Projectmanagement voor architecten: ‘We letten ook hier op de details’

‘Kijk, de klant heeft de offerte gewoon digitaal ondertekend!’, roept een van de architecten met verbazing en trots tegelijk. Iets verderop werkt bureaumanager Joke Kwakernaak in haar kantoor. Zij is medeverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van Arco Architecten BNA in Oudewater. Het bedrijf presteert uitstekend. Maar voor de architecten was het niet altijd vanzelfsprekend om inzicht te hebben in hun eigen projecten.

Arco Architecten doen waar ze blij van worden

Al ruim veertig jaar is Arco Architecten een betrouwbare partner van vele ondernemers en particulieren. ‘We zijn een steady team van twaalf tot vijftien collega’s. Van de mensen op de foto werkt meer dan de helft van de collega’s al meer dan tien jaar bij Arco. Dat komt mede doordat we onszelf uitdagen’, vertelt Joke.

‘Pascal bijvoorbeeld, hij werkt bij de vrijwillige brandweer. We hebben hem gevraagd om zich te verdiepen in brandveiligheidseisen van onze projecten. Een logische keuze. Iedereen doet waar hij blij van wordt. Je krijgt hier de hele taart, van eerste gesprek met de klant tot oplevering. Onderling hebben we veel overleg. Het zijn slimme koppies, daar zijn we zuinig op’, lacht ze.

Ook Joke staat volledig in haar kracht wanneer ze spreekt over haar rol van bureaumanager. ‘Ik wil inzicht in projecten en uren, zodat ik een goed financieel overzicht heb. Zonder verrassingen achteraf.’

Ons projectmanagementsysteem werd niet doorontwikkeld

Goed inzicht werd echter steeds lastiger met hun vorige project management software. ‘We werkten heel prettig met de maatwerksoftware van Droomstroom. Maar de leverancier stopte ermee. We hadden geen onderhoud en geen support. Dat was eng, want onze hele bedrijfsgeschiedenis zat erin.’

Consistentie en doorontwikkeling van software is belangrijk

‘We dachten dat niets aan Droomstroom kon tippen’, herinnert Joke zich. Ze zocht vervangende software voor projectadministratie. Liefst van een consistent, enthousiast bedrijf dat openstaat voor doorontwikkeling van het product. ‘We wilden alles in één. Geen offertes en factureren meer overkloppen in Excel en Unit4, maar alles in een stroom. Simplicate komt het dichtst bij het ideaalbeeld. Daarnaast ziet het er visueel erg aantrekkelijk uit.’

Tijdens het keuzeproces sprak Joke met Hans Krol van KAW Architecten, die ook Simplicate gebruikt. ‘Het was heerlijk om even te sparren met Hans. Hij zei: “Doe wat je zelf nodig vindt. Laat Simplicate voor jou werken.”’

Volg je eigen pad

Kort daarna startte de inrichting van de software. ‘We zijn eigenwijs’, lachte Joke. ‘We volgen ons eigen pad. Simplicate is heel maakbaar, zolang je maar weet wat je wilt. Wij werken in fasen. Iedere projectfase heeft eigen opdrachten met bijbehorende tarieven. Architecten letten heel erg op details. Ook voor ons projectmanagement wil ik alles op detailniveau terugzien. Daarom heb ik oude offertes gepakt en alle denkbare urensoorten in Simplicate ingevoerd. Nu heb ik inzicht wie waaraan werkt en hoeveel uur aan elke fase is besteed.’

Spanningsveld tussen creatie en administratie

Joke is heel enthousiast, maar begrijpt goed waarom de architecten in het begin lichte weerstand voelden voor de projectadministratie. ‘Zij spreken klanten en werken schetsen uit. Die getekende offerte komt later wel, ze willen eerst kijken of de wensen van de klant haalbaar zijn. Daar ligt hun passie en kracht, niet in afspraken en uren schrijven.’

Al snel gingen de architecten zelf de voordelen van een goede administratie inzien.

Goede afspraken vooraf voorkomen discussie achteraf

‘De salesmodule van Simplicate lost dat probleem grotendeels op’, glimlacht ze. ‘De architecten gaan nog steeds eerst in gesprek en onderzoeken in grote lijnen de haalbaarheid van een plan. Maar pas na akkoord van de klant kunnen ze aan de slag met een project. Het systeem triggert hen, want ze kunnen pas een project starten en uren boeken zodra de offerte is getekend.’

En wat blijkt? ‘Nu maken ze vooraf goede afspraken met de klant en is er geen discussie achteraf. Dit is professioneler en werkt prettiger voor iedereen. Mijn collega’s zijn soms verbaasd hoe snel een offerte is getekend of hoe snel een klant heeft betaald.’

Uren schrijven geeft inzicht

De architecten registreren uren op hun projecten. Zo zien ze direct wat hun beschikbare en bestede budget is. ‘De inzichten en rapportages zijn voor iedereen helder. Je ziet waar de uren wegslippen. Zijn de tekenaars te enthousiast geweest? Of ligt het ergens anders aan? Je ziet nu direct waarop je kan sturen.’

Arco Architecten blijft altijd kansen zien

Na een bezoek aan Arco Architecten is een ding heel duidelijk; iedereen staat in zijn kracht. Alle collega’s in het hechte team ondersteunen en inspireren elkaar. Joke ziet de toekomst van het architectenbureau dan ook rooskleurig. ‘Er zijn altijd hobbels op de weg. In de crisis stagneerde de nieuwbouw en groeide de vraag naar herbestemmingen. Ieder verandering biedt nieuwe kansen. Dat houdt ons werk leuk en uitdagend.’

Over het werk van de allrounders van Arco Architecten

In het Groene Hart ligt het sfeervolle stadje Oudewater. Het pand van Arco Architecten past hier perfect. De voorzijde toont de historie en grandeur van de 17e eeuw. De oude muren van het historisch monument lopen door in het interieur, waar ze naadloos overgaan in het moderne, lichte en uitnodigende gebouw. Deze mix van stijlen past precies bij dit allround team.

Arco Architecten is een gedegen, creatief en veelzijdig ingenieurs- en architectenbureau. Ze zijn lid van de BNA. Arco heeft een breed scale aan opdrachtgevers. Van grote bedrijfspanden en luxe villa’s voor particulieren tot een dakkapel of uitbouw. Voor de zorgsector herbestemmen ze oude monumentale panden tot bijvoorbeeld Thomashuizen, een woonvorm voor jongeren met een verstandelijke beperking. Ook heeft Arco Architecten de GEAR certificering voor restauratie van (rijks)monumenten.