de privacywet- en regelgeving heb je verschillende rechten:
● Recht op inzage. Je kan ons verzoeken om kosteloos informatie te krijgen betreffende de persoonsgegevens die Simplicate over je verwerkt. ● Recht op rectificatie. Als wij jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig verwerken, dan heb je het recht deze te laten corrigeren of te laten aanvullen. Op jouw verzoek zullen we de persoonsgegevens corrigeren of aanvullen. Je kan jouw toestemming te allen tijde intrekken voor toekomstige verwerkingen door ons van jouw persoonsgegevens. ● Recht op beperking. Indien van toepassing heb je het recht om beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt kort gezegd in dat wij een tijdelijk slot op de persoonsgegevens leggen, totdat een bezwaar of probleem is opgelost. De persoonsgegevens worden dan niet verwerkt of gewijzigd.
● Recht op bezwaar. Indien van toepassing, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing en op basis van onder andere de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’.
● Recht op overdraagbaarheid van gegevens. Indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
● Recht om je toestemming in te trekken. Indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
● Recht op verwijdering. Je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
Indien je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, dan kan je altijd contact met ons opnemen met de hieronder omschreven contactgegevens.
Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.
Wij zullen in principe binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.
7. Klacht indienen
Als je een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens of over de cookies op onze website, dan kan je een e-mail sturen naar [email protected]. Simplicate zorgt ervoor dat de klacht intern wordt behandeld en communiceert dit verder met je.
Als je niet tevreden bent over het afhandelen van de klacht over het gebruik van jouw persoonsgegevens door ons, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies
Op onze website maken wij en derde partijen gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestand dat met webpagina’s van onze website wordt meegestuurd. De browser plaatst de cookie vervolgens op de harde schijf van jouw computer, tablet of telefoon. Door cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over de bezoeker. Cookies verzamelen gegevens zoals jouw IP-adres, Cookie-ID, website- en klikgedrag en referrer-URL. Wij maken onderscheid tussen drie verschillende soorten cookies. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:
● Functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies)
● Het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies)
● Gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies)
Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies. Onder bijlage 1 vind je alle cookies die op jouw computer kunnen worden geplaatst door Simplicate en derde partijen.
Het beheren van jouw cookies
Je kunt cookies altijd controleren en/of wissen. Meer informatie vind je op veiliginternetten.nl. Je kunt alle cookies op jouw computer wissen en je kunt jouw browser zo instellen dat cookies geblokkeerd worden. Dat betekent wel dat je na ieder bezoek op onze website jouw voorkeuren opnieuw moet instellen. Daarnaast kan het voorkomen dat bepaalde delen van onze website niet (optimaal) werken.
9. Contactgegevens
Mocht je nog vragen hebben over deze privacy- en cookieverklaring of wil je de bovenstaande rechten (onder punt 6) uitoefenen? Neem dan contact op met Simplicate via onderstaande contactgegevens:
Simplicate Software B.V.
De Laan Corpus den Hoorn 102-1
9728 JR Groningen
088 – 520 0500
KvK nummer: 59637781
Bijlage 1. De lijst met alle cookies op de website van Simplicate In het pdf vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.
