Declarabiliteit en productiviteit berekenen
Productiviteit en declarabiliteit zijn belangrijke KPI’s om te monitoren hoe winstgevend jouw bedrijf is. Beide zijn ze gebaseerd op de uren die je medewerkers schrijven voor een klant, maar toch nét even anders. Hoe bereken je productiviteit en declarabiliteit? Wat zegt het vervolgens over hoe je het doet, en hoe kun je het verhogen? Dat leggen we je in dit artikel uit.
Productiviteit berekenen
Als je je urenregistratie op orde hebt, kun je de productiviteit makkelijk berekenen. Je berekent de productiviteit zo:
klanturen
------------------- x 100%
roosteruren - verlof
Werkt een medewerker dus elke week 40 uur, schrijft hij 32 uren daarvan op de klant, en neemt hij deze week geen verlof op? Dan is de productiviteit van de medewerker in deze week 32 / (40 - 0) * 100% = 80%.
Wanneer je je productiviteit hebt berekend, heb je een heel waardevolle statistiek in handen. Aan de hand van productiviteitscijfers kun je namelijk zien hoeveel tijd je teamleden besteden aan klanten. Heeft de ene collega een lage productiviteit? Misschien doet die veel interne projecten. Heeft een andere collega juist een extreem hoge productiviteit? Tijd om te checken of die wel genoeg tijd heeft om alles af te krijgen. Zo kun je aan de hand van productiviteit werk herverdelen. En dat zorgt voor blije medewerkers die doen waar ze goed in zijn.
Rekenvoorbeeld productiviteit in een jaar
Om echt iets met deze cijfers te kunnen, is het belangrijk om de productiviteit te berekenen over een langere periode. Met dit voorbeeld bereken je de productiviteit over een jaar. Vervolgens kun je hiermee ook de begrote opbrengst per medewerker per jaar berekenen. Dit kun je weer meenemen als je je begroting maakt voor het nieuwe jaar of om tussentijds op bij te sturen.
Een medewerker werkt 40 uur per week.
Dat zijn per jaar: 52 weken x 40 = 2.080 uur.
Daar gaan 6 feestdagen af: 6 x 8 uur = 48 uur.
En 25 vakantiedagen: 25 x 8 uur = 200 uur.
Het maximum aantal beschikbare werkuren is dan: 2.080 - 48 - 200 = 1.832 uur.
In werkelijkheid kan bijna niemand 100% productief zijn. Je hebt bijvoorbeeld ook meetings, reistijd en interne werkzaamheden. Stel daarom zelf een realistische normproductiviteit, bijvoorbeeld van 80%.
Het begrote aantal productieve uren komt dan op 80% x 1.832 = 1.465,6 uur.
Het begrote verkoop uurtarief is bijvoorbeeld € 100.
De begrote opbrengst per jaar voor de medewerker is 1.465,6 uur x € 100 = € 146.56.
Declarabiliteit berekenen
Niet elk productief uur is ook een declarabel uur. En dat is waarom declarabiliteit belangrijk is. Een uur is declarabel wanneer je het op de factuur kunt zetten. En dat kan niet altijd. Soms spreek je bijvoorbeeld af dat je 20 uur aan een project besteedt, maar heeft een medewerker 24 uur nodig om het goed af te ronden. De klant betaalt dus 20 uur, terwijl het jou 24 heeft gekost.
De declarabiliteit bereken je zo:
productieve uren - niet te factureren nacalculatie-uren + correcties
--------------------------------------- x 100%
roosteruren - verlof
Belangrijk om te weten: als je deze berekening wil loslaten op je cijfers, moet je wel gecorrigeerd hebben op over- en onderbesteding. Doe je dit niet, dan zijn je declarabiliteitscijfers niet betrouwbaar.
Productiviteit versus declarabiliteit
Zoals je ziet, zijn productiviteit en declarabiliteit belangrijke statistieken om inzicht te krijgen in je bedrijfsresultaten. Hoewel ze op elkaar lijken, zijn er ook verschillen. En dat heeft gevolgen voor de manier waarop je ze gebruikt om mee te sturen. Welke kun je beter als leidraad nemen? Je leest het in de blog Productiviteit versus declarabiliteit.
Bereken jouw norm voor productiviteit
Wanneer doe je het goed? Dat kun je bepalen door een normproductiviteit te berekenen aan de hand van de huidige gemiddelde productiviteit. Wat een goede normproductiviteit is, verschilt per branche en per bedrijf. Je berekent de normproductiviteit voor jouw bedrijf zo:
- Start met je bedrijfsresultaten. Wat zijn je omzetdoelstellingen voor het komende jaar? Zet dit in je begroting.
- Vermenigvuldig nu de huidige gemiddelde productiviteit van je medewerkers met het totaal beschikbare uren (contracturen per jaar - verlof en feestdagen) om te berekenen hoeveel uren er beschikbaar zijn voor klanten.
- Vermenigvuldig dat vervolgens met je gemiddelde uurtarief om te berekenen of je je omzetdoelstellingen gaat halen met deze productiviteit. Lukt dat? Dan is je begroting rond. Lukt het niet, dan moet je óf je uurtarief óf je productiviteit verhogen.
Wat als je de normproductiviteit niet haalt?
Als een medewerker de normproductiviteit niet haalt, komt dat niet altijd omdat die ‘niet hard genoeg werkt’. Als er bijvoorbeeld onvoldoende opdrachten zijn, kán de medewerker simpelweg niet productief zijn. Een medewerker moet van tevoren weten welke werkzaamheden hij moet verrichten en binnen welke tijd dat moet gebeuren. Om dit goed aan te sturen heeft de projectmanager inzicht nodig in de lopende opdrachten en beschikbare budgetten. Een lagere productiviteit is daarom juist aanleiding om het gesprek aan te gaan.
3 tips om je productiviteit te verhogen
1. Stimuleer eerlijke urenregistratie
Veel medewerkers lijken minder productief, omdat ze te voorzichtig zijn. Ze willen de klant niet opzadelen met budgetoverschrijdingen. Stimuleer collega’s om toch eerlijk uren te schrijven. Dat is essentieel om tot een realistische ureninschatting te komen. Ga op basis daarvan eerder het gesprek aan met de klant, of begroot meer tijd op offertes.
2. Zorg voor voldoende capaciteit en opdrachten
Hou de productiviteit hoog door een goede balans te houden tussen capaciteit en (toekomstige) opdrachten. Wijkt je productiviteit toch af van de norm? Analyseer in hoeverre je planning werkelijkheid is geworden. Had je te weinig opdrachten of was de planning inefficiënt? Kijk vooruit en stuur op tijd bij. Zo voorkom je een tekort of overvloed aan werk en personeel.
3. Houd declarabiliteit in de gaten
Zijn je productieve uren gedekt met gedeclareerde omzet? Monitor hiervoor de bij- en afboekingen per klant. En zorg dat projecten gemiddeld genomen binnen budget blijven. Bespreek bijzonderheden met je team om te leren hoe verschillen in uren en omzet ontstaan. Zo kan je eerder het gesprek met de klant aangaan bij budgetoverschrijdingen.
Stuur op productiviteit en declarabiliteit met de juiste software
Met de juiste software wordt sturen op productiviteit en declarabiliteit makkelijker en sneller. De software maakt uren schrijven makkelijk en berekent productiviteit en declarabiliteit van teams. Zo worden budgetten inzichtelijk en kun je realistisch plannen. Resultaat: blije teamleden én blije klanten. Benieuwd hoe onze software je helpt om te sturen op productiviteit en declarabiliteit? Onze experts laten het je zien in een demo.
