Sturen op omzet per FTE voor accountantskantoren

Best practice

Als accountantskantoor wil je ook zelf een financieel gezond resultaat behalen. Een van de belangrijkste succesfactoren binnen de accountancybranche is het rendement. Dit is de verhouding tussen de omzet en directe personeelskosten. Om tot een financieel gezond resultaat te komen, mogen je personeelskosten maximaal zestig procent van de omzet zijn. In dit blog lees je hoe je deze KPI’s eenvoudig in beeld brengt en hoe de transitie naar andere prijsafspraken helpt om jouw financiële flow goed in kaart te brengen.

Gemiddelde omzet per FTE

Accountantskantoren behalen gemiddeld een omzet van 96.000 euro per FTE per jaar. Dat blijkt uit onderzoek van De Benchmark, editie Kantoorcijfers 2021. Er zijn wel grote verschillen zichtbaar tussen de kantoren:

  • kantoren tussen 1 en 5 FTE halen gemiddeld minder dan 90.000 omzet per FTE
  • kantoren van 7 of meer FTE verdienen gemiddeld 99.000 euro of meer per jaar
  • de grootste vier accountantskantoren halen gemiddeld 150.000 tot 190.000 omzet per FTE binnen

Welke omzet haalbaar is, hangt sterk samen met de grootte van jouw kantoor. In de regel geldt dat grotere kantoren productiever zijn dan kleinere kantoren.

Doelstellingen voor jouw kantoor bepalen

Je bepaalt realistische omzetdoelen op basis van twee KPI’s: de omzet per FTE en het percentage personeelskosten van deze omzet. Wanneer je de omzetcijfers en personeelskosten uit het verleden hebt, kun je analyseren hoe deze KPI’s zich hebben ontwikkeld. Doe dat het liefst over een periode van vijf jaar of langer. Met deze gegevens kijk je vooruit. Wat vind jij een haalbare doelstellingen voor de komende drie tot vijf jaar? Verbind hier jaardoelstellingen aan, maak dit meetbaar en maak ruimte om naar je doel toe te groeien.

Doelstellingen monitoren

De doelstelling monitoren start met een goede begroting. In de begroting staat:

  • alle medewerkers
  • tarief per medewerker
  • verwachte productiviteit

Met deze gegevens bereken je de totale mogelijke omzet en de omzet per FTE. In de tariefopbouw houd je per medewerker of functie rekening met de loonkosten als percentage van de omzet. De omzet bereken je als volgt:

Omzet van medewerker = beschikbare productieve uren x verkooptarief

Nu is het mogelijk om de begrote omzet per medewerker te monitoren op basis van productiviteit en declarabel tarief. Je kunt de productiviteit meten per medewerker, functie of afdeling. De declarabiliteit monitor je door te analyseren of werkzaamheden binnen het afgesproken budget blijven. Kun je alle productieve uren factureren, dan is de declarabiliteit honderd procent.

Stuurinformatie op basis van twee KPI’s

Als accountant hoef je maar op te sturen op twee KPI’s: productiviteit en declarabiliteit. Wanneer deze goed zijn, dan is jouw omzet per FTE per definitie goed.

Wanneer jouw doelstellingen op productiviteit en declarabiliteit op schema zijn, dan is jouw omzet per FTE per definitie ook goed.

Dat kan even wennen zijn. Accountants zijn opgeleid om de omzet toe te rekenen aan de periode van realisatie en niet op basis van facturatie. Voor dit toerekeningsvraagstuk gebruik je een onderhanden werkrapportage. Maar die maandelijkse afgrenzing van het onderhanden werk leidt af van productiviteit en declarabiliteit. Je bespaart jezelf veel tijd door alleen daarop te monitoren. Bovendien heb je zo meer controle, omdat productiviteit en declarabiliteit realtime meetbaar zijn, terwijl je de onderhanden werkpositie pas achteraf bepaalt.

Tip: monitor op hoofdlijnen

Voor de omzet per FTE is het belangrijk om te monitoren in hoeverre budgetten worden behaald. Een tip hierbij is om deze te monitoren op hoofdlijnen. Wanneer je gemiddeld genomen binnen het budget blijft, dan haal je je begroting. Micromanagement op excessen is dan ook niet nodig. Je hoeft pas in te zoomen wanneer de gemiddelde resultaten afwijken van de doelstellingen, zodat je kan leren wat er minder goed of juist heel goed gaat.

Nacalculatie, vaste prijs of abonnementen

Je facturatiemethode heeft invloed op de manier waarop je je omzetdoelstellingen meet. Er zijn drie methodes van facturatie: nacalculatie, vaste prijs of abonnementen:

Nacalculatie

Nacalculatie is de meest traditionele facturatiemethode. Hierbij stuur je alleen op productiviteit. Wanneer alle medewerkers voldoende werk hebben en er geen leegloop is, haal je de omzetdoelen per FTE. Deze methode heeft als nadeel dat de omzet moeilijker voorspel is. Als werkzaamheden uitlopen, staan klanten voor onverwachte kosten.

Transitie naar vaste prijzen

Om beter bij de wensen van de klant aan te sluiten, rekenen steeds meer accountantskantoren een vaste prijs voor standaarddiensten. Tachtig procent van de klanten verwacht nieuwe consumptiemodellen. Zij zijn dan ook gewend om abonnementen op diensten af te nemen. Het voordeel voor de klant is dat hun kosten voorspelbaarder zijn. Het geeft ze meer zekerheid. Standaarddiensten zoals de jaarrekening en aangiften zijn geschikt voor dit verdienmodel.

Vier methodes om een vaste prijs te factureren

Kantoren hebben vier methodes om een vaste prijs in rekening te brengen:

  • Voorschot, op basis van een prijsafspraak
  • Jaarlijkse prijsafspraak, waar in overleg van afgeweken kan worden
  • Vaste prijs, waarbij het efficiencyverschil voor jouw kantoor is
  • Maandabonnementen, waarbij de klant ongeacht het moment van oplevering in het jaar standaarddiensten geleverd krijgt

Bij een voorschot en jaarlijkse prijsafspraak wordt het efficiencyverschil meestal doorberekend aan de klant. Bij zowel de echte vaste prijs als een abonnement is het efficiencyverschil voor jouw kantoor; besteed je minder uren, dan behaal je meer winst. Daarom is het bij deze klantvriendelijke abonnementsvormen belangrijk om realtime inzicht te houden in jouw productiviteit en budgetten. Zo houd je de regie over een positief omzetresultaat.

Beste voorspelling van omzet bij vaste prijzen

Wanneer je vaste prijzen rekent, weet je vooraf welke omzet je behaalt voor je standaard dienstverlening. Koppel dit aan je bezetting en je hebt de beste voorspelling voor je omzet per FTE.

Het voordeel van vaste prijzen is dat je een maandelijkse, vaste stroom aan abonnementsinkomsten hebt. Je maandelijkse cashflow is stabiel. Je hebt geen gedoe met voorschotten en hoeft niet te wachten met afrekenen tot alle taken zijn afgerond. Dat leidt tot beter voorspelling van je omzet.

Het uitdagende element van vaste prijzen is dat het efficiencyverschil voor jouw kantoor is. Werk je heel efficiënt, dan behaal je een hogere gemiddelde omzet per FTE.

Efficiënter werken biedt kansen voor omzetgroei

Steeds meer accountantskantoren werken met vaste prijzen. Je bespaart hiermee veel tijd, omdat je de facturatiemomenten voor het hele jaar al in beeld hebt. Wil je je omzet laten groeien, dan is het verstandig om trage KPI’s zoals onderhanden werk los te laten. Focus je in plaats daarvan op de efficiency van jouw medewerkers.

Breng jouw medewerkers in een optimale flow, zodat zij de ruimte hebben om zo productief mogelijk te werken. Stuur op productiviteit en declarabiliteit. Wanneer deze op schema liggen, dan is jouw omzet per FTE per definitie goed. Zo krijg je meer inzicht in jouw groeikansen, terwijl je klant transparantie heeft over jouw kosten en diensten.

Simplicate support
Ons team staat voor je klaar!
Gebruiksvriendelijke CRM- en projectsoftware voor de meeste efficiënte flow in jouw bedrijf.