Blog wanneer capaciteitsplanning e3b35c16fd58f4e9452dd1fdf2959c12 2000

Overstappen op capaciteitsplanning: dit is het perfecte moment

BEST PRACTISE
PLF 20230303 9653 klein
Ashley Leidelmeyer

Ieder bedrijf is wel bekend met projectplanning. Kleine bedrijven gebruiken daar bijvoorbeeld Excel voor. Bij grotere bedrijven zie je tools als Trello, Meistertask, Monday of Jira. Intussen zijn steeds meer groeiende agencies zich bewust van de grote voordelen van een capaciteitsplanning. Hoe verhouden die twee planningen zich tot elkaar? En wanneer is het juiste moment om aan de slag te gaan met een capaciteitsplanning?

Projectplanning versus capaciteitsplanning

In een projectplanning staan voornamelijk taken en deadlines. Je wilt bijvoorbeeld ook weten wat de afhankelijkheden van de taken zijn: kan taak drie pas gestart worden als taak twee klaar is?

In een uitgebreide projectplanning is het ook mogelijk om uren te schrijven op de taken. En wanneer je de planning uitbreidt met een budget per opdracht, is het zelfs mogelijk om inzicht te krijgen in de geplande en bestede uren. Daardoor zie je realtime hoeveel uren (budget) er nog over is.

In een capaciteitsplanning krijg je een overzicht van de capaciteit per werknemer. Je ziet precies welke specialist beschikbaar is in een bepaalde periode. Ook zie je in één oogopslag wie er een uitdaging heeft qua uren en werkdruk. Door hier tijdig op te managen, kun je bijvoorbeeld besluiten om dat ene project voorrang te geven of een ander project on hold te zetten.

Kortom: in een projectplanning staan taken en projecten centraal en in een capaciteitsplanning staat de beschikbaarheid van collega’s centraal. Toch kan het één niet zonder het andere bestaan.

Wanneer verschuift de focus naar capaciteitsplanning?

Voor agencies tot tien à vijftien werknemers is een projectplanning vaak voldoende om het overzicht in projecten, taken en deadlines bij te houden. Het team is redelijk klein, waardoor het management nog goed zicht heeft op de werkverdeling en de geplande taken per project.

Maar wanneer een bedrijf groeit, zowel in opdrachten als in het aantal medewerkers, dan kan het overzicht vertroebelen. Wil jij beter in kaart brengen of jouw agency het werk aankan en welke collega’s je daarvoor kunt inzetten? Dan is een capaciteitsplanning zeker van toegevoegde waarde.

Een capaciteitsplanning geeft (waardevolle) antwoorden

Een capaciteitsplanning geeft waardevolle inzichten in de ontwikkeling en groei van jouw agency. Welke werkzaamheden moeten wanneer uitgevoerd worden? En wie heeft daar ruimte voor? Wanneer dit helder is, dan kun je als bedrijf belangrijke beslissingen nemen.

Je kunt bijvoorbeeld besluiten om nieuwe medewerkers op een bepaalde discipline aan te nemen. Of concluderen dat je juist collega’s in een bepaalde functie moet ontslaan.

Dan kom je erachter dat je misschien meer acquisitie moet doen om voldoende werk voor iedereen te hebben. Of dat je die nieuwe opdracht juist beter even kunt afhouden, totdat je een freelancer hebt aangehaakt. Ook zie je wat de drukke periodes zijn, hoe dit het werk van collega’s beïnvloedt en waar de oplossing ligt.

Een capaciteitsplanning werkt pas echt als je deze koppelt aan je projectplanning en urenregistratie. Want je moet wel weten wanneer projecten (globaal) gepland zijn, hoeveel uren daarvoor staan en wat de gevolgen zijn als een project uitloopt.

Kies bewust voor een capaciteitsplanning

Een capaciteitsplanning heeft dus veel waarde voor je bedrijf, maar alleen als je hier tijd en aandacht aan geeft. Je hebt inzicht nodig in de beschikbaarheid van medewerkers, je moet tijdsinschattingen kunnen maken, prioriteiten kunnen stellen en flexibel zijn: opdrachten lopen vaak uit. Het is goed om iemand hiervoor verantwoordelijk te maken die deze complexe taak met beide handen aangrijpt.

Overweeg jij een stap te zetten naar een nieuwe en slimme manier van plannen binnen jouw agency? Neem gerust contact met ons op om te sparren over hoe capaciteitsplanning meer rust en overzicht brengt in jouw bedrijf. Onze consultants helpen je graag.

Vergelijkbare blogs

Been MC Interview

Waarde toevoegen als consultant? Been Management Consulting maakt impact in onzekere tijden

BEST PRACTISE

Impact maken terwijl de markt voorzichtiger is geworden met investeringen in consultancy? Finance & Control manager Frank Beentjes vertelt hoe Been MC dat doet.

Lees meer
IR Agencies OZ 1

Interview Olivier Zeestraten: zo maak je de groeiambities van je agency waar

BEST PRACTISE

Welke inzichten heb je nodig om te groeien en wat moet je doen om als een raket door dat glazen plafond te gaan? We vroegen het Olivier Zees...

Lees meer
Ir agencies oma 06c5ab2f42a6aadc310901c4ab9ba6ec 2000

Daniël Kuipers: ‘AI maakt de kloof tussen agencies groter’

BEST PRACTISE

Hoe verandert artificial intelligence het werk van agencies? We vroegen het aan Daniël Kuipers, eigenaar van OMA (Online Marketing Agency).

Lees meer
Header checklist 1 57e3b99a96f21850f311652a6370b857 2000

Checklist: 6 stappen om succesvol tarieven te indexeren

BEST PRACTISE

Het is heel normaal om je tarieven jaarlijks te indexeren. Maar dat kan ook spannend zijn. Met onze checklist wordt indexeren een stuk eenvoudiger.

Lees meer
Blog wanneer capaciteitsplanning e3b35c16fd58f4e9452dd1fdf2959c12 2000

4 stappen om projectleiders meer verantwoordelijkheid te geven voor facturatie

BEST PRACTISE

Maak projecten succesvoller door projectleiders verantwoordelijk te maken voor facturatie. In dit interview adviseert Peter 4 stappen om dit te organiseren binnen jouw consultancybureau.

Lees meer
Blogtarieven 54b7b25d71b26d6f1ab01131d3f6d720 2000

10 tips om jouw klanten te informeren over nieuwe tarieven

BEST PRACTISE

Olivier Zeestraten van #Masterjecijfers en Jorrit Vermeulen van Simplicate geven 10 tips om jouw tariefsaanpassing zo te motiveren, dat je d...

Lees meer