Productiviteit versus declarabiliteit
Wil je meer uit je team halen? Dan is het essentieel om te begrijpen wat je medewerkers precies bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Voor veel bedrijven zijn productiviteit en declarabiliteit belangrijke graadmeters. Hoewel deze begrippen op elkaar lijken, zijn er cruciale verschillen. In deze blog leggen we uit wat deze verschillen zijn, wanneer je op welke KPI stuurt, en hoe beide zich verhouden tot een derde begrip dat je vaak tegenkomt: bezettingsgraad.
Hoe bereken je productiviteit?
Hoe productief een medewerker is, wordt bepaald door het aantal uren dat de medewerker aan klanten besteedt in relatie tot de beschikbare werkuren. Je berekent het zo:
klanturen
------------------- x 100%
roosteruren - verlof
Stel, een medewerker werkt 36 uur per week en neemt deze week geen verlof op. Hiervan besteedt hij 29 uur aan een opdracht voor een klant. De rest van zijn uren zit hij in meetings, doet hij administratie of is hij onderweg. De productiviteit is dan 29 / 36 x 100% = 80,6%.
Wil je je productiviteit en declarabiliteit voor het hele jaar berekenen, inclusief rekenvoorbeelden en benchmarks per rol? In deze blog vind je voor beide een uitgebreide uitleg.
Het verschil tussen productiviteit en declarabiliteit
Soms kun je niet alle uren die je voor een klant werkt, ook echt op de factuur zetten. Bijvoorbeeld als je meer uren maakt dan het afgesproken budget. Die overuren zijn wel productief, maar niet declarabel.
In de basis heb je dus twee soorten productieve uren:
- Declarabele uren: de uren die je aan klanten factureert.
- Niet-declarabele uren: de uren die je niet in rekening brengt bij klanten.
De mate waarin je productieve uren in rekening kunt brengen, is de declarabiliteit. Stel: een medewerker heeft een productiviteit van 80% en maakt veel klanturen. Maar als de medewerker daarmee meer uren maakt dan het afgesproken budget, dan zijn die uren niet meer declarabel. Je kunt immers niet alle productieve uren factureren aan de klant. Dat kan een of twee keer gebeuren. Maar als je declarabiliteit te laag is en je team dus structureel over budget gaat, kun je in de knel komen. In het ergste geval haal je dan je financiële doelstellingen van het jaar niet.
Wat is dan een goede declarabiliteit?
Er is geen wettelijke norm, maar 70% tot 85% geldt in de zakelijke dienstverlening als gezond en winstgevend. Onder de 50% wordt een bedrijf vaak als verlieslatend gezien. Let op: die norm verschilt sterk per rol. Een junior scoort doorgaans hoger dan een partner die veel tijd besteedt aan acquisitie en teamaansturing. De volledige benchmarktabel per score en per rol vind je in de blog Declarabiliteit en productiviteit berekenen.
Sturen op productiviteit of declarabiliteit?
Het klinkt dus logisch om te sturen op de declarabiliteit, omdat de waarde van je declarabiliteit je omzet bepaalt. Maar het nadeel daarvan is dat je pas achteraf weet hoe je ervoor staat.
Daarnaast bepaal je in veel gevallen van tevoren wat je budget is. Daardoor weet je wat je aan uren mag besteden. Blijf je binnen budget, dan haal je je verwachte marges. Het is moeilijker te bepalen hoe declarabel je moet zijn op een project om verwachte marges te realiseren.
Kijk je juist naar productiviteit en budgetbewaking, dan kun je direct bijsturen als je ziet dat je uit de pas dreigt te lopen. Bij het sturen op productiviteit ontdek je of er voldoende opdrachten zijn om je team aan het werk te houden, en of je verdeling tussen werk voor klanten en interne projecten, zoals het doorontwikkelen van services of trainingen volgen, realistisch is.
Kortom: productiviteit is je stuurwiel tijdens de rit, declarabiliteit is de rekening achteraf. Je hebt ze allebei nodig.
Declarabiliteit versus bezettingsgraad
Naast productiviteit en declarabiliteit hoor je vaak nog een derde term: bezettingsgraad. Ook die wordt regelmatig verward met declarabiliteit, terwijl het iets anders meet.
Declarabiliteit meet welk deel van je productieve uren je daadwerkelijk aan een klant factureert. Bezettingsgraad meet welk deel van de beschikbare werktijd productief wordt besteed, inclusief interne projecten en training die je niet factureert maar wel waardevol zijn.
Dat onderscheid is belangrijk omdat je op alle drie KPI's tegelijk moet letten. Stel dat een medewerker een declarabiliteit heeft van 75%, maar daarnaast ook nog 20% van zijn tijd besteedt aan interne taken. Dan zit die medewerker in werkelijkheid al op 95% bezetting. Wil je dan de declarabiliteit nog verder verhogen? Dan loop je het risico op overbelasting, ook al ziet het cijfer er op papier prima uit. Gebruik productiviteit en declarabiliteit dus om te sturen op resultaat, en bezettingsgraad om te sturen op een gezonde, haalbare planning.
Vergelijk je productiviteit met branchegenoten
Ben je benieuwd hoe jouw productiviteitscijfers zich verhouden tot anderen? In ons Benchmark Report vind je de gemiddelde productiviteitscijfers van jouw branche. Zo ontdek je direct of je team boven of onder het branchegemiddelde presteert.
Leren van declarabiliteit
Tegelijkertijd kun je veel leren van declarabiliteit. Zie je na afronding van een opdracht dat veel uren niet declarabel waren? Dan betekent dat dat je flink over budget bent gegaan: je hebt meer uren besteed dan je betaald hebt gekregen. Dat is reden om het gesprek aan te gaan met de medewerkers die erbij betrokken waren. Waar ging het mis? Je weet nu dat je voor deze werkzaamheden de volgende keer meer uren op de offerte moet zetten. Daarnaast is het belangrijk om je budgetten goed en realtime inzichtelijk te hebben, ook voor je medewerkers. Als ze zelf zien dat een budget niet haalbaar is, kunnen ze eerder aan de bel trekken.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen productiviteit en declarabiliteit? Productiviteit is het deel van je beschikbare uren dat je aan klantwerk besteedt. Declarabiliteit is het deel van die productieve uren dat je ook daadwerkelijk kunt factureren. Je kunt dus productief zijn zonder volledig declarabel te zijn, bijvoorbeeld als een project uitloopt.
Waar moet ik op sturen: productiviteit of declarabiliteit? Productiviteit geeft je realtime bijsturingsmogelijkheden, omdat je meteen ziet of de planning en capaciteit kloppen. Declarabiliteit vertelt je pas achteraf hoeveel omzet je daadwerkelijk hebt gerealiseerd. Gebruik ze allebei: productiviteit om tijdens het project bij te sturen, declarabiliteit om achteraf te evalueren.
Wat is het verschil met bezettingsgraad? Bezettingsgraad meet welk deel van je beschikbare tijd productief wordt besteed, ook als dat niet declarabel is, zoals interne training. Declarabiliteit kijkt alleen naar het deel dat je factureert. Een medewerker kan dus een gezonde declarabiliteit hebben en toch overbezet zijn.
Hoe weet ik of mijn declarabiliteit goed is voor mijn branche? Dat verschilt per sector en per rol. Download het Benchmark Report om je eigen cijfers te vergelijken met branchegenoten, of lees de volledige benchmarktabel in Declarabiliteit en productiviteit berekenen.
Stuur realtime op productiviteit en declarabiliteit met de juiste software
Inzicht in je productiviteit en declarabiliteit begint bij een goede urenregistratie en rapportages. Een handmatige aanpak in Excel is foutgevoelig en kost veel tijd: een cel is zomaar overschreven. Met de juiste software wordt sturen op productiviteit en declarabiliteit makkelijker en sneller. Medewerkers schrijven zelf uren per project. Daardoor zien jij en je hele team altijd direct hoeveel tijd aan een project is besteed en of je binnen het budget blijft. Via rapportages ontdek je trends en kun je hierop sturen. Overschrijd je bijvoorbeeld elke maand het budget bij een van je klanten? Dan is het tijd om nieuwe prijsafspraken te maken.
Krijg nu inzicht in je productiviteit en declarabiliteit
Door beter inzicht in je productiviteit en declarabiliteit krijg je waardevolle informatie. Je weet nu waar de tijd van je medewerkers naartoe gaat en hoeveel daarvan je ook daadwerkelijk factureert. Benieuwd hoe onze software jou helpt om te sturen op productiviteit en declarabiliteit, en zo succesvoller te worden? Onze experts laten het je zien in een demo.
