Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 15 551c12f4b0885e713a60e618f9ca9c16 2000

Goede organisatiestructuur geeft medewerkers van digital agencies rust

Best practice
Yander Elling

De krapte op de arbeidsmarkt stelt agencies voor de uitdaging om nog aantrekkelijker te worden voor nieuwe talenten, en om bestaande medewerkers te behouden. Agencies besteden daarom steeds meer aandacht aan werknemersgeluk. We zoomen in op twee voorwaarden voor gelukkigere medewerkers; een beheersbare werkdruk en een goede organisatiestructuur.

Werkdruk beheersbaar houden

Digital agencies sturen op diverse KPI’s, zoals omzet, productiviteit en declarabiliteit. Medewerkersgeluk hoort ook steeds vaker bij de KPI’s om een bureau te kunnen laten groeien. Daniël Kuipers is eigenaar van Online Marketing Agency, kortweg OMA. Hij vertelt: ‘Wij maken het team het belangrijkste in de organisatie. Om talent te behouden, proberen we in alle behoeftes te voorzien. Denk daarbij aan leuk werk, leuke klanten, goed loon, doorgroeimogelijkheden en persoonlijke aandacht.’

Een van de factoren die belangrijk is voor het medewerkersgeluk is de mate waarin zij de ruimte hebben om kwaliteit neer te zetten voor klanten, zonder continu een hoge werkdruk te ervaren. Voor Daniël betekent dit dat OMA momenteel geen nieuwe klanten aanneemt: ‘We hebben een wachtlijst voor nieuwe klanten en zijn heel selectief. Eind Q3 nemen we pas weer klanten aan, waarbij het een belangrijke voorwaarde is dat er een goede klik is. Tegelijkertijd checken we goed bij onze collega’s hoe het met ze gaat. We managen de uren en zorgen dat er voldoende mensen zijn voor het werk wat er ligt.’

Uren managen

Een tip om uren goed te managen, is door de afgesproken werkzaamheden met de klant duidelijk af te bakenen. Door de werkzaamheden vooraf goed te definiëren en hier een urenbudget aan te koppelen, maak je de urenregistratie voor medewerkers eenvoudiger. Door medewerkers realtime inzicht te geven in gewerkte en geplande uren, weten teamleden precies wat ze moeten doen en hoeveel tijd er over is voor deze klant.

Wanneer werkzaamheden vooraf duidelijk zijn gedefinieerd, is het voor managers ook eenvoudiger om een capaciteitsplanning te maken. Zo zie je snel hoeveel ruimte er nog is om een leuke, nieuwe opdracht aan te nemen. Door de planning ontdek je wat de drukste periodes zijn, bij welke teams of disciplines de werkdruk hoog ligt en wanneer er ruimte ontstaat voor nieuwe opdrachten om vooruit te kunnen plannen.

Goede organisatiestructuur geeft rust

Ook bij ON. Digital Marketing staat medewerkerstevredenheid voorop. Het bureau uit Groningen gebruikt projectsoftware van Simplicate om de organisatie overzichtelijk en eenvoudig te stroomlijnen. Zo krijgen zij inzicht in projecten, uren en budgetten. Een goede organisatiestructuur geeft medewerkers de rust om hun talenten optimaal te benutten. Onlangs wonnen zij de gouden FD Gazellen Award voor snelst groeiend bedrijf in Noord-Nederland.

Jeroen Schiphuis is mede-eigenaar van ON. Digital Marketing. Hij is trots dat zijn organisatie veel talenten weet te behouden: ‘Het afgelopen jaar zijn we gegroeid van 25 naar 36 medewerkers. Wij zijn een ambitieuze organisatie, maar groei is geen opzichzelfstaand doel.’ De werkdruk houdt hij beheersbaar door een goede organisatiestructuur: ‘We maken duidelijke afspraken over de hoeveelheid werk en de hulp die je erbij krijgt. Het kan dan nog zo zijn dat de één beter met de druk omgaat dan de ander. Dan heb je de plicht om hiernaar te luisteren, taken anders te verdelen en ook je team te trainen om met deze druk om te gaan. Als wij het werknemersgeluk en de kwaliteit kunnen behouden, verwachten wij dat groei hier het gevolg van zal zijn.’