Blog projectleidersarchitectenkopie Na Nkopie Na Nkopie Na Nkopie 11 f0fc47d203ec703b08413aa7761dbb9c 2000

Urenregistratie voor architecten: zo maak je jouw medewerkers enthousiast

Best practice
Jesse van Dijk
Jesse van Dijk

Stuurinformatie geeft jou als eigenaar of projectleider van een architectenbureau waardevolle inzichten. Zo weet je bijvoorbeeld hoe het ervoor staat met de planning, budgetten en declarabiliteit. Hiervoor is het cruciaal dat medewerkers uren schrijven. Nu horen we je denken: mijn team zit helemaal niet te wachten op administratieve rompslomp, want ze willen gewoon mooie dingen maken. Daar komt vandaag verandering in. Wij leggen uit hoe je zo’n nieuwe ontwikkeling introduceert bij je medewerkers en geven je praktische tips. Hiermee maak je ze enthousiaster, werken jullie efficiënter en is er meer tijd voor creativiteit.

Urenregistratie zorgt voor inzicht, maar ook voor weerstand

Overbesteding van uren is bij architectenbureaus heel normaal. Toch kan het veel druk leggen op je bureau. Je besteedt namelijk continu meer uren dan is afgesproken, waardoor jouw team minder projecten kan uitvoeren in dezelfde tijd. Stuurinformatie geeft je meer inzicht in budgetten en uren, zodat je kan bijsturen waar nodig. Uren schrijven helpt je daarbij.

Maar veel medewerkers krijgen jeuk van het woord ‘urenregistratie’. Het kost namelijk tijd. Daarbij komt dat ze de minste affiniteit hebben met de administratieve kant, zo blijkt uit onze gesprekken met eigenaren van architectenbureaus. Hierdoor heeft het niet de hoogste prioriteit. En als jouw medewerkers hiervoor geen uren schreven, dan zullen ze al snel denken: waarom nu ineens wel en wat hebben we eraan? Wat ze niet weten, is dat ze hierdoor efficiënter werken en juist meer tijd overhouden.

De grote vraag is dus: hoe krijg jij je team mee in deze ontwikkeling als het continu druk is, en je de sfeer goed wilt houden?

Transparantie is een belangrijke succesfactor

Transparant zijn is de belangrijkste factor bij de introductie van urenregistratie. Het gaat erom dat jij je team betrekt bij de ontwikkeling. Zo neem je eventuele spanning of onzekerheid weg.

Maak direct duidelijk dat je urenregistratie niet invoert om medewerkers persoonlijk te controleren. Dat komt vaak wel als eerste in ze op. Vertel waarom je iets verandert en wat jullie gezamenlijke inspanningen opleveren. Laat bijvoorbeeld zien dat inzicht in urenbesteding ten opzichte van het budget nodig is om volgende projecten beter te berekenen, risico's voor te zijn, te ontdekken welke fases in een project vaak over- of juist onderbesteed worden. Op die manier leren jullie slimmer werken. Dat zorgt niet alleen voor een gezondere werkdruk, er is ook meer tijd voor creativiteit.

Nog een mooi voordeel: je krijgt tevreden klanten als jij weet hoe het project ervoor staat en tussentijds rapporteert. Dat geeft jou ook een goed gevoel. Veel bureaus hebben niet in beeld hoever ze zijn met urenbesteding op een project, wat onprofessioneel overkomt. Herkenbaar? Juist dan is urenregistratie cruciaal.

Zeven tips voor een soepele implementatie

Uren schrijven helpt je dus om meer inzicht te krijgen. En door transparant te zijn over de verandering, neem je eventuele weerstand bij je team weg. Maar hoe krijg je dit in de praktijk voor elkaar? Met deze zeven tips helpen we je op weg:

  1. Leg uit waarom urenregistratie zo belangrijk is en wees duidelijk in je doelen. Dat zorgt voor begrip en houvast.
  2. Durf gevoelige informatie over bijvoorbeeld de omzet te delen met mensen die daar invloed op hebben, zoals projectleiders. Toon deze op dashboards die dagelijks zichtbaar zijn voor medewerkers. Zo creëer je betrokkenheid en dat is belangrijk voor het succes van je bedrijf.
  3. Laat jouw team zien dat hun geschreven uren de juiste stuurinformatie geven, waardoor je als bureau beter onderbouwde beslissingen kunt maken. Hiermee benadruk je het belang van urenregistratie en motiveer je jouw team om dit vol te houden.
  4. Zorg dat de stuurinformatie visueel aantrekkelijk is, zodat medewerkers het goed begrijpen.
  5. Maak het je medewerkers gemakkelijk, want administratie is niet leuk. Met project management software maak je het een stuk eenvoudiger.
  6. Vraag je team om feedback en leer hiervan. Op die manier voelen medewerkers zich gehoord.
  7. Voorkom micromanagement. Gebruik data niet om medewerkers individueel te controleren, maar kijk naar prestaties op team- of projectniveau. En focus niet op buitensporige resultaten. Zorg dat je gemiddeld gezien de doelstellingen behaalt (zoals het resultaat op projecten en de productiviteit).
Belangrijkste tip? Laat iedereen volledig uren schrijven. Zo krijg je een compleet beeld van alle tijdsbesteding, inclusief verlof en interne projecten, en kom je niet voor verrassingen te staan.

Investeer in rust en werkplezier

Oude gewoontes verander je niet in één dag. Maar urenregistratie doorvoeren is zeker de moeite waard. Als je kiest voor project management software, dan verdien je de investering ruimschoots terug. Omdat je nu meer inzicht hebt in de budgetten en uren, weet je precies waar overbesteding plaatsvindt. Ook weet je welk effect overbesteding heeft op jouw omzet, klanten en medewerkers.

Die inzichten geven overzicht. Door de betrouwbare, actuele informatie weet jij hoe je ervoor staat en waar je moet bijsturen. En je medewerkers? Ook zij ervaren meer rust in een goed georganiseerd bureau. Want heldere processen zorgen voor meer werkplezier. Daarnaast is het fijn dat ze niet langer zelf overzichten hoeven te creëren om hun projecten te beheren. Zo kunnen medewerkers focussen op wat ze het liefste doen: creatief bezig zijn en mooie ontwerpen maken voor hun klanten.

Meer weten?