Bedrijfsprocessen digitaliseren brengt flow in jouw organisatie
Jouw teamleden moeten zo veel mogelijk ruimte hebben om te doen waar zij de beste in zijn. Adviseren, ontwikkelen, creëren. Als management ondersteun je je team optimaal door de secundaire bedrijfsprocessen te digitaliseren. Door de verplichte administratie eenvoudig te maken, zoals klantgegevens bijhouden en uren schrijven, zijn je teamleden hier minder tijd aan kwijt en halen ze meer positieve energie - en omzet - uit het werk voor klanten. Zo werk je efficiënter en maak je jouw medewerkers gelukkiger.
Welke bedrijfsprocessen kun je digitaliseren?
Alle secundaire bedrijfsprocessen kun je digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan:
Klantgegevens (CRM)
Offertes maken, digitaal versturen en ondertekenen
Projectmanagement
Planning
Urenregistratie
Facturatie
HRM, inclusief roosters, vakanties, verlof- en verzuimregistratie
Workflows
ROI van bedrijfsprocessen digitaliseren
Wat levert digitalisatie van bedrijfsprocessen op voor jouw organisatie? Dat antwoord hangt af van hoe efficiënt je jouw organisatie inricht. Bij organisaties die werken op uurbasis is de maximale omzet gebaseerd is op het uurtarief en de daadwerkelijk gefactureerde uren van alle medewerkers. Wanneer teams voldoende productief zijn en binnen het budget blijven, is dat een garantie dat de omzetdoelstellingen worden behaald.
Maar de werkelijke omzet hangt af van de efficiëntie van alle teamleden. Dat betekent niet dat zij altijd maar harder of sneller moeten werken; het gaat er juist om dat je je bedrijfsprocessen zo slim inricht, dat teamleden zo min mogelijk administratie hebben en zo veel mogelijk tijd besteden aan de klant. Door je bedrijfsprocessen te digitaliseren, kun je uiteindelijk meer uren factureren.
Wij hebben meer dan 1.300 bedrijven geholpen met een best practise voor organisaties die diensten verlenen. De ROI (return on investment) die wij zien is dat teams tot vijftig procent minder vaak budgetten overschrijden en dat ze tot tachtig procent sneller factureren. Daardoor verdienen zij de investering in digitalisering ruimschoots terug.
Bedrijfsprocessen software kiezen
De software die je kiest om je bedrijfsprocessen te digitaliseren, heeft een grote impact op jouw werkwijze. Kies je bijvoorbeeld meerdere softwarepakketten die ieder een deeloplossing aanbieden, dan kost het veel tijd om alle informatie uiteindelijk over te tikken en te bundelen. Dat haalt je medewerkers uit de flow.
Projectsoftware of alles-in-één-software brengt alle bedrijfsprocessen en informatie naar één plek. Een voorbeeld hiervan is Simplicate. Alle medewerkers hebben toegang tot dezelfde software. Dit is een voorbeeld van het meest gevolgde proces in de software:
Je verstuurt een offerte
De klant ondertekent de offerte digitaal
De medewerker zet de offerte met één klik om tot een project waarin het volgende team uren kan schrijven
De projectleider plant taken in bij teamleden, rekening houdend met de beschikbaarheid van de teamleden volgens hun roosters (in HRM)
Teamleden schrijven uren en zien direct welke invloed hun uren hebben op het totale budget van de klant
Op de vooraf aangegeven datum staan de conceptfacturen klaar voor facturatie. De omschrijvingen en uren zijn overgenomen uit de offerte en goedgekeurde uren. Je verstuurt je deze met één klik naar de klant
Facturen staan automatisch in de boekhouding dankzij de boekhoudkoppeling
Alle statistieken, zoals productiviteit, declarabiliteit, verwachte en toekomstige omzet, zijn automatisch beschikbaar in een BI-dashboard
Bedrijfsprocessen optimaliseren brengt flow in jouw organisatie
Je bedrijfsprocessen optimaliseren zorgt voor meer inzicht en overzicht van al je klanten en projecten. Daarnaast brengen deze duidelijke afspraken ook meer flow in jouw organisatie. Alles is eenvoudiger en gaat daardoor sneller: uren schrijven, factureren, verlof aanvragen, klantinformatie opzoeken. Daardoor hebben jouw teamleden de mogelijkheid om meer tijd te besteden aan klanten en kunnen zij succesvoller werken.
