Projectleiders bij architectenbureaus krijgen meer verantwoordelijkheden

Best practice
Femke
Femke Bakker

De rol van projectleiders bij architectenbureaus is aan het veranderen. Waar zij eerder alleen een project naar de finish begeleidden, zien we nu een duidelijke trend dat zij ook verantwoordelijk worden voor het financieel succes van het project. Wel is het belangrijk om projectleiders goed te faciliteren in de nieuwe rol. Dat start met een gebruiksvriendelijk overzicht van de budgetten, tijdsbesteding en financiële situatie, zodat de projectleiders over de juiste stuurinformatie beschikken.

Groei

De overdracht van financiële verantwoordelijkheden naar projectleiders is het sterkst bij groeiende bureaus waar het aantal projecten hard toeneemt en voor de eigenaar niet meer mogelijk is om zelf het overzicht te houden. Door projectleiders meer verantwoordelijkheden te geven, neemt de werkdruk voor de eigenaar af en heeft hij of zij meer ruimte voor creativiteit en strategie.

De nieuwe rol voor projectleiders is soms even wennen voor creatieven die een perfect eindproduct nastreven. Van alle prioriteiten die zij hebben, staat winst niet in de top vijf. Financieel bewustzijn van projectleiders heeft echter direct een positieve impact. Waar voorheen de directie vaak pas achteraf cijfers ontvangt, kan een projectleider realtime sturen op een positief projectresultaat. Zo komt de opdrachtgever niet voor verrassingen te staan en heeft je bureau financiële rust.

Transitie naar nieuwe rol

Hoe geef je een creatief talent het vertrouwen om de financiële verantwoordelijkheid te nemen? Dat start door transparant te zijn over de zakelijke doelen en financiën. Maak dit zo eenvoudig mogelijk; hoe makkelijker je ziet wat de impact van je keuzes zijn op het eindresultaat van het project, hoe beter je hierop kan sturen.

Bespreek regelmatig de voortgang om te ontdekken wat er nodig is om de doelen te behalen. Blijf wel weg van micromanagement en focus je niet alleen op de uitschieters; het belangrijkste is dat alle projecten samen gemiddeld een positief projectresultaat behalen.

De belangrijkste KPI voor projectleiders is het monitoren van budgetverbruik. Met dit stuurelement maak je projecten succesvoller, zonder dat er veel financiële kennis nodig is. Dat lichten we hieronder toe.

Sturen op twee KPI’s

De projectleider hoeft alleen te sturen op budgetverbruik om zeker te zijn van een positief projectresultaat. Als bureau maak je vooraf een begroting, opgedeeld in de fases van het project. Deze budgetten vormen de financiële kaders van het project. Daarna is het de rol van de projectleider om dit budget goed te bewaken en op de juiste manier in te zetten. Zolang het project binnen de afgesproken uren en daarmee het vastgestelde budget blijft, weet je zeker dat je onder de streep een positief resultaat behaalt.

Daarnaast monitort de bureaumanager of eigenaar op declarabiliteit. Declarabiliteit is het aantal uren van medewerkers dat daadwerkelijk gefactureerd wordt aan de klant. Dit druk je uit in percentages van het totaal aantal gewerkte uren (inclusief overuren) of in waarde. Wanneer de uren binnen budget blijven en medewerkers declarabel, dan is je resultaat per definitie ook goed.

Inzicht eenvoudig gemaakt

In de praktijk werken veel bureaus nog met Excel. Daarin is het lastig om een compleet overzicht te krijgen, waardoor realtime inzicht in budgetten ontbreekt. Het kost vaak veel tijd om uren te verzamelen en door te vertalen naar uren per project. Dat leidt tot extra sheets, dubbele opslag van gegevens en het risico dat er fouten in formules ontstaan. Het gevoel heerst vaak dat uren weglekken, maar dat je niet precies weet waar dit gebeurt omdat er geen overzicht is.

Sturen op budgetverbruik hoeft echter niet moeilijk te zijn. Faciliteer projectleiders met gebruiksvriendelijke projectsoftware die dit proces al voor je heeft uitgedacht. Zo help je projectleiders zonder financiële achtergrond om toch goed inzicht te krijgen in het financiële plaatje.

Visueel aantrekkelijke software maakt het projectleiders eenvoudiger om financieel bewustzijn te krijgen. Bijvoorbeeld door heldere indicatoren bij budgetoverschrijding per fase of door het ontvangen van een notificatie wanneer driekwart van het urenbudget is verbruikt. En durf transparant te zijn welke winst je behaalt over projecten. Dit zorgt voor meer betrokkenheid.

Overzicht geeft rust

De meeste projectleiders moeten in het begin even wennen aan de nieuwe rol. Tegelijkertijd zijn ze ook trots wanneer het lukt om de optimale balans te vinden tussen creativiteit en zakelijke doelen. Dat geeft iedereen meer rust; projectleiders hebben meer controle, rapporteren is eenvoudiger en je weet precies hoeveel tijd je team nodig heeft om projecten op te leveren volgens jouw hoge kwaliteitsstandaard.

Meer informatie

Vond je dit artikel interessant? Lees dan ook een van deze artikelen:

Simplicate support
Ons team staat voor je klaar!
Gebruiksvriendelijke CRM- en projectsoftware voor de meeste efficiënte flow in jouw bedrijf.