Productiviteit versus declarabiliteit

In de zakelijke dienstverlening wordt projectmanagement steeds ingewikkelder. Je moet toezien op de tijd, het budget, beschikbare medewerkers en verschillende tarieven. Houd dan maar eens overzicht en de rust om je te focussen op klanten. Enkel met strak projectmanagement koers je af op maximaal rendement. Inzicht in productiviteit en declarabiliteit zijn hierin cruciaal. Maar wat is het verschil tussen beiden?

Productiviteit van medewerkers

De productiviteit van je medewerkers is het aantal uren dat is gewerkt voor de opdrachtgever, in relatie tot de contracturen. Stel, je werkt 36 uur per week. Hiervan is 29 uur besteed aan een opdracht. De overige uren zijn uitgegaan aan overleg, reistijd en mailtjes beantwoorden. Je productiviteit is dan 29/36*100 = 80 procent.

Productiviteit per medewerker berekenen

Hoe productief moeten medewerkers zijn? De norm voor productiviteit verschilt per branche en per bedrijf. Daarom is het goed om per medewerker (of functie) een norm voor de productiviteit te bepalen. Hoe doe je dit?

1. Berekenen de contracturen per jaar en haal de verlof- en feestdagen hiervan af.
2. Bereken de tijd voor interne overleggen, studie, reistijd, etcetera en haal deze uren er ook af.
3. Nu heb je de norm-uren die een medewerker moet maken voor klanten.
4. Per medewerker (of functie) bepaal je het gemiddelde verkoop uurtarief. Vermenigvuldig dit tarief met de normuren. Nu heb je de begrote opbrengst per medewerker. Deze opbrengst gebruik je voor je begrotingen.
5. Naast de begrote opbrengst per medewerker, kun je nu ook de begrote productiviteit berekenen in een percentage: productieve uren / norm-uren.

Declarabiliteit van medewerkers berekenen met software voor urenregistratie

Het berekenen van de declarabiliteit start met een goede urenregistratie. In de basis heb je twee soorten uren:

1. Declarabele uren. Dit zijn uren die je aan klanten factureert.
2. Niet-declarabele uren. Dit zijn uren die je niet in rekening brengt bij klanten.

De mate waarin je productieve uren in rekening kunt brengen is de declarabiliteit. Stel: een medewerker is super productief. Maar als het project hierdoor over het afgesproken budget gaat, dan is de medewerker niet honderd procent declarabel. Je kunt immers niet alle productieve uren factureren aan de opdrachtgever.

Je berekent de declarabiliteit van een medewerker door de declarabele uren te delen door de productieve uren. Het is dus belangrijk dat de projectleider goed toeziet op gemaakte kosten in uurloon en het beschikbare projectbudget. Lees hier meer over het berekenen van declarabiliteiit en productiviteit.

Hoe stuur je op productiviteit?

Wanneer je de norm voor productiviteit in bedragen en percentages hebt berekend, kun je hierop sturen. Daarom geven de meeste projectmanagement tools het productiviteitspercentage weer. Je ziet hoe productief iemand is geweest en hoeveel een medewerker heeft opgeleverd. In een gunstig scenario kunnen medewerkers hun eigen productiviteitscijfers inzien. Het werkt motiverend om goede resultaten in te zien en vroegtijdig bij te kunnen sturen.

Projectmanagementsoftware als hulpmiddel

Projectmanagementsoftware helpt om te sturen op productiviteit en declarabiliteit. Medewerkers schrijven zelf uren per project. Daardoor zie je altijd direct hoeveel tijd aan een project is besteed en/of dit binnen het budget blijft. Via rapportages ontdek je trends in je team en kun je hierop sturen. Overschrijd je bijvoorbeeld maandelijks het budget van een klant, maak dan een nieuwe prijsafspraak.

Het niet halen van de normproductiviteit

Wanneer een medewerker de normproductiviteit niet haalt, valt dat niet altijd persoonlijk te verwijten. Bij onvoldoende opdrachten, kan de medewerker simpelweg niet productief zijn. Een medewerker moet van tevoren weten welke werkzaamheden hij moet verrichten en binnen welke tijd dat moet gebeuren. Om dit goed aan te sturen heeft de projectmanager inzicht nodig in de lopende opdrachten en beschikbare budgetten.

Het effect van korting op je uurtarief

Wanneer je in het verkooptraject korting geeft op het uurtarief betekent dit twee dingen. Bij gelijkblijvende productiviteit haal je waarschijnlijk nooit meer de begroting. De korting gaat namelijk rechtstreeks van je begrote resultaat af. Daarnaast kun je dit effect niet aan individuele medewerkers toerekenen. Een medewerker kun je dan niet meer beoordelen op een lagere productiewaarde (uren x tarief).
Bijvoorbeeld: een medewerker heeft 8 uur geschreven om het afgesproken resultaat te bereiken tegen een tarief van € 100 per uur. Dan is de productiviteit € 800 waard. De medewerker is trots, want hij of zij is de hele dag (100 procent) productief geweest.

Maar daar komt de projectmanager om de hoek kijken. Het resultaat is inderdaad top, alleen was er geen € 800 afgesproken, maar € 600. De projectmanager kan slechts € 600 factureren. De declarabiliteit ligt € 200 lager dan de productiviteit.

Hoe kun je dit voorkomen?

1. Zorg dat de medewerker vooraf weet hoeveel tijd hij heeft voor de werkzaamheden. Wanneer de medewerker meer tijd denkt nodig te hebben, dan kun je dit bespreken met de opdrachtgever.
2. Maak realistische afspraken met opdrachtgevers. Vaak wordt werk aangenomen met daarin een verkapte korting. Een lagere declarabiliteit van medewerkers is in dat geval niet aan te rekenen. Pas de korting daarom ook toe in de projectbudgetten in de vorm van lagere verkooptarieven.