Blog wanneer capaciteitsplanning e3b35c16fd58f4e9452dd1fdf2959c12 2000

Overstappen op capaciteitsplanning: dit is het perfecte moment

Best practice
Douwe Keus
Douwe Keus

Ieder bedrijf is wel bekend met projectplanning. Kleine bedrijven gebruiken daar bijvoorbeeld Excel voor. Bij grotere bedrijven zie je tools als Trello, Meistertask, Monday of Jira. Intussen zijn steeds meer groeiende agencies zich bewust van de grote voordelen van een capaciteitsplanning. Hoe verhouden die twee planningen zich tot elkaar? En wanneer is het juiste moment om aan de slag te gaan met een capaciteitsplanning?

Projectplanning versus capaciteitsplanning

In een projectplanning staan voornamelijk taken en deadlines. Je wilt bijvoorbeeld ook weten wat de afhankelijkheden van de taken zijn: kan taak drie pas gestart worden als taak twee klaar is?

In een uitgebreide projectplanning is het ook mogelijk om uren te schrijven op de taken. En wanneer je de planning uitbreidt met een budget per opdracht, is het zelfs mogelijk om inzicht te krijgen in de geplande en bestede uren. Daardoor zie je realtime hoeveel uren (budget) er nog over is.

In een capaciteitsplanning krijg je een overzicht van de capaciteit per werknemer. Je ziet precies welke specialist beschikbaar is in een bepaalde periode. Ook zie je in één oogopslag wie er een uitdaging heeft qua uren en werkdruk. Door hier tijdig op te managen, kun je bijvoorbeeld besluiten om dat ene project voorrang te geven of een ander project on hold te zetten.

Kortom: in een projectplanning staan taken en projecten centraal en in een capaciteitsplanning staat de beschikbaarheid van collega’s centraal. Toch kan het één niet zonder het andere bestaan.

Wanneer verschuift de focus naar capaciteitsplanning?

Voor agencies tot tien à vijftien werknemers is een projectplanning vaak voldoende om het overzicht in projecten, taken en deadlines bij te houden. Het team is redelijk klein, waardoor het management nog goed zicht heeft op de werkverdeling en de geplande taken per project.

Maar wanneer een bedrijf groeit, zowel in opdrachten als in het aantal medewerkers, dan kan het overzicht vertroebelen. Wil jij beter in kaart brengen of jouw agency het werk aankan en welke collega’s je daarvoor kunt inzetten? Dan is een capaciteitsplanning zeker van toegevoegde waarde.

Een capaciteitsplanning geeft (waardevolle) antwoorden

Een capaciteitsplanning geeft waardevolle inzichten in de ontwikkeling en groei van jouw agency. Welke werkzaamheden moeten wanneer uitgevoerd worden? En wie heeft daar ruimte voor? Wanneer dit helder is, dan kun je als bedrijf belangrijke beslissingen nemen.

Je kunt bijvoorbeeld besluiten om nieuwe medewerkers op een bepaalde discipline aan te nemen. Of concluderen dat je juist collega’s in een bepaalde functie moet ontslaan.

Dan kom je erachter dat je misschien meer acquisitie moet doen om voldoende werk voor iedereen te hebben. Of dat je die nieuwe opdracht juist beter even kunt afhouden, totdat je een freelancer hebt aangehaakt. Ook zie je wat de drukke periodes zijn, hoe dit het werk van collega’s beïnvloedt en waar de oplossing ligt.

Een capaciteitsplanning werkt pas echt als je deze koppelt aan je projectplanning en urenregistratie. Want je moet wel weten wanneer projecten (globaal) gepland zijn, hoeveel uren daarvoor staan en wat de gevolgen zijn als een project uitloopt.

Kies bewust voor een capaciteitsplanning

Een capaciteitsplanning heeft dus veel waarde voor je bedrijf, maar alleen als je hier tijd en aandacht aan geeft. Je hebt inzicht nodig in de beschikbaarheid van medewerkers, je moet tijdsinschattingen kunnen maken, prioriteiten kunnen stellen en flexibel zijn: opdrachten lopen vaak uit. Het is goed om iemand hiervoor verantwoordelijk te maken die deze complexe taak met beide handen aangrijpt.

Overweeg jij een stap te zetten naar een nieuwe en slimme manier van plannen binnen jouw agency? Neem gerust contact met ons op om te sparren over hoe capaciteitsplanning meer rust en overzicht brengt in jouw bedrijf. Onze consultants helpen je graag.

Vergelijkbare blogs

Blogimposter 18 04e470c46b2a34a59171e6aa26527023 2000

Bepaal het tarief van je bureau niet op basis van jouw imposter syndroom

Best practice

Bijna alle ondernemers zien ertegenop om hun tarief te verhogen. Maar vanwege de inflatie is dit wel het moment om je prijzen te indexeren. ...

Lees meer
Blog capaciteitsplanning bestpractise e92a0d96a579ef2fe0d6d7680e4eb720 2000

Capaciteitsplanning voor agencies: gouden tips en best practices

Best practice

Wat moet je weten als je aan de slag gaat met een capaciteitsplanning? Bekijk onze handige tips en best practices.

Lees meer
Blog capaciteitsplanning 1 e3e04ea1882941fc1739bd70ed27878a 2000

Plannen om niet te rennen: overzicht zorgt voor kwaliteit bij agencies

Best practice

Laat capaciteitsplanning voor je werken. Creëer rust en overzicht in jouw agency en voorkom onder- of overbelasting van je team.

Lees meer
Blogheader2 11 ab667e6dad22acf4fd73a2c2f97deea8 2000

Casestudy: accountantskantoor Alan & Luca verving kwetsbare servers door snelle en efficiënte cloudoplossing

Best practice

‘Simplicate is de backbone van onze organisatie. Naast een gevoel van comfort omdat de beveiliging op orde is, heeft Simplicate ook gezorgd ...

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 15 551c12f4b0885e713a60e618f9ca9c16 2000

Goede organisatiestructuur geeft medewerkers van digital agencies rust

Best practice

Vanwege drukte op de arbeidsmarkt besteden agencies meer aandacht aan werknemersgeluk. We zoomen in op twee voorwaarden werkdruk en een organisatiestructuur.

Lees meer
Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 16 3e71a5b7a6a8b1f7fdd27bf5b01b3a58 2000

Controle over jouw budget - stappenplan voor architecten

Best practice

Ieder architectenbureau heeft ermee te maken: je hebt een opdracht tegen een vaste prijs aangenomen. Nu is het aan jou op de opdracht op tij...

Lees meer