7 eigenschappen van een succesvolle projectmanager

Een project is succesvol wanneer de opdracht binnen de tijd, binnen budget en naar tevredenheid van de klant is afgerond. De projectmanager stelt het team in staat om succesvol te zijn. Deze zeven eigenschappen helpen iedere projectmanager om het maximale resultaat neer te zetten.

1. Projectmanager met visie

Je bent een leider, omdat je goed bent in je werk. Je hebt een visie voor je team en zorgt dat het hele team weet wat het doel is. Samen zorg je voor resultaatgericht werk. Jouw mogelijke doelen zijn:

• Streven naar een zo hoog mogelijke kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en budget.
• Alle klanten binnen de afgesproken tijd helpen, terwijl je voorkomt dat de werkdruk binnen het team te hoog wordt.
• De winstgevendheid van projecten verhogen, zonder in te boeten aan kwaliteit.

2. Sterke communicatieve eigenschappen

Als projectmanager ben je sterk in communicatie. Goede competenties en eigenschappen van een projectleider zijn:

• Goed luisteren naar klanten, je team en stakeholders. Vind de vraag achter de vraag en geef ruimte voor oplossingen.
• Diplomatiek. Je hebt te maken met verschillende stakeholders, waardoor belangen kunnen botsen. Je bent in staat om te onderbouwen waarom je bepaalde keuzes maakt en creëert begrip of draagvlak voor deze keuzes.
• Transparantie. Wees open en vertel waarom je bepaalde keuzes maakt. Vertel het ook wanneer je iets nog niet wilt delen met je team, zodat je goed in verbinding blijft met het team en onzekerheden weg kunt nemen.
• Wees duidelijk. Geef aan wat je verwachtingen zijn en kom beloftes na. Daarmee geef je jouw manager, het team en je klant rust.
• Stel controlevragen. Door vragen te stellen, controleer je of jouw boodschap goed is overgekomen.

Tip: lees het boek Radicaal Openhartig van Kim Scott voor tips om open te communiceren met medewerkers, zodat je als team betere resultaten en prestaties neerzet.

3. Realistische planner

Ken de capaciteit van je team, zodat je een realistische planning kunt maken. Vind je het lastig om een realistische planning te maken? Maak dan gebruik van de inzichten uit je team. Laat je team uren registreren en ontdek hoe productief je teamleden zijn. Daarmee kan je de capaciteit bepalen en weet je hoeveel tijd er nodig is voor klanten en interne projecten. Je weet nu hoeveel werk je team aankan. Met deze informatie maak je een realistische planning en schep je duidelijke verwachtingen voor klanten en stakeholders.

Tip: download het gratis e-book ‘Zo zorg je voor winstgevende projecten en tevreden klanten’ voor praktische tips om de productiviteit te berekenen.

4. Financieel inzicht

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor een succesvolle afronding van projecten. Winstgevendheid is een van de kpi’s waarop je stuurt. Zorg daarom dat je een goed financieel overzicht hebt van de projecten en leg dit vast in software voor projectadministratie. Denk bijvoorbeeld aan de volgende stuurinformatie:

• Realtime-inzicht van geschreven uren en budgetten, zodat je tijdig bij kan sturen.
• Overzicht van projecten met budgetoverschrijding. Onderzoek waar dit aan ligt. Is de offerte te laag ingeschat en moeten daar nieuwe afspraken komen? Zijn bepaalde medewerkers minder productief? Kan je hen helpen door afleiding te verminderen of de opdracht duidelijker af te kaderen?
• Huidige en toekomstige omzet. Verwacht je de komende tijd voldoende werk voor je team?
• Kosten en baten van het team. Hanteer je het juiste uurtarief, zodat het team zichzelf terugverdient en voldoende financiële buffer opbouwt om eventuele tegenslagen het hoofd te bieden?

5. Controleren, delegeren en loslaten

Controleren, delegeren en loslaten zijn belangrijke eigenschappen en competenties van een projectmanager. Zoek daarin naar de juiste balans voor jouw team. Wanneer je veel taken delegeert en je team verantwoordelijk maakt voor de kwaliteit, uren schrijven en deadlines halen, dan heb je zelf meer ruimte voor strategie, overzicht en coaching. Creëer die ruimte voor jezelf door je team zelfredzaam te maken. Werk bijvoorbeeld via de Scrum-methodiek en geef het team inzicht in de impact van hun werkzaamheden.

Wist je bijvoorbeeld dat teams die zelf inzicht hebben in hun uren tot vijftig procent minder vaak het budget van de klant overschrijden?

Gebruik je controlerende eigenschappen en vaardigheden als projectleider om je team scherp te houden en uit te dagen. Houd bijvoorbeeld controle op de geschreven uren, zodat klanten de juiste factuur ontvangen.

6. Risicobewust

Omdat je als projectmanager inzicht hebt in financiën en een goed overzicht hebt van je team en je klanten, ken je ook de risico’s. Kan jij de volgende vragen beantwoorden?

• Welk effect hebben vakanties van medewerkers op de planning?
• Wie kan projecten per direct overnemen wanneer een medewerker ziek is?
• Hoeveel tijd kan een medewerker extra besteden aan het project, zonder dat de planning of winst in gevaar komt?
• Wat zijn de implicaties voor je team wanneer de klant korting krijgt op het uurtarief?
• Wat gebeurt er wanneer grote projecten opschuiven op verzoek van de klant?
• Bedient jouw bedrijf één branche, of zijn de risico’s en kansen verspreid over meerdere soorten klanten?

7. Leiderschap tonen

Als projectmanager toon je leiderschap. Je neemt initiatief, maakt keuzes, neemt je verantwoordelijkheid en stelt het team in staat om hetzelfde te doen. Je staat open voor innovaties en onderzoekt nieuwe mogelijkheden voor jouw team. Leiderschap betekent niet dat je alles hoeft te weten; stel hulpvragen aan je omgeving, team of spar met andere projectleiders, zodat je samen tot nieuwe inzichten komt.

Leestips voor projectmanagers

Wil je jouw competenties en eigenschappen als projectmanager verder verbeteren of wil je jouw kennis vergroten? We geven je graag deze leestips:

• E-book ‘Zo zorg je voor winstgevende projecten en tevreden klanten’. Ontdek hoe je inzicht krijgt in de randvoorwaarden van je projecten, zoals productiviteit, winstgevendheid en tevreden klanten.
• Tips om een projectplan op te stellen waarmee je sneller en efficiënter samenwerkt.
• Blog over de voor- en nadelen van Gantt charts.

Of ontdek hoe onze software voor projectmanagement jouw organisatie verder kan helpen om meer inzicht te krijgen en succesvoller te worden.