Van reactief naar proactief: zo blijf je de baas over jouw werkvoorraad

Veel architectenbureaus lopen tegen dezelfde uitdagingen aan: er komen veel aanvragen – inclusief strakke deadlines – binnen en de planning zit snel vol. Tegelijkertijd hebben externe factoren zoals een vertraagde vergunning of onverwacht hoge bouwkosten invloed op je planning. Hoe goed je je best ook doet op een strakke planning, het voelt vaak alsof je achter de feiten aanloopt. 

Hoe vind je de balans tussen werkdruk, capaciteit en winstgevendheid en blijf je de baas over je werkvoorraad? Daarover spreken we Danielle Verweij (bureaumanager bij LEVS Architecten) en Jan Houweling (directeur van Houweling Architecten) in ons webinar. In deze blog lees je hun belangrijkste lessen uit het webinar én praktische tips om direct toe te passen. Liever het hele webinar kijken? Hier vind je de opname. 

Overzicht als basis voor een voorspelbare planning

Een volle planning lijkt op het eerste gezicht positief — het betekent immers veel opdrachten. Maar zonder overzicht resulteert zo’n volle planning al snel in onrust: overbelaste teams, onhaalbare deadlines en ad-hoc besluiten die je liever niet had genomen.

Begin daarom met een helder overzicht krijgen van je werkvoorraad. Want alleen daarmee kun je tijdig de juiste keuzes maken. Stel voor jouw bureau vast: welk type project past goed bij jullie? Wanneer is er ruimte voor een nieuwe opdracht? En hoe voorkom je dat medewerkers structureel overwerken?

Overzicht betekent in de praktijk:

• Je weet welke projecten eraan komen en wat ze vragen
• Je kunt nieuwe aanvragen beoordelen op basis van realistische capaciteit
• Je creëert rust binnen je team en duidelijkheid richting opdrachtgevers

• Je stuurt gericht op marges, werkdruk en klanttevredenheid

Planning als houvast in de dynamische praktijk

Zodra er overzicht is, ontstaat er ruimte om echt te sturen. Maar in de architectuur is plannen helaas zelden een lineair proces: vergunningen vertragen, de bouwkosten hoger uit of een opdrachtgever wil ineens sneller schakelen. Juist daarom is het belangrijk om je planning flexibel te houden. 

Zo maak je een planning die structuur geeft en tegelijkertijd ruimte laat voor de weerbarstige praktijk:

• Plan 80% van je capaciteit in op basis van lopende en verwachte projecten
• Laat bewust 20% open voor spoedklussen, verschuivingen en onvoorziene zaken
• Evalueer je planning op een vast moment – bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks

Deze aanpak zorgt ervoor dat je niet constant in crisisstand hoeft te schakelen, maar vanuit rust kunt bijsturen als het nodig is.

Van vooruitkijken naar vooruitwerken

Zodra je basis staat, kun je proactief gaan plannen. En dat begint veel eerder dan je denkt: niet als het project daadwerkelijk begint, maar al bij de offertefase.

Door tijdens de offertefase alvast na te denken over tijdsbesteding, teamcapaciteit en rolverdeling (bijvoorbeeld: heb je een modelleur of een architect nodig?), kun je de planning eenvoudig ‘omklappen’ naar een daadwerkelijk project zodra de opdracht officieel getekend is. 

Zo werk je vooruit en hou je overzicht:

• Zet kansrijke projecten alvast in potlood in de planning
• Plan vaste overlegmomenten met projectleiders en stem wijzigingen centraal af
• Focus op de hoofdlijnen in je planningssoftware, voorkom dat je te vroeg te veel de details in gaat
• Gebruik rustige periodes om medewerkers te betrekken bij innovatie of kennisontwikkeling

Innovatie als vaste waarde binnen je bureau

Een stabiele werkvoorraad is geen doel op zich. Het is het fundament waarop je kunt bouwen aan de toekomst van je bureau. En dat betekent: ruimte maken voor innovatie, experimenten en vernieuwing.

Door innovatie een vaste plek in je planning te geven, bijvoorbeeld met werkgroepen of themadagen, voorkom je dat het telkens het eerste is dat wegvalt bij drukte. Bovendien trekt het jonge professionals aan en versterkt het de inhoudelijke positie van je bureau in de markt.

Hoe weet je of het werkt?

Als je de controle over je planning hebt, werkt dat door in alle lagen van je bureau. Niet alleen in de cijfers, maar ook in de energie van je team.

Kernindicatoren die je helpen om dat te meten zijn: 

• Productiviteit: werkt je team aan de juiste dingen, op het juiste moment?
• Declarabiliteit: is er een gezonde balans tussen betaalde en onbetaalde uren?
• Marge: daalt de winst bij drukte? Of weet je de efficiëntie vast te houden?

• Werkplezier: werken mensen duurzaam, zonder structureel overwerk?