Declarabiliteit en productiviteit berekenen
Productiviteit en declarabiliteit zijn belangrijke KPI's om te monitoren hoe winstgevend jouw bedrijf is. Beide zijn ze gebaseerd op de uren die je medewerkers schrijven voor een klant, maar toch net even anders. Hoe bereken je productiviteit en declarabiliteit? Wat is dan een goede score, en hoe verschilt die per rol en per branche? En hoe kun je het verhogen? Dat leggen we je in dit artikel uit.
Productiviteit berekenen
Als je je urenregistratie op orde hebt, kun je de productiviteit makkelijk berekenen. Je berekent de productiviteit zo:
klanturen
------------------- x 100%
roosteruren - verlof
Werkt een medewerker dus elke week 40 uur, schrijft hij 32 uren daarvan op de klant, en neemt hij deze week geen verlof op? Dan is de productiviteit van de medewerker in deze week 32 / (40 - 0) x 100% = 80%.
Wanneer je je productiviteit hebt berekend, heb je een waardevolle statistiek in handen. Aan de hand van productiviteitscijfers zie je namelijk hoeveel tijd je teamleden besteden aan klanten. Heeft de ene collega een lage productiviteit? Misschien doet die veel interne projecten. Heeft een andere collega juist een extreem hoge productiviteit? Tijd om te checken of die wel genoeg tijd heeft om alles af te krijgen. Zo kun je aan de hand van productiviteit werk herverdelen. En dat zorgt voor blije medewerkers die doen waar ze goed in zijn.
Rekenvoorbeeld productiviteit in een jaar
Om echt iets met deze cijfers te kunnen, is het belangrijk om de productiviteit te berekenen over een langere periode. Met dit voorbeeld bereken je de productiviteit over een jaar. Vervolgens kun je hiermee ook de begrote opbrengst per medewerker per jaar berekenen. Dit neem je weer mee in je begroting voor het nieuwe jaar, of om tussentijds bij te sturen.
In werkelijkheid kan bijna niemand 100% productief zijn. Je hebt bijvoorbeeld ook meetings, reistijd en interne werkzaamheden. Stel daarom zelf een realistische normproductiviteit, bijvoorbeeld van 80%.
Het begrote aantal productieve uren komt dan op 80% x 1.832 = 1.465,6 uur. Het begrote verkoop uurtarief is bijvoorbeeld € 100. De begrote opbrengst per jaar voor de medewerker is 1.465,6 uur x € 100 = € 146.560.
Declarabiliteit berekenen
Niet elk productief uur is ook een declarabel uur. En dat is waarom declarabiliteit belangrijk is. Een uur is declarabel wanneer je het op de factuur kunt zetten. En dat kan niet altijd. Soms spreek je bijvoorbeeld af dat je 20 uur aan een project besteedt, maar heeft een medewerker 24 uur nodig om het goed af te ronden. De klant betaalt dus 20 uur, terwijl het jou 24 heeft gekost.
De meest gebruikte basisformule voor declarabiliteit is:
declarabele uren
------------------- x 100%
productieve uren
Bij Simplicate rekenen we net iets preciezer. We corrigeren namelijk voor nacalculatie: uren die je uiteindelijk niet kunt factureren omdat een project is uitgelopen, en voor eventuele correcties achteraf. Zo krijg je een cijfer dat je bedrijfsresultaat echt weerspiegelt, in plaats van alleen een momentopname:
productieve uren - niet te factureren nacalculatie-uren + correcties
--------------------------------------------------------------------- x 100%
roosteruren - verlof
Belangrijk om te weten: als je deze berekening wilt loslaten op je cijfers, moet je wel gecorrigeerd hebben op over- en onderbesteding. Doe je dit niet, dan zijn je declarabiliteitscijfers niet betrouwbaar.
Wat is een goede declarabiliteit en productiviteit?
- Onder 50%: zorgelijk. Dit niveau is structureel verlieslatend.
- 50% tot 70%: onder de norm. Tijd om te analyseren waar de uren blijven.
- 70% tot 85%: gezond en winstgevend. Dit is de meest voorkomende norm in de dienstverlening.
- Boven 85%: let op overbelasting, zeker als dit structureel zo blijft.
Een score boven de 85% klinkt aantrekkelijk, maar is op de lange termijn vaak niet houdbaar. Medewerkers hebben ook tijd nodig voor overleg, ontwikkeling en onvoorziene zaken. Structureel te hoog scoren is net zo'n signaal om naar te kijken als structureel te laag scoren.
Realistische normen per rol
Eén organisatiebreed gemiddelde zegt niet zoveel. Een junior die fulltime op klantprojecten zit, heeft nu eenmaal weinig niet-declarabele taken. Een partner die vooral bezig is met acquisitie en de organisatie, juist wel. Kijk daarom per rol wat realistisch is:
- Junior medewerker: 75% tot 90%
- Medior medewerker: 70% tot 80%
- Senior medewerker: 60% tot 75%
- Manager of teamlead: 40% tot 60%
- Partner of directie: 30% tot 50%
Hou je iedereen aan dezelfde norm, dan doe je twee dingen fout. Je plant junioren te vol, waardoor er geen ruimte overblijft om te leren. En je rekent seniors en managers af op een norm die niet past bij hun rol: hun waarde zit juist in kwaliteitsbewaking, klantrelaties en het binnenhalen van nieuw werk. Dat is niet declarabel, maar wel essentieel voor je bedrijf.
Productiviteit versus declarabiliteit
Zoals je ziet, zijn productiviteit en declarabiliteit belangrijke statistieken om inzicht te krijgen in je bedrijfsresultaten. Hoewel ze op elkaar lijken, zijn er ook verschillen. En dat heeft gevolgen voor de manier waarop je ze gebruikt om mee te sturen. Welke kun je beter als leidraad nemen? Je leest het in de blog Productiviteit versus declarabiliteit.
Declarabiliteit versus bezettingsgraad
Naast declarabiliteit hoor je vaak de term bezettingsgraad. De twee worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar meten iets anders.
Declarabiliteit meet het deel van de productieve uren dat je daadwerkelijk aan een klant factureert. Bezettingsgraad meet het deel van de beschikbare werktijd dat productief wordt besteed, inclusief interne projecten en training die je niet factureert maar wel waardevol zijn.
Dat verschil is precies waarom je op beide moet sturen. Stel dat een medewerker een declarabiliteit heeft van 75%, maar daarnaast ook nog 20% van zijn tijd besteedt aan interne taken. Dan zit die medewerker in werkelijkheid al op 95% bezetting. Wil je dan de declarabiliteit nog verder verhogen naar 85%? Dan creëer je overbelasting, ook al ziet het cijfer er op papier prima uit. Stuur dus altijd op beide: declarabiliteit voor je winstgevendheid, bezettingsgraad voor het welzijn van je team en een realistische capaciteitsplanning.
Bereken jouw norm voor productiviteit
Wanneer doe je het goed? Dat kun je bepalen door een normproductiviteit te berekenen aan de hand van de huidige gemiddelde productiviteit. Wat een goede normproductiviteit is, verschilt per branche en per bedrijf. Je berekent de normproductiviteit voor jouw bedrijf zo:
- Start met je bedrijfsresultaten. Wat zijn je omzetdoelstellingen voor het komende jaar? Zet dit in je begroting.
- Vermenigvuldig nu de huidige gemiddelde productiviteit van je medewerkers met het totaal beschikbare uren (contracturen per jaar min verlof en feestdagen) om te berekenen hoeveel uren er beschikbaar zijn voor klanten.
- Vermenigvuldig dat vervolgens met je gemiddelde uurtarief om te berekenen of je je omzetdoelstellingen gaat halen met deze productiviteit. Lukt dat? Dan is je begroting rond. Lukt het niet, dan moet je óf je uurtarief óf je productiviteit verhogen.
Wat als je de normproductiviteit niet haalt?
Als een medewerker de normproductiviteit niet haalt, komt dat niet altijd omdat die 'niet hard genoeg werkt'. Als er bijvoorbeeld onvoldoende opdrachten zijn, kan de medewerker simpelweg niet productief zijn. Een medewerker moet van tevoren weten welke werkzaamheden hij moet verrichten en binnen welke tijd dat moet gebeuren. Om dit goed aan te sturen heeft de projectmanager inzicht nodig in de lopende opdrachten en beschikbare budgetten. Een lagere productiviteit is daarom juist aanleiding om het gesprek aan te gaan.
Declarabele en niet-declarabele uren per branche
Welke uren wel en niet declarabel zijn, verschilt sterk per branche. Een paar voorbeelden uit de praktijk:
- Accountancy: declarabel zijn jaarrekeningen opstellen, aangiftes verzorgen en klantadvies. Niet-declarabel zijn interne kwaliteitscontrole, acquisitie en teamoverleg.
- Consultancy en detachering: declarabel is de uitvoering bij de klant, klantworkshops en trainingen. Niet-declarabel zijn voorstellen schrijven, interne kennisdeling en bid-management.
- Digital agency: declarabel zijn development, design en campagnebeheer voor een klant. Niet-declarabel zijn scope-overleg zonder afgesproken meerwerk, interne research en pitches.
- Architectenbureau: declarabel zijn ontwerpwerkzaamheden, bouwbegeleiding en klantoverleg over het project. Niet-declarabel zijn vergunningsprocedures zonder gedeclareerd meerwerk en interne reviews.
Let op: dit zijn voorbeelden. Wat er in jouw organisatie wel en niet declarabel is, spreek je het beste per klant en per contractvorm af, zodat iedereen dezelfde uren op dezelfde manier registreert.
Wat als je de normproductiviteit niet haalt?
Als een medewerker de normproductiviteit niet haalt, komt dat niet altijd omdat die ‘niet hard genoeg werkt’. Als er bijvoorbeeld onvoldoende opdrachten zijn, kán de medewerker simpelweg niet productief zijn. Een medewerker moet van tevoren weten welke werkzaamheden hij moet verrichten en binnen welke tijd dat moet gebeuren. Om dit goed aan te sturen heeft de projectmanager inzicht nodig in de lopende opdrachten en beschikbare budgetten. Een lagere productiviteit is daarom juist aanleiding om het gesprek aan te gaan.
3 tips om je productiviteit te verhogen
1. Stimuleer eerlijke urenregistratie
Veel medewerkers lijken minder productief, omdat ze te voorzichtig zijn. Ze willen de klant niet opzadelen met budgetoverschrijdingen. Stimuleer collega’s om toch eerlijk uren te schrijven. Dat is essentieel om tot een realistische ureninschatting te komen. Ga op basis daarvan eerder het gesprek aan met de klant, of begroot meer tijd op offertes.
2. Zorg voor voldoende capaciteit en opdrachten
Hou de productiviteit hoog door een goede balans te houden tussen capaciteit en (toekomstige) opdrachten. Wijkt je productiviteit toch af van de norm? Analyseer in hoeverre je planning werkelijkheid is geworden. Had je te weinig opdrachten of was de planning inefficiënt? Kijk vooruit en stuur op tijd bij. Zo voorkom je een tekort of overvloed aan werk en personeel.
3. Houd declarabiliteit in de gaten
Zijn je productieve uren gedekt met gedeclareerde omzet? Monitor hiervoor de bij- en afboekingen per klant. En zorg dat projecten gemiddeld genomen binnen budget blijven. Bespreek bijzonderheden met je team om te leren hoe verschillen in uren en omzet ontstaan. Zo kan je eerder het gesprek met de klant aangaan bij budgetoverschrijdingen.
Veelgestelde vragen
Wat is een goede declarabiliteit? Er is geen vaste norm, maar 70% tot 85% geldt in de zakelijke dienstverlening als gezond en winstgevend. Onder de 50% wordt een bedrijf vaak als verlieslatend gezien. De juiste norm hangt ook af van de rol: junioren scoren doorgaans hoger dan partners.
Telt verlof mee in de berekening? Gepland verlof en feestdagen trek je af van de roosteruren, omdat je hier vooraf al rekening mee houdt. Ongepland verzuim laat je er meestal buiten, omdat je dat niet kunt plannen en het je cijfers anders vertekent.
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en bezettingsgraad? Declarabiliteit meet welk deel van je productieve uren je factureert. Bezettingsgraad meet welk deel van je beschikbare tijd productief wordt besteed, ook als dat niet declarabel is. Een medewerker kan een gezonde declarabiliteit hebben en toch overbezet zijn.
Kan ik declarabiliteit en productiviteit bijhouden in Excel? Voor een klein team kan dat prima met een paar simpele formules. Groeit je bedrijf of werk je met meerdere projecten tegelijk, dan wordt dat al snel foutgevoelig en tijdrovend. Software die uren, budgetten en facturatie aan elkaar koppelt, berekent beide cijfers dan automatisch en up-to-date.
Stuur op productiviteit en declarabiliteit met de juiste software
Met de juiste software wordt sturen op productiviteit en declarabiliteit makkelijker en sneller. De software maakt uren schrijven eenvoudig en berekent productiviteit en declarabiliteit automatisch, per medewerker, per rol of per team. Zo worden budgetten inzichtelijk en kun je realistisch plannen. Resultaat: blije teamleden en blije klanten.
Benieuwd wat een gezonde productiviteit en declarabiliteit voor jouw omzet betekenen? Bereken het met onze Groeicalculator. Wil je liever direct zien hoe onze software je helpt om te sturen op productiviteit en declarabiliteit? Onze experts laten het je zien in een demo.
