Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 17 30ff3bdea3c43dd5816f0accc85ba8b5 2000

Datamigratie stappenplan

Best practice
Foto Jorrit Vermeulen
Jorrit Vermeulen

Je ziet de noodzaak van de overstap naar cloud-based bedrijfssoftware, maar stelt het uit omdat je tegen de transitie opziet. De gegevens van je klanten zijn de kern van je bedrijf en je wilt daar altijd bij kunnen. Hoe verloopt dan de datamigratie? We leggen het je uit in vijf simpele stappen.

Stap 1: voorbereiding

Je hebt veel data opgebouwd, maar de vraag is of het nodig is om alle data over te zetten naar nieuwe software. Je data is onder te verdelen in twee categorieën: historische data en actuele data.

Voor de historische data is het vaak wenselijk om er wel toegang tot te hebben (Excelbestanden, opdrachtbevestigingen, etc.). Het overzetten van deze data op detailniveau gaat vaak te ver en de vraag is of je al deze (soms ook vervuilde) data over wilt zitten in je nieuwe omgeving.

Actuele data, zoals CRM-gegevens, lopende projecten en nog te factureren werk, zet je over naar nieuwe software. Je nieuwe softwareleverancier kan je hier vaak goed bij adviseren.

TIP: exporteer zoveel mogelijk uit je oude applicatie en sla het ergens op. Denk daarbij aan alle uren die besteed zijn, factuurgegevens en meer. Zo kun je het altijd nog raadplegen, ook als de licentie beëindigd is.

Stap 2: data opschonen

Zorg dat de data die je over wilt zetten actueel en consistent is. Dit is het moment om vervuiling tegen te gaan en met een schone lei te starten. Data kan verspreid zijn over meerdere applicaties. Breng dit samen in één actueel bestand.

Stap 3: data importeren of handmatig invoeren

Vaak is het mogelijk om gegevens te importeren. Vraag een importsjabloon op bij je nieuwe leverancier. Afhankelijk van het aantal regels en de kwaliteit van de data, kun je overleggen met je softwareleverancier of je data kan importeren of dat een handmatige invoer nodig is. Neem daarbij ook in gedachten dat de handmatige invoer ook een goede leerweg is om de nieuwe software onder de knie te krijgen.

Stap 4: overgangsperiode

Je wilt voorkomen dat je gegevens op meerdere plaatsen bij moet houden. Zorg er daarom voor dat de overgangsperiode naar de nieuwe software zo kort mogelijk is. Mocht het nodig zijn, dan kun je bepaalde gegevens vaak ook bijwerken via een import.

Stap 5: livegang

Alle data is overgezet en je gaat de nieuwe bedrijfssoftware volledig in gebruik nemen. Ons advies is om niet te lang twee systemen naast elkaar te gebruiken. Ga het liefst in één keer over met je organisatie. Maak intern goed kenbaar waar welke gegevens en historie terug te vinden zijn. Geniet van je opgeschoonde, online omgeving en houd het lekker opgeruimd.

Ben je benieuwd hoe een overstap bij Simplicate gaat? Vraag een demo aan en krijg advies hoe je jouw overstap zo gemakkelijk en eenvoudig mogelijk maakt. Of lees hier meer over hoe een datamigratie verloopt met de software van Simplicate

Vergelijkbare blogs

Ir agencies oma 06c5ab2f42a6aadc310901c4ab9ba6ec 2000

Daniël Kuipers: ‘AI maakt de kloof tussen agencies groter’

Best practice

Hoe verandert artificial intelligence het werk van agencies? We vroegen het aan Daniël Kuipers, eigenaar van OMA (Online Marketing Agency).

Lees meer
Header checklist 1 57e3b99a96f21850f311652a6370b857 2000

Checklist: 6 stappen om succesvol tarieven te indexeren

Best practice

Het is heel normaal om je tarieven jaarlijks te indexeren. Maar dat kan ook spannend zijn. Met onze checklist wordt indexeren een stuk eenvoudiger.

Lees meer
Blog wanneer capaciteitsplanning e3b35c16fd58f4e9452dd1fdf2959c12 2000

4 stappen om projectleiders meer verantwoordelijkheid te geven voor facturatie

Best practice

Maak projecten succesvoller door projectleiders verantwoordelijk te maken voor facturatie. In dit interview adviseert Peter 4 stappen om dit te organiseren binnen jouw consultancybureau.

Lees meer
Blogtarieven 54b7b25d71b26d6f1ab01131d3f6d720 2000

10 tips om jouw klanten te informeren over nieuwe tarieven

Best practice

Olivier Zeestraten van #Masterjecijfers en Jorrit Vermeulen van Simplicate geven 10 tips om jouw tariefsaanpassing zo te motiveren, dat je d...

Lees meer
Blogimposter 18 04e470c46b2a34a59171e6aa26527023 2000

Bepaal het tarief van je bureau niet op basis van jouw imposter syndroom

Best practice

Bijna alle ondernemers zien ertegenop om hun tarief te verhogen. Maar vanwege de inflatie is dit wel het moment om je prijzen te indexeren. ...

Lees meer
Blog capaciteitsplanning bestpractise e92a0d96a579ef2fe0d6d7680e4eb720 2000

Capaciteitsplanning voor agencies: gouden tips en best practices

Best practice

Wat moet je weten als je aan de slag gaat met een capaciteitsplanning? Bekijk onze handige tips en best practices.

Lees meer