CRM in Excel versus CRM-software
Wat is de beste keuze voor ondernemers, CRM in een Excel of CRM-software? Spoileralert: CRM-software is de beste oplossing voor de meeste ondernemers. Maar Excel wordt nog ontzettend veel gebruikt voor de bedrijfsadministratie, zoals de boekhouding en klantrelaties bijhouden.
Volgens een onderzoek van Capterra uit 2019 gebruikt ruim 36% van de ondernemers Excel. Dat werkt een lange tijd goed. Tot het bedrijf groeit en de administratie in Excel onhandelbaar wordt. Vanaf dat moment kiezen steeds meer bedrijven voor een schaalbare oplossing, zoals CRM-software.
Wie gebruikt Excel?
Veel ondernemers starten hun bedrijf, omdat ze expert zijn in hun vakgebied. Denk bijvoorbeeld aan de accountant die vanuit huis is begonnen om zijn klanten te helpen. En de twee bevriende marketeers die samen een nieuw bedrijf starten.
Voor beginnende bedrijven is Excel een laagdrempelig middel om mee te starten. Het programma is onderdeel van het Office-pakket en heeft daardoor lage kosten. Wie weinig klanten en relaties heeft, kan dit bijhouden in Excel.
Excel leent zich naast CRM ook voor de basisadministratie van andere bedrijfsprocessen, zoals de urenregistratie, project management en facturatie.
Omslagpunt van Excel naar CRM-software
Groeiende bedrijven ontdekken dat ze tegen de beperkingen van Excel aanlopen. Naarmate het klantenbestand verder groeit, staat er meer data in Excel. Groeit het aantal medewerkers, dan hebben meerdere mensen tegelijkertijd toegang nodig tot de data. Omdat Excel niet schaalbaar is, leidt dit vaak tot een of meer van de volgende problemen:
- Handmatig informatie invullen en overkloppen kost veel tijd
- Handmatig informatie invullen is foutgevoelig
- Geen overzicht van sales, zoals warme leads en opvolging van gesprekken
- Geen mogelijkheden om bijlagen te bewaren
- Manier van gegevens noteren kan per collega verschillen
- Geen inzicht in lopende projecten
- Urenadministratie is gemakkelijk, maar lastig om hier betekenis aan te geven
- Formules en uitdraaien maken is moeilijker en kost meer tijd
Wie gebruikt CRM-software?
Bedrijven die willen professionaliseren, gebruiken CRM-software. Dit kunnen allerlei soorten bedrijven zijn. Bijvoorbeeld een CRM voor accountants, architecten, marketeers, creatieve bureaus, maar ook consultants of detacheerders.
De organisatie bepaalt zelf welke medewerkers toegang hebben tot de software. CRM is vooral belangrijk voor alle medewerkers die contact hebben met klanten en relaties. Denk bijvoorbeeld aan de administratie, salesteams, support en managers die sturen op kpi’s.
Voordelen van CRM-software
CRM-software geeft inzicht en overzicht van alle klanten en zakelijke relaties. De voordelen van CRM-software ten opzichte van Excel zijn:
- Alle actuele informatie staat op een centrale plaats
- Alle bevoegde medewerkers kunnen klantgegevens inzien
- Mogelijkheid om bijlagen toe te voegen
- Minder foutgevoelig, omdat de volledige historie van de klant inzichtelijk is
- Salesteams volgen gemakkelijker warme leads op
- Support heeft direct toegang tot de klantgeschiedenis voor een beter klantgesprek
- Data is gemakkelijk te begrijpen dankzij overzichtelijke rapportages
Twee succesvolle ondernemers vervingen Excel door CRM-software
Harald Lamberts van Essense gebruikte eerst Excel: ‘Tot vorig jaar zat ik alle facturen nog in een Word-document en in Excel aan te passen. Daar gingen wel twee dagen per maand in zitten. Bizar eigenlijk.’
Hij stapte over op de bedrijfssoftware van Simplicate. 'Factureren kost mij nu helemaal geen tijd meer. Elke dag die ik overhoud kan ik nu besteden aan strategie, klantrelaties en nieuwe kennismakingsgesprekken. We hadden dit natuurlijk één of twee jaar eerder moeten doen.'
Ook Jante Oosting van VILLA5 herkent de beperkingen van Excel. ‘Tot drie jaar geleden waren we met een team van tien medewerkers. We hielden onze projectorganisatie bij in Excelsheets. Maar hierdoor hadden we geen goed beeld van onze klanten. Ook hadden we het idee dat uren weglekten. We wilden professionaliseren en meer inzicht in klanten, projecten en onze urenregistratie.’
Jante koos voor professionalisering met CRM-software: ‘We hebben hebben nu inzicht in de saleskansen, projecten die nog lopen, gefactureerde omzet die er nog aankomt. Maar ook personeelsinformatie zoals verjaardagen, verlofoverzichten en declaraties. Door de juiste informatie te bundelen, hebben we nu meer inzicht in projecten.’
Integreer CRM-software met boekhouding, projecten en facturatie
De kracht van CRM-software komt het beste tot zijn recht wanneer de software geïntegreerd is met andere bedrijfsprocessen. Dat voorkomt het nadeel van Excel; het overkloppen van gegevens. Denk bijvoorbeeld aan:
- Integratie met boekhoudpakket
- Integratie met offertesoftware
- Integratie met projecten en gewerkte uren per klant
- Integratie met facturatie
Simplicate is een voorbeeld van volledige bedrijfssoftware waarbij het CRM naadloos aansluit op offertes, project management, urenadministratie, planning en facturatie. Daarnaast heeft de software integraties met de meeste boekhoudpaketten.
Overstappen van Excel naar CRM-software
De meeste aanbieders van CRM-software hebben de mogelijkheid om gegevens te importeren vanuit Excel. Daardoor is overstappen van Excel naar CRM-software vaak heel gemakkelijk.
