Projectplan team

Projectplan opstellen en efficiënt uitvoeren

Een projectplan opstellen is niet nodig wanneer je voor de meeste klanten dezelfde werkwijze hanteert. Hoe uniek een klant of project ook is, de meeste opdrachten vragen grofweg om dezelfde werkwijze en terugkerende taken. Denk aan een digital agency die abonnementen voor Google en SEO aanbiedt, een architectenbureau dat een ontwerpverzoek krijgt of een accountantsbureau dat maandelijks de boekhouding van klanten controleert en een keer per jaar een jaarrekening opstelt.

Voor deze terugkerende taken is het efficiënter om een projectplan om te vormen naar workflows en taken, zodat inzichtelijk is welke terugkerende taken voor welke klant zijn gedaan. Deze plan je vervolgens op week- of maandniveau in, zodat teamleden de klus voor de klant zelf tijdig kunnen afronden.

Projectplan opstellen om workflows in kaart te brengen

Met een workflow breng je schematisch iedere fase van het project in kaart. Eenmalig een projectplan opstellen is hierbij handig. Welke stappen kent ieder project? In welke volgorde moeten deze uitgevoerd worden? Een digital agency kent bijvoorbeeld deze stappen:

  • Alle informatie, budgetten en inloggegevens van de klant ontvangen
  • Dashboards voor de klant instellen
  • Analyse van zoekwoorden en voorgaande Google Ads campagnes
  • Nieuwe Google Ads campagnes instellen
  • Resultaten monitoren en verbeteringen doorvoeren
  • Periodiek contact over rapportages
  • Uren controleren
  • Factureren

Noteer bij iedere taak welk teamlid deze uitvoert. Zo krijg je inzichtelijk op welke momenten in het projectplan een taak moet worden overgedragen.

Projectplan opstellen voor afwijkende projecten

Zijn er afwijkende projecten met een andere wijze? Breng deze ook in kaart door middel van een schematisch projectplan. Je kan hiervoor extra workflows opstellen. Zorg dat medewerkers begrijpen welke workflow ze moeten kiezen. Geef deze een duidelijke naam, zoals ‘Terugbelverzoek’, ‘Jaarrekening’ of ‘Ontwerpfase’.

Valkuil bij het opstellen van een projectplan

Bij het opstellen van een projectplan of workflows is het belangrijk om deze niet te specifiek te maken. Bij herhaalopdrachten weet het team hoe ze de taak inhoudelijk uitvoeren. Bespaar tijd door niet alles uitvoerig te beschrijven. Test het projectplan of de workflow vervolgens met het team. Dan is al snel duidelijk waar eventueel stappen missen, of welke stappen te gedetailleerd waren en geschrapt mogen worden voor een efficiënter proces.

Zorg voor een soepele informatieoverdracht tussen taken

Bij het opstellen van een projectplan krijg je inzichtelijk wie welke taken uitvoert. Wanneer alle teamleden weten wie verantwoordelijk is voor welke taak, zal de flow soepel doorlopen. Daardoor lopen interne processen soepel en wordt de klant het snelst geholpen.

Zorg daarnaast dat je bij iedere wisseling van teamleden informatie behoudt. Maak bijvoorbeeld aantekeningen bij bijzonderheden, wissel deze uit in de dagstart en noteer ze op een centrale plaats.

Overzicht houden van openstaande taken

Wanneer het heel druk is, is de kans groter dat de overdracht van informatie een keer mis gaat. Zorg dat je geen klant meer over het hoofd ziet en houd overzicht van alle taken. Ook hiervoor kan je een terugkerend proces opstellen. Bekijk dagelijks de status, voeg een deadline toe, of zorg dat het duidelijk is wanneer de status van een taak voor de laatste keer is gewijzigd. Op deze manier kan een team zelf overzicht houden en blijven er geen taken meer liggen.

Gebruik daarnaast software voor project management. Hiermee houd je als manager overzicht, terwijl teamleden duidelijk zien wanneer zij opdrachten afgerond moeten hebben.

Overzicht met een projectplanning

Software voor projectplanning en workflows

Voor een efficiënte bedrijfsvoering is het handig om gebruik te maken van software voor projectplanning. Er is veel keuze in software. Losse tools zijn bijvoorbeeld sterk in een deel van het proces, zoals workflows opstellen of een planning maken. Het nadeel van losse tools is dat ze niet communiceren met klantgegevens en de administratie.

Alles-in-één-bedrijfssoftware integreert alle bedrijfsprocessen, waaronder CRM, projectplanning en facturatie.

Ervaar de flow van projectmanagement in alle bedrijfsprocessen

Niet alleen projecten kennen een vaste werkwijze. Ook alle bedrijfsprocessen kennen een flow om klanten te helpen. De alles-in-één-bedrijfssoftware van Simplicate zorgt dat medewerkers alle stappen van eerste klantcontact tot laatste factuur doorlopen. Op deze manier blijft alle klantinformatie bewaard en door de soepele informatieoverdracht werkt het team efficiënter.

Krijg een flow in alle bedrijfsprocessen:

  • Kennismaken met de klant
  • Offerte opstellen
  • Akkoord op offerte
  • Start project
  • Uitvoering opdracht, inclusief taken en workflows
  • Uren schrijven, budget beheren
  • Oplevering project
  • Facturatie
  • Rapportages voor meer inzicht in alle processen

Stroomlijn je bedrijfsprocessen en werk nog efficiënter samen, zodat je meer tijd overhoudt voor je klanten.

Simplicate Alles in 1 Bedrijfssoftware
Ons team staat voor je klaar!
De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.