Blogheader2 11 ab667e6dad22acf4fd73a2c2f97deea8 2000

Casestudy: accountantskantoor Alan & Luca verving kwetsbare servers door snelle en efficiënte cloudoplossing

Best practice
Twan Duivenvoorden
Twan Duivenvoorden
‘Simplicate is de backbone van onze organisatie. Naast een gevoel van comfort omdat de beveiliging op orde is, heeft Simplicate ook gezorgd voor een enorme efficiencyslag.’
Renaldo Antonissen, partner bij Alan & Luca

Vooruitstrevend als Alan Turing, de wiskundige die de Enigma-code kraakte, en zo grondig als Luca Pacioli, de persoon die als eerste schreef over het dubbelboekhoudsysteem. Accountantskantoor Alan & Luca brengt deze waarden tot leven door hun klanten proactief te adviseren, zodat zij nog succesvoller kunnen ondernemen. We spreken met Renaldo Antonissen, partner bij Alan & Luca. Hij vertelt hoe de overstap naar cloudsoftware heeft geholpen om veiliger en efficiënter te werken.

Waar liep je tegenaan voor je Simplicate gebruikte?

‘Voor Simplicate gebruikten we UNIT4 Business Suite. Dat programma draaide op onze lokale servers, het was verouderde technologie. Voor ons had dit drie nadelen:

  • Een lokale server is kostbaar om te onderhouden. Als er iets misgaat, kunnen we zelf niets doen. We wilden minder kans op uitval.
  • De servers kregen oude beveiligingsupdates en zouden makkelijker te hacken zijn. We werken hier met ontzettend veel vertrouwelijke informatie. Als financiële gegevens uitlekken, zou dat zelfs van invloed kunnen zijn op de beurskoers. We wilden risico’s uitsluiten en overstappen naar de cloud.
  • Ons systeem was onnodig ingewikkeld, dus we wilden versimpelen.

Toen we bepaalde partijen in de hand hadden genomen voor dataveiligheid, ontdekten we dat onze servers tegen het minimum van de beveiligingsvereisten aanzaten. Dat vond ik eng en daar wilde ik meer zekerheid in bouwen.’

Wat waren belangrijke criteria voor nieuwe software?

Risico’s moet je uitsluiten. Daarom wilden we overstappen naar cloudoplossingen, alleen al voor de beveiligingsupdates die we nu gepusht krijgen. Dat geeft comfort.’

‘Ook wilden we versimpelen. Ik heb nadrukkelijk gekeken naar de toegevoegde waarde; wat zou ik als gebruiker fijn vinden? Welke interface is prettig? Hoe makkelijker het is, hoe plezieriger het voor onze medewerkers is om tijd te schrijven en te factureren.’

‘Dan kijk je naar de techniek die achter de software zit. Ik vind het heel belangrijk dat veel data extraheerbaar is via API-koppelingen, zodat de software praat met bijvoorbeeld Exact Online, Nextens en CaseWare.’

‘Wat mij heeft overtuigd om voor Simplicate te kiezen, is dat het een totaalpakket is. Het is meer dan CRM alleen. En de naam zegt het al: het is relatief simpel.’

Hoe ging de overstap?

‘Het overzetten van de data vond ik spannend, vanwege de onzekerheid dat je niet goed weet wat er op de achtergrond gebeurt met de gegevens. Wij hebben ervoor gekozen om Simplicate ons exportbestand te laten toetsen. Daar kwamen wat punten uit die we moesten aanpassen. Uiteindelijk was het gelukt, dan voel je je super happy. Nu weten we hoe data importeren werkt. Zolang je het importsjabloon maar netjes gebruikt, gaat het goed.’

‘Aan de andere kant zag ik de overstap als een goed tijdstip om de data op te schonen. Dan staat alle data weer netjes in je CRM-systeem, want zeker met het oog op de AVG wil je niet onnodig veel gegevens hebben van klanten.’

Wat heeft Simplicate opgeleverd?

‘Simplicate is de backbone van onze organisatie. Naast een gevoel van comfort omdat de beveiliging op orde is, heeft Simplicate ook gezorgd voor een enorme efficiencyslag:

  • Simplicate is een cloudbased service. Dat is superefficiënt. We kunnen werken op kantoor, thuis, bij de klant. Dat is ideaal.
  • Alles zit in een systeem: CRM-data, facturatie, tijdschrijven, projectadministratie en handige managementinformatie.
  • Door reallife inzicht in de budgetten weten medewerkers wat ze moeten doen en heeft de klant transparantie. We ontdekten dat we veel meer advieswerk leverden dan was afgesproken. Simplicate heeft ons de ogen geopend: omdat de klant nu weet wat wij voor hem doen en extra hebben gedaan, ziet hij de toegevoegde waarde en kan je ook meer factureren.

De efficiencyslag geeft ons meer tijd. Ik werkte voorheen bij een van de Big Four en daar hebben we altijd geleerd dat je moet zorgen dat iemand niet helemaal vol zit met werkzaamheden. Dan ga je nadenken hoe je het werk voor jezelf of voor de klant beter kunt doen. Dat geeft ruimte om te pionieren, net als onze naamgevers Alan & Luca deden. En voor mij persoonlijk betekent Simplicate dat ik minder administratieve handelingen hoef te doen. Ik kan meer buiten kantoor zijn, om dieper op de klantrelatie in te gaan. Die aandacht voor de klant is belangrijker. Want heel simpel, de klant zorgt nog steeds voor de boterham op de plank bij onze medewerkers en voor onszelf.’

Vergelijkbare blogs

Ir agencies oma 06c5ab2f42a6aadc310901c4ab9ba6ec 2000

Daniël Kuipers: ‘AI maakt de kloof tussen agencies groter’

Best practice

Hoe verandert artificial intelligence het werk van agencies? We vroegen het aan Daniël Kuipers, eigenaar van OMA (Online Marketing Agency).

Lees meer
Header checklist 1 57e3b99a96f21850f311652a6370b857 2000

Checklist: 6 stappen om succesvol tarieven te indexeren

Best practice

Het is heel normaal om je tarieven jaarlijks te indexeren. Maar dat kan ook spannend zijn. Met onze checklist wordt indexeren een stuk eenvoudiger.

Lees meer
Blog wanneer capaciteitsplanning e3b35c16fd58f4e9452dd1fdf2959c12 2000

4 stappen om projectleiders meer verantwoordelijkheid te geven voor facturatie

Best practice

Maak projecten succesvoller door projectleiders verantwoordelijk te maken voor facturatie. In dit interview adviseert Peter 4 stappen om dit te organiseren binnen jouw consultancybureau.

Lees meer
Blogtarieven 54b7b25d71b26d6f1ab01131d3f6d720 2000

10 tips om jouw klanten te informeren over nieuwe tarieven

Best practice

Olivier Zeestraten van #Masterjecijfers en Jorrit Vermeulen van Simplicate geven 10 tips om jouw tariefsaanpassing zo te motiveren, dat je d...

Lees meer
Blogimposter 18 04e470c46b2a34a59171e6aa26527023 2000

Bepaal het tarief van je bureau niet op basis van jouw imposter syndroom

Best practice

Bijna alle ondernemers zien ertegenop om hun tarief te verhogen. Maar vanwege de inflatie is dit wel het moment om je prijzen te indexeren. ...

Lees meer
Blog capaciteitsplanning bestpractise e92a0d96a579ef2fe0d6d7680e4eb720 2000

Capaciteitsplanning voor agencies: gouden tips en best practices

Best practice

Wat moet je weten als je aan de slag gaat met een capaciteitsplanning? Bekijk onze handige tips en best practices.

Lees meer