Tips voor accountants bij de transitie naar abonnementen
Steeds meer accountants bieden hun jaarlijkse, vaste werkzaamheden in abonnementsvorm aan. Dat heeft drie belangrijke voordelen; klanten weten precies wat zij kunnen verwachten, jouw accountantskantoor heeft een voorspelbare inkomensstroom en je kunt abonnementen sneller factureren. In dit blog lees je hoe je de overstap naar abonnementen maakt, welke stuurinformatie je nodig hebt en hoe je je accountantskantoor daarop inricht.
Abonnementen definiëren
Standaard en repeterend werk, zoals het samenstellen van de jaarrekening en het verwerken van de financiële administratie zijn geschikt om aan te bieden als doorlopend abonnement. Diensten zoals advieswerkzaamheden en maatwerk kun je daarnaast op nacalculatie blijven aanbieden. Door de urenbesteding uit het verleden te analyseren, maak je een realistische inschatting van de vaste prijs. Achteraf toets je of dit correct is geweest en stel je de inschattingen bij waar nodig.
Bespreek vervolgens met de klant volgens welke cyclus je wilt factureren en maak zowel intern als in het gesprek met de klant duidelijk welke werkzaamheden zijn inbegrepen bij het abonnement.
Stuurinformatie op basis van twee KPI’s
Overstappen naar abonnementen kan even spannend zijn; hoe zie je erop toe dat alle uren gefactureerd kunnen worden? Je houdt hier controle over op basis van slechts twee KPI’s: productiviteit en in hoeverre projecten binnen budget zijn gebleven. Wanneer medewerkers de productiviteitsnorm halen en binnen budget blijven, behaal je zeker de financiële doelstellingen van het kantoor.
Budgetbewaking
Het is in het voordeel van je kantoor dat medewerkers het afgesproken budget gebruiken of daar zelfs onder blijven. Efficiënter werken leidt tot onderbesteding of prijsverlaging, wat concurrentievoordeel tot gevolg kan hebben. Zie daarom toe op vaste prijzen en de afgesproken budgetten om overschrijding te voorkomen.
Daarnaast blijkt dat budgetten tot vijftig procent minder vaak worden overschreden als medewerkers die uren schrijven, realtime inzicht hebben in hun budgetten. Dat komt omdat vooraf duidelijk is wat de afgesproken werkzaamheden zijn en hoeveel tijd precies beschikbaar is. Een actueel overzicht van geplande en bestede uren zorgt ervoor dat medewerkers tijdig aan de bel kunnen trekken indien een budget overschreden dreigt te worden.
Sneller factureren
Hanteer je zuivere vaste prijzen, dan factureert de relatiebeheerder of declarant de abonnementen per cyclus conform de afspraak met de klant. Omdat de prijs voor vaste werkzaamheden vooraf zijn afgesproken, kent de factuur geen verrassingen en kun je deze snel verzenden.
Inrichting van je accountantskantoor
Om de transitie naar abonnementen in goede banen te leiden is het van belang dat de ondersteunende bedrijfssoftware medewerkers eenvoudig toegang geeft tot urenregistratie en realtime budgetinformatie. Eigenaren, relatiebeheerders en declaranten hebben gemakkelijk inzicht nodig in rapportages over productiviteit en budgetverbruik. En indien er toch uren afgeboekt moeten worden, is het prettig om snel inzicht te krijgen bij welke werkzaamheden, klanten of medewerkers dit het geval is.
Moderne cloudsoftware helpt accountantskantoren om efficiënter te werken en eenvoudig inzicht te krijgen met relevante rapportages. Zo weet je precies hoe je ervoor staat.
Meer rust
Vaste prijzen brengen uiteindelijk meer rust voor je kantoor. Klanten weten precies waar zij aan toe zijn, waardoor je leukere gesprekken hebt aan de keukentafel. Ook je medewerkers weten waar ze aan toe zijn en hoeveel tijd ze per klant mogen besteden. Moderne cloudsoftware gaat jouw kantoor helpen met de transitie naar nieuwe verdienmodellen. Zo heb je alle inzichten die je nodig heeft en dat geeft rust.
