Welke CRM software past bij jouw bedrijf?

Femke Bakker

Organisaties die hun klanten centraal stellen, zijn bewust bezig met CRM. CRM staat voor Customer Relationship Management. Iedereen die klantcontact heeft, vindt het prettig dat alle klantinformatie op één plek staat. Die informatie helpt je in het dagelijks contact met klanten, inzicht in je doelgroepen en geeft informatie om het bedrijf verder te laten groeien. CRM software geeft bedrijven inzicht en overzicht.

Wat gebeurt er als je geen CRM software gebruikt?

Kleine organisaties starten vaak zonder CRM software. Met papier, een Google agenda of Excel kun je snel een goed begin maken met je bedrijf. Je groeit. En iedere dag krijg je meer informatie, nieuwe klantcontacten, afspraken.

Wat zijn signalen dat je bedrijf toe is aan CRM software?

  • Je zoekt het bedrijf op internet om te kijken wie deze contactpersoon ook alweer is.
  • Je bent een keer een afspraak met een klant vergeten.
  • Een collega is ziek en niemand heeft inzicht in de afspraken van die week.
  • Een klant zegt: “Ik heb dat de vorige keer al besproken met je collega.”
  • Het kost veel tijd om klantgegevens over te typen op je offertes, facturen of in Excel.
  • Een klant vraagt of je de offerte al hebt gestuurd, want hij ziet niets in de inbox.
  • Je hebt geen inzicht in de verwachte omzet van de komende twee maanden.

Waarom CRM software handig is voor je organisatie

CRM is het hart van je organisatie. Het geeft jou en je collega’s rust en inzicht. CRM software heeft de volgende voordelen:

  • Leg gegevens over je klanten vast
  • Verbeter je relaties met klanten en prospects
  • Zie direct welke collega’s contact hebben gehad met welke klant
  • Overzicht in verkoopkansen, projectmanagement en openstaande factureren
  • Inzicht in Customer Lifetime Value
  • Altijd en overal toegang tot je klantgegevens

Kies CRM software die jouw organisatie verder helpt

Je weet nu wat CRM software is en wat de voordelen zijn. Hoe bepaal je nu wat het beste past bij jouw organisatie? Dat antwoord hangt af van meerdere factoren. Je branche, bedrijfsgrootte en behoefte tot professionalisering spelen een grote rol. Breng eerst jouw wensen in kaart.

Waar zou jouw ideale CRM software aan moeten voldoen? Denk bijvoorbeeld aan:

  • Contactgegevens van bedrijven en personen registreren
  • Onderscheid in relaties, zoals klanten, prospects, debiteuren en leads
  • Aantekeningen maken
  • Geschiedenis van de klant
  • Status van leads en prospects
  • Zelf velden toevoegen met relevante informatie voor jouw branche
  • Zoekfunctie
  • Contactpersoon binnen jouw bedrijf
  • Taken, terugbelafspraken of workflows maken
  • Integraties met andere apps, zoals je e-mail of andere tools
  • App voor onderweg, zodat je snel informatie kan controleren voor je bij de klant bent
  • Rapportages over jouw data voor meer inzicht in je klanten

Noteer alle informatie die voor jouw bedrijf belangrijk is. Maak vervolgens een selectie tussen essentiële onderdelen waar je echt niet zonder kunt en nice to have: functionaliteiten die leuk zijn om te hebben, maar niet direct noodzakelijk zijn. Nieuwsbrieven versturen vanuit je CRM is bijvoorbeeld leuk om te hebben, maar kan ook opgelost worden met losse tools zoals MailChimp.

Breng vooraf in kaart wie jouw CRM software gaat gebruiken

Bedenk wie de software gaat gebruiken en hoe zij dat gaan doen. Werk je samen in een team of ben je veel onderweg, dan is online software belangrijk. Denk ook na over veiligheid. Mogen teamleden alle informatie inzien, of zijn hun rechten beperkt?

Kijk daarnaast naar het gebruikersgemak van je software. Intuïtieve software helpt je medewerkers om direct te starten zonder training. Hoe complexer de software is, hoe meer tijd en budget je nodig hebt om medewerkers te trainen om je CRM software te gebruiken.

Breng je wensenlijst in kaart en zoek CRM software die het beste past bij de wensen van jouw bedrijf. Maak een shortlist van maximaal vijf bedrijven en onderzoek deze mogelijkheden.

Wat kost CRM software?

CRM software is verkrijgbaar voor zeer uiteenlopende tarieven. De kosten hangen af van je wensen, aantal gebruikers, maatwerk, onderhoud en trainingen.

SaaS-software (software as a service) werkt meestal met abonnementen. Onderhoud, updates, veiligheid en back-ups zijn vaak inbegrepen bij de prijs voor je CRM software.

Maatwerksoftware kan helemaal ingericht worden op basis van jouw wensen. De kosten zijn vaak hoger, omdat je extra tijd inkoopt van consultants of developers. Spreek daarnaast af wie verantwoordelijk is voor onderhoud en updates, zodat je vooraf budget beschikbaar houdt.

Voor een vliegende start is het vaak aanbevolen om je software de eerste keer in te richten met een consultant. De consultant kijkt welke data en processen je nu belangrijk vindt en helpt je om je CRM software in te richten op basis van jouw wensen.

Kijk tot slot of je collega’s trainingen nodig hebben en neem die kosten mee in je overzicht. Hoe complexer de software, hoe belangrijker het is dat je collega’s vooraf een training volgen.

Breng alle kosten van je shortlist in kaart. Op basis hiervan zullen een paar bedrijven afvallen. Ga in gesprek met maximaal drie bedrijven en vraag een demo van de CRM software aan. Zo krijg je een goed beeld van de mogelijkheden.

ROI (Return on Investment) van CRM software

CRM software vraagt om een maandelijkse of jaarlijkse investering van je bedrijf. Die investering verdien je terug. Je bespaart tijd, leert welke klanten meer aandacht nodig hebben en ontdekt hoe je je verkoopkansen kan vergroten.

  • Medewerkers besparen tijd omdat alle klantinformatie in één systeem staat
  • Zie de status van prospects en volg deze sneller op, zodat je omzet groeit
  • Heldere rapportages over branches, omzet en groei geven inzicht in je klanten

Simplicate biedt CRM software en meer

Simplicate biedt eenvoudige CRM software voor dienstverlenenden bedrijven. Wij hebben alle bedrijfsprocessen voor je uitgedacht, zodat jij dat niet meer hoeft te doen. Simplicate zorgt voor een flow van eerste klantcontact tot laatste factuur. CRM software is de basis. Van daaruit maak je gemakkelijk offertes, start je een project, registreer je uren en stuur je de factuur naar je klant.

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!

s