Waarom een Gantt chart niet voldoet voor een modern bedrijf

BEST PRACTICE 24 maart 2020

Een Gantt chart is een visueel middel voor projectmanagers om taken te plannen. In Nederland wordt dit ook wel een strokenplanning of balkenplanning genoemd. De Gantt chart bestaat al sinds 1910 en was ontwikkeld voor de bouwwereld.

Er lijkt bijna geen groter contrast mogelijk tussen de hiërarchische bouwwereld uit 1910 en een zelfsturend marketingteam in 2020. Werkt een Gantt chart nog voor de planning van moderne, agile werkende teams?

Wat is een Gantt chart?

Veel projectmanagers maken gebruik van een Gantt chart of een variatie daarop. Een Gantt chart is een visuele weergave van alle taken die afgerond moeten worden. Het geeft inzicht in deze aspecten van een projectplanning:

Start- en einddatum van het project
Taken, inclusief begin- en einddatum
Tijdsinschatting van de taken
Teamlid die de taak uitvoert
Verbanden tussen taken

Het resultaat is een strokenplanning, waarbij de projectmanager inzicht krijgt in de periode waarin de taken uitgevoerd moeten worden. Op basis van deze informatie maakt de projectmanager een planning van de teamleden of externe partijen die hij moet inschakelen om het project binnen de tijd af te ronden.

Gantt charts zijn achterhaald en bieden schijnveiligheid

Jeff Sutherland, de grondlegger van scrum, veegt de vloer aan met Gantt charts. Hij geeft aan dat Gantt charts verouderd zijn en niet verenigbaar met de moderne manier van werken. Grotere bedrijven hadden mensen full-time in dienst om de Gantt charts dagelijks bij te houden, omdat de planning continu ingehaald wordt door de werkelijkheid. Het gevaar kan zijn dat het plan niet wordt aangepast wanneer dat nodig is, omdat het management zich blijft vasthouden aan dat plan. Dat creëert een schijnveiligheid. Het gevolg is dat het plan niet haalbaar is binnen de deadline, managers meer mensen aannemen om de werkdruk aan te kunnen, waardoor ze weer meer administratieve last creëren.

Nadelen van een Gantt chart

Een Gantt chart is onoverzichtelijk wanneer een project bestaat uit veel subtaken en veel teamleden
Een Gantt chart werk alleen goed wanneer vooraf helder is welke stappen uitgevoerd moeten worden
Een Gantt chart is niet flexibel genoeg voor processen die veranderen door voortschrijdend inzicht, zoals regelmatig voorkomt bij creatieve beroepen of developmentteams
Het kost veel tijd om een Gantt chart aan te passen en up-to-date te houden
Het is niet zichtbaar of een taak daadwerkelijk gedaan is
Een Gantt chart is taakgestuurd en houdt geen rekening met de capaciteit van teamleden

Moderne en flexibele teams werken met de scrum-methode

Wat is een goed alternatief op Gantt charts? Jeff Sutherland ontwikkelde de scrum-methodiek.

Binnen de scrum-methodiek werkt het team nauw samen aan de doelstellingen. De planning is opgedeeld in sprints. Dit zijn tijdsblokken van een tot drie weken, waarin het team aan de doelstellingen werkt. Teams maken vaker een minimum viable product (mvp) en geven aan het einde van iedere sprint een demo aan stakeholders. Zo halen ze continu feedback op. Het voordeel van deze methode is dat ze sneller leren, testen en valideren of ze op de juiste weg zitten. Werkt iets niet, dan onderzoekt het team waarom dat niet zo is en slaan ze een nieuwe weg in.

Een Gantt chart biedt geen ruimte voor voortschrijdend inzicht, omdat de planning bij iedere wijziging helemaal aangepast moet worden. In de meeste gevallen is de scrum-methodiek succesvoller, goedkoper en sneller. Zeker wanneer teams werken aan nieuwe projecten of producten.

Combineer Gantt chart met andere aspecten van planning

Waarom houden projectmanagers toch nog vast aan een Gantt chart? Soms wordt dit nog gebruikt om een eerste overzicht te krijgen van grote projecten met een strakke deadline. Bijvoorbeeld om in kaart te brengen welke taken van elkaar afhankelijk zijn, zodat duidelijk is welke teamleden in welke periode beschikbaar moeten zijn. Maak dan hooguit een globale planning, waarbij je start bij deadline. Werk van achter naar voren om de uiterste startdatum te bepalen.

De daadwerkelijke personeelsplanning wordt steeds meer opgenomen in de scrum backlog, of in een flexibele, online planning van teamleden.

Maak zelfsturende teams verantwoordelijk voor succes

Een projectmanager heeft de keuze uit meerdere methodes om samenwerking te bevorderen en het team mee te nemen in de planning. Het belangrijkste is dat de methode werkbaar is en teamleden in staat stelt om zo veel mogelijk mooie resultaten neer te zetten.

Het is goed te beseffen dat een projectmanager andere behoeftes heeft dan de teamleden.

Een projectmanager heeft meer rust wanneer het project beheersbaar is. Hij heeft behoefte aan de volgende informatie, zodat hij het project tijdig bij kan sturen:

Globaal overzicht van het project
Controle of alle taken zijn gedaan
Controle of het project binnen budget blijft
Tijdig inschatten of er voldoende capaciteit is
Impact van veranderingen op de deadline
Flexibiliteit om snel in te spelen op verandering

Teamleden werken steeds vaker samen in zelfstandige en zelfsturende teams. Daardoor hebben zij direct impact op het succes van het project. Zij maken steeds vaker een eigen planning en pakken naar eigen inzicht werk op binnen de teamdoelstellingen.

Projectmanagers die teamleden zelfsturend en succesvoller willen maken, geven hen inzicht in:

Planning met behulp van goede project management software
Openstaande taken en deadlines
Geschreven en geplande uren met behulp van urenregistratie software
Impact van uren op het budget

Software helpt zelfsturende teams met flexibele planning

De software van Simplicate werkt niet met Gantt charts, omdat deze niet flexibel en toekomstbestendig zijn. In plaats daarvan geven we eigenaren, projectmanagers en teamleden inzicht om projecten succesvol af te ronden. Dat wil zeggen dat het project is afgerond volgens de eisen van de klant, binnen de tijd en binnen het budget.

De kracht van teams zit in de samenwerking van begin tot einde. Van eerste klantcontact, een ondertekende offerte naar project. Teamleden werken efficiënter samen, omdat zij altijd toegang hebben tot alle afspraken die met de klant zijn gemaakt. De projectmanager houdt overzicht van de diverse succesfactoren, zoals een gezonde capaciteitsplanning, declarabiliteit en productiviteit van de medewerkers. Facturen gaan correct en tijdig de deur uit, zodat de klant sneller betaalt.

Projectmanagement is een teamprestatie. Gun teams daarom krachtige en flexibele middelen om het beste uit zichzelf te halen.

De nieuwe project- en capaciteitsplanning van Simplicate is in de loop van 2020 beschikbaar. Start nu alvast met het Professional abonnement en geef teams direct inzicht in uren, budget en planning.