Blog bedrijfsprocessen digitaliseren

Bedrijfsprocessen digitaliseren brengt flow in jouw organisatie

Femke Bakker
Femke Bakker

Jouw teamleden moeten zo veel mogelijk ruimte hebben om te doen waar zij de beste in zijn. Adviseren, ontwikkelen, creëren. Als management ondersteun je je team optimaal door de secundaire bedrijfsprocessen te digitaliseren. Door de verplichte administratie eenvoudig te maken, zoals klantgegevens bijhouden en uren schrijven, zijn je teamleden hier minder tijd aan kwijt en halen ze meer positieve energie - en omzet - uit het werk voor klanten. Zo werk je efficiënter en maak je jouw medewerkers gelukkiger.

Welke bedrijfsprocessen kun je digitaliseren?

Alle secundaire bedrijfsprocessen kun je digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Klantgegevens (CRM)

  • Offertes maken, digitaal versturen en ondertekenen

  • Projectmanagement

  • Planning

  • Urenregistratie

  • Facturatie

  • HRM, inclusief roosters, vakanties, verlof- en verzuimregistratie

  • Workflows

ROI van bedrijfsprocessen digitaliseren

Wat levert digitalisatie van bedrijfsprocessen op voor jouw organisatie? Dat antwoord hangt af van hoe efficiënt je jouw organisatie inricht. Bij organisaties die werken op uurbasis is de maximale omzet gebaseerd is op het uurtarief en de daadwerkelijk gefactureerde uren van alle medewerkers. Wanneer teams voldoende productief zijn en binnen het budget blijven, is dat een garantie dat de omzetdoelstellingen worden behaald.

Maar de werkelijke omzet hangt af van de efficiëntie van alle teamleden. Dat betekent niet dat zij altijd maar harder of sneller moeten werken; het gaat er juist om dat je je bedrijfsprocessen zo slim inricht, dat teamleden zo min mogelijk administratie hebben en zo veel mogelijk tijd besteden aan de klant. Door je bedrijfsprocessen te digitaliseren, kun je uiteindelijk meer uren factureren.

Wij hebben meer dan 1.300 bedrijven geholpen met een best practise voor organisaties die diensten verlenen. De ROI (return on investment) die wij zien is dat teams tot vijftig procent minder vaak budgetten overschrijden en dat ze tot tachtig procent sneller factureren. Daardoor verdienen zij de investering in digitalisering ruimschoots terug.

Bedrijfsprocessen software kiezen

De software die je kiest om je bedrijfsprocessen te digitaliseren, heeft een grote impact op jouw werkwijze. Kies je bijvoorbeeld meerdere softwarepakketten die ieder een deeloplossing aanbieden, dan kost het veel tijd om alle informatie uiteindelijk over te tikken en te bundelen. Dat haalt je medewerkers uit de flow.

Projectsoftware of alles-in-één-software brengt alle bedrijfsprocessen en informatie naar één plek. Een voorbeeld hiervan is Simplicate. Alle medewerkers hebben toegang tot dezelfde software. Dit is een voorbeeld van het meest gevolgde proces in de software:

  • Je verstuurt een offerte

  • De klant ondertekent de offerte digitaal

  • De medewerker zet de offerte met één klik om tot een project waarin het volgende team uren kan schrijven

  • De projectleider plant taken in bij teamleden, rekening houdend met de beschikbaarheid van de teamleden volgens hun roosters (in HRM)

  • Teamleden schrijven uren en zien direct welke invloed hun uren hebben op het totale budget van de klant

  • Op de vooraf aangegeven datum staan de conceptfacturen klaar voor facturatie. De omschrijvingen en uren zijn overgenomen uit de offerte en goedgekeurde uren. Je verstuurt je deze met één klik naar de klant

  • Facturen staan automatisch in de boekhouding dankzij de boekhoudkoppeling

  • Alle statistieken, zoals productiviteit, declarabiliteit, verwachte en toekomstige omzet, zijn automatisch beschikbaar in een BI-dashboard

Bedrijfsprocessen optimaliseren brengt flow in jouw organisatie

Je bedrijfsprocessen optimaliseren zorgt voor meer inzicht en overzicht van al je klanten en projecten. Daarnaast brengen deze duidelijke afspraken ook meer flow in jouw organisatie. Alles is eenvoudiger en gaat daardoor sneller: uren schrijven, factureren, verlof aanvragen, klantinformatie opzoeken. Daardoor hebben jouw teamleden de mogelijkheid om meer tijd te besteden aan klanten en kunnen zij succesvoller werken.

Simplicate support
Ons team staat voor je klaar!
Gebruiksvriendelijke CRM- en projectsoftware voor de meeste efficiënte flow in jouw bedrijf.