Datamigratie stappenplan
Je ziet de noodzaak van de overstap naar cloud-based bedrijfssoftware, maar stelt het uit omdat je tegen de transitie opziet. De gegevens van je klanten zijn de kern van je bedrijf en je wilt daar altijd bij kunnen. Hoe verloopt dan de datamigratie? We leggen het je uit in vijf simpele stappen.
Stap 1: voorbereiding
Je hebt veel data opgebouwd, maar de vraag is of het nodig is om alle data over te zetten naar nieuwe software. Je data is onder te verdelen in twee categorieën: historische data en actuele data.
Voor de historische data is het vaak wenselijk om er wel toegang tot te hebben (Excelbestanden, opdrachtbevestigingen, etc.). Het overzetten van deze data op detailniveau gaat vaak te ver en de vraag is of je al deze (soms ook vervuilde) data over wilt zitten in je nieuwe omgeving.
Actuele data, zoals CRM-gegevens, lopende projecten en nog te factureren werk, zet je over naar nieuwe software. Je nieuwe softwareleverancier kan je hier vaak goed bij adviseren.
TIP: exporteer zoveel mogelijk uit je oude applicatie en sla het ergens op. Denk daarbij aan alle uren die besteed zijn, factuurgegevens en meer. Zo kun je het altijd nog raadplegen, ook als de licentie beëindigd is.
Stap 2: data opschonen
Zorg dat de data die je over wilt zetten actueel en consistent is. Dit is het moment om vervuiling tegen te gaan en met een schone lei te starten. Data kan verspreid zijn over meerdere applicaties. Breng dit samen in één actueel bestand.
Stap 3: data importeren of handmatig invoeren
Vaak is het mogelijk om gegevens te importeren. Vraag een importsjabloon op bij je nieuwe leverancier. Afhankelijk van het aantal regels en de kwaliteit van de data, kun je overleggen met je softwareleverancier of je data kan importeren of dat een handmatige invoer nodig is. Neem daarbij ook in gedachten dat de handmatige invoer ook een goede leerweg is om de nieuwe software onder de knie te krijgen.
Stap 4: overgangsperiode
Je wilt voorkomen dat je gegevens op meerdere plaatsen bij moet houden. Zorg er daarom voor dat de overgangsperiode naar de nieuwe software zo kort mogelijk is. Mocht het nodig zijn, dan kun je bepaalde gegevens vaak ook bijwerken via een import.
Stap 5: livegang
Alle data is overgezet en je gaat de nieuwe bedrijfssoftware volledig in gebruik nemen. Ons advies is om niet te lang twee systemen naast elkaar te gebruiken. Ga het liefst in één keer over met je organisatie. Maak intern goed kenbaar waar welke gegevens en historie terug te vinden zijn. Geniet van je opgeschoonde, online omgeving en houd het lekker opgeruimd.
Ben je benieuwd hoe een overstap bij Simplicate gaat? Vraag een demo aan en krijg advies hoe je jouw overstap zo gemakkelijk en eenvoudig mogelijk maakt. Of lees hier meer over hoe een datamigratie verloopt met de software van Simplicate.
