Ganttchart team

Waarom een Gantt chart niet voldoet voor een modern bedrijf

BEST PRACTISE

Een Gantt chart is een visueel middel voor projectmanagers om taken te plannen. In Nederland wordt dit ook wel een strokenplanning of balkenplanning genoemd. De Gantt chart bestaat al sinds 1910 en was ontwikkeld voor de bouwwereld.

Er lijkt bijna geen groter contrast mogelijk tussen de hiërarchische bouwwereld uit 1910 en een zelfsturend marketingteam in 2020. Werkt een Gantt chart nog voor de planning van moderne, agile werkende teams?

Wat is een Gantt chart?

Veel projectmanagers maken gebruik van een Gantt chart of een variatie daarop. Een Gantt chart is een visuele weergave van alle taken die afgerond moeten worden. Het geeft inzicht in deze aspecten van een projectplanning:

  • Start- en einddatum van het project
  • Taken, inclusief begin- en einddatum
  • Tijdsinschatting van de taken
  • Teamlid die de taak uitvoert
  • Verbanden tussen taken

Het resultaat is een strokenplanning, waarbij de projectmanager inzicht krijgt in de periode waarin de taken uitgevoerd moeten worden. Op basis van deze informatie maakt de projectmanager een planning van de teamleden of externe partijen die hij moet inschakelen om het project binnen de tijd af te ronden.

Gantt chart

Gantt charts zijn achterhaald en bieden schijnveiligheid

Jeff Sutherland, de grondlegger van scrum, veegt de vloer aan met Gantt charts. Hij geeft aan dat Gantt charts verouderd zijn en niet verenigbaar met de moderne manier van werken. Grotere bedrijven hadden mensen full-time in dienst om de Gantt charts dagelijks bij te houden, omdat de planning continu ingehaald wordt door de werkelijkheid. Het gevaar kan zijn dat het plan niet wordt aangepast wanneer dat nodig is, omdat het management zich blijft vasthouden aan dat plan. Dat creëert een schijnveiligheid. Het gevolg is dat het plan niet haalbaar is binnen de deadline, managers meer mensen aannemen om de werkdruk aan te kunnen, waardoor ze weer meer administratieve last creëren.

Nadelen van een Gantt chart

  • Een Gantt chart is onoverzichtelijk wanneer een project bestaat uit veel subtaken en veel teamleden
  • Een Gantt chart werk alleen goed wanneer vooraf helder is welke stappen uitgevoerd moeten worden
  • Een Gantt chart is niet flexibel genoeg voor processen die veranderen door voortschrijdend inzicht, zoals regelmatig voorkomt bij creatieve beroepen of developmentteams
  • Het kost veel tijd om een Gantt chart aan te passen en up-to-date te houden
  • Het is niet zichtbaar of een taak daadwerkelijk gedaan is
  • Een Gantt chart is taakgestuurd en houdt geen rekening met de capaciteit van teamleden

Moderne en flexibele teams werken met de scrum-methode

Wat is een goed alternatief op Gantt charts? Jeff Sutherland ontwikkelde de scrum-methodiek.

Binnen de scrum-methodiek werkt het team nauw samen aan de doelstellingen. De planning is opgedeeld in sprints. Dit zijn tijdsblokken van een tot drie weken, waarin het team aan de doelstellingen werkt. Teams maken vaker een minimum viable product (mvp) en geven aan het einde van iedere sprint een demo aan stakeholders. Zo halen ze continu feedback op. Het voordeel van deze methode is dat ze sneller leren, testen en valideren of ze op de juiste weg zitten. Werkt iets niet, dan onderzoekt het team waarom dat niet zo is en slaan ze een nieuwe weg in.

Een Gantt chart biedt geen ruimte voor voortschrijdend inzicht, omdat de planning bij iedere wijziging helemaal aangepast moet worden. In de meeste gevallen is de scrum-methodiek succesvoller, goedkoper en sneller. Zeker wanneer teams werken aan nieuwe projecten of producten.

Combineer Gantt chart met andere aspecten van planning

Waarom houden projectmanagers toch nog vast aan een Gantt chart? Soms wordt dit nog gebruikt om een eerste overzicht te krijgen van grote projecten met een strakke deadline. Bijvoorbeeld om in kaart te brengen welke taken van elkaar afhankelijk zijn, zodat duidelijk is welke teamleden in welke periode beschikbaar moeten zijn. Maak dan hooguit een globale planning, waarbij je start bij deadline. Werk van achter naar voren om de uiterste startdatum te bepalen.

De daadwerkelijke personeelsplanning wordt steeds meer opgenomen in de scrum backlog, of in een flexibele, online planning van teamleden.

Maak zelfsturende teams verantwoordelijk voor succes

Een projectmanager heeft de keuze uit meerdere methodes om samenwerking te bevorderen en het team mee te nemen in de planning. Het belangrijkste is dat de methode werkbaar is en teamleden in staat stelt om zo veel mogelijk mooie resultaten neer te zetten.

Het is goed te beseffen dat een projectmanager andere behoeftes heeft dan de teamleden.

Een projectmanager heeft meer rust wanneer het project beheersbaar is. Hij heeft behoefte aan de volgende informatie, zodat hij het project tijdig bij kan sturen:

  • Globaal overzicht van het project
  • Controle of alle taken zijn gedaan
  • Controle of het project binnen budget blijft
  • Tijdig inschatten of er voldoende capaciteit is
  • Impact van veranderingen op de deadline
  • Flexibiliteit om snel in te spelen op verandering

Teamleden werken steeds vaker samen in zelfstandige en zelfsturende teams. Daardoor hebben zij direct impact op het succes van het project. Zij maken steeds vaker een eigen planning en pakken naar eigen inzicht werk op binnen de teamdoelstellingen.

Projectmanagers die teamleden zelfsturend en succesvoller willen maken, geven hen inzicht in:

Software helpt zelfsturende teams met flexibele planning

De software van Simplicate werkt niet met Gantt charts, omdat deze niet flexibel en toekomstbestendig zijn. In plaats daarvan geven we eigenaren, projectmanagers en teamleden inzicht om projecten succesvol af te ronden. Dat wil zeggen dat het project is afgerond volgens de eisen van de klant, binnen de tijd en binnen het budget.

De kracht van teams zit in de samenwerking van begin tot einde. Van eerste klantcontact, een ondertekende offerte naar project. Teamleden werken efficiënter samen, omdat zij altijd toegang hebben tot alle afspraken die met de klant zijn gemaakt. De projectmanager houdt overzicht van de diverse succesfactoren, zoals een gezonde capaciteitsplanning, declarabiliteit en productiviteit van de medewerkers. Facturen gaan correct en tijdig de deur uit, zodat de klant sneller betaalt.

Projectmanagement is een teamprestatie. Gun teams daarom krachtige en flexibele middelen om het beste uit zichzelf te halen.

De nieuwe project- en capaciteitsplanning van Simplicate is in de loop van 2020 beschikbaar. Start nu alvast met het Professional abonnement en geef teams direct inzicht in uren, budget en planning.

Vergelijkbare blogs

Been MC Interview

Waarde toevoegen als consultant? Been Management Consulting maakt impact in onzekere tijden

BEST PRACTISE

Impact maken terwijl de markt voorzichtiger is geworden met investeringen in consultancy? Finance & Control manager Frank Beentjes vertelt hoe Been MC dat doet.

Lees meer
IR Agencies OZ 1

Interview Olivier Zeestraten: zo maak je de groeiambities van je agency waar

BEST PRACTISE

Welke inzichten heb je nodig om te groeien en wat moet je doen om als een raket door dat glazen plafond te gaan? We vroegen het Olivier Zees...

Lees meer
Ir agencies oma 06c5ab2f42a6aadc310901c4ab9ba6ec 2000

Daniël Kuipers: ‘AI maakt de kloof tussen agencies groter’

BEST PRACTISE

Hoe verandert artificial intelligence het werk van agencies? We vroegen het aan Daniël Kuipers, eigenaar van OMA (Online Marketing Agency).

Lees meer
Header checklist 1 57e3b99a96f21850f311652a6370b857 2000

Checklist: 6 stappen om succesvol tarieven te indexeren

BEST PRACTISE

Het is heel normaal om je tarieven jaarlijks te indexeren. Maar dat kan ook spannend zijn. Met onze checklist wordt indexeren een stuk eenvoudiger.

Lees meer
Blog wanneer capaciteitsplanning e3b35c16fd58f4e9452dd1fdf2959c12 2000

4 stappen om projectleiders meer verantwoordelijkheid te geven voor facturatie

BEST PRACTISE

Maak projecten succesvoller door projectleiders verantwoordelijk te maken voor facturatie. In dit interview adviseert Peter 4 stappen om dit te organiseren binnen jouw consultancybureau.

Lees meer
Blogtarieven 54b7b25d71b26d6f1ab01131d3f6d720 2000

10 tips om jouw klanten te informeren over nieuwe tarieven

BEST PRACTISE

Olivier Zeestraten van #Masterjecijfers en Jorrit Vermeulen van Simplicate geven 10 tips om jouw tariefsaanpassing zo te motiveren, dat je d...

Lees meer