Uitdagingen van accountants bij de overstap naar nieuwe software

5 min

Veel accountants hikken tegen de overstap van nieuwe software aan. Vooral de bedrijfssoftware van CRM tot facturatie kan spannend zijn, want dat is de kern van je kantoor.

Met Simplicate doe je de overstap samen met een ervaren business consultant die gespecialiseerd is in de accountancybranche. Lees alvast wat er komt kijken bij een overstap en hoe je met behulp van jouw consultant snel weer de focus hebt op waar jij de beste in bent; klanten adviseren, financiën controleren en goede klantrelaties onderhouden.

Best practices voor accountants

Je maakt bij de inrichting van de software gebruik van de best practices voor accountantskantoren. Daardoor hoef jij het wiel niet opnieuw uit te vinden. Simplicate sluit perfect aan bij de werkwijze voor accountants, omdat mede-oprichter Gerard Loode zijn kennis als (voormalig) registeraccountant heeft toegepast in de software. Daarnaast hebben we de best practises in de afgelopen jaren steeds verder verbeterd en verfijnd, zodat jij optimaal inzicht en overzicht hebt.

Vertaling naar nieuwe software biedt meer inzicht en controle

De vertaling van je huidige manier van werken naar de nieuwe software is cruciaal. Niet om oude processen in een nieuwe applicatie te passen, maar om op een eenvoudige manier maximaal inzicht en controle te krijgen. Simplicate heeft daar óók over nagedacht. Daarom is de belangrijkste vraag: wat wil je graag weten om controle en overzicht te houden?

Jorrit Vermeulen, business consultant bij Simplicate geeft hierbij als voorbeeld:

Ik sprak een accountantskantoor die als urencode 'Aangifte factureren' wilde. Ik vroeg me af waarom, want de urencode zelf verstuurt geen factuur en zoveel tijd zal een aangifte factureren toch niet kosten? Het bleek voor hem een trigger, zodat hij wist dat de aangifte ingediend was en gefactureerd kon worden.

Het idee was goed (al blijft het handwerk en dus foutgevoelig). Maar het kan efficiënter. Binnen Simplicate vul je de datum in waarop bepaalde werkzaamheden vrijgegeven moeten worden voor facturatie. Dan worden de werkzaamheden automatisch klaargezet.

Begeleiding door Simplicate

Zodra je de software optimaal hebt ingericht, blinkt het uit in eenvoud en gebruiksgemak. Tijdens de implementatie begeleiden we je stap voor stap door de modules heen. Je maakt per onderdeel een afweging hoe en of je bepaalde functies gaat gebruiken.

Bij Simplicate noemen we dit 'onboarden'. Je bespreekt met jouw sales consultant welke ondersteuning je nodig hebt. In de meeste gevallen vindt op wekelijkse basis een afspraak plaats met de consultant. Per afspraak bepaal je welke onderwerpen aan bod komen en wat je zelf gaat voorbereiden, zodat per sessie de juiste mensen aanschuiven.

Welke collega's betrek je tijdens de onboarding?

De persoon die bij jou intern de kar trekt, weet precies hoe de processen nu lopen en kan de juiste acties uitzetten en bewaken. De afspraken met de Simplicate consultant doe je idealiter met de projectleider en één of twee personen uit de organisatie, zoals de declarant of een relatiebeheerder. Samen heb je alle kennis over de huidige en gewenste manier van werken. De consultant van Simplicate geeft op basis van deze inventarisatie een advies.

Overige 'rollen' die vaak op afroep aanschuiven zijn vaak:

  • secretariaat voor CRM
  • medewerker personeelszaken voor HRM
  • de controller / medewerker financiële administratie voor het onderdeel facturatie

Waar moet je aan denken bij de overstap naar nieuwe software?

De nieuwe software richt je samen in met de consultant. Jouw team zal ook veel voorbereiden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Welke data moet mee naar de nieuwe software?
  • Opschonen van de bestaande contactgegevens
  • Nadenken over de verschillende diensten die je aanbiedt
  • Benodigde inzichten in lopende projecten, zoals budgetbewaking
  • Overzetten van onderhanden werk
  • Medewerkers betrekken bij transitie naar nieuwe software

Deze punten lichten we hieronder toe.

Datamigratie

Je huidige applicatie zit bomvol met data: van CRM tot uren en facturen. De overstap naar nieuwe software is een uitgelezen moment om de bezem door je huidige bestand te halen: voor welke klanten doen we nog werkzaamheden? En zijn de gegevens nog wel up-to-date?

Een groot deel van de historie blijft in je bestaande applicatie: dit is puur voor naslag, of exporteer je zoveel mogelijk, zodat de oude licentie uiteindelijk beëindigd kan worden.

De meeste kantoren migreren minimaal deze data:

  • klantrelaties
  • prijsafspraken
  • huidige stand van werkzaamheden

CRM: verzamel de juiste contactgegevens

Inventariseer waar je huidige CRM-gegevens staan. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Debiteurgegevens in financiële administratie
  • Bedrijfsgegevens in fiscale software (zoals Unit4 Fiscaal Gemak)
  • Urenregistratie (zoals Infine)
  • Boekhouding (zoals Yuki of Exact)
  • Aangifteprogramma’s (zoals Nextens)

Wanneer je veel soorten software gebruikt, zullen hier ongetwijfeld verschillen zijn ontstaan. Dat maken we eenvoudiger. Simplicate wordt leidend wanneer je de software integreert met je boekhoud- of fiscale software. Zorg daarom dat je losse data eenmalig uitlijnt, zodat je de juiste klantinformatie eenvoudig via een Excelbestand importeert in Simplicate.

Projecten: inzicht in budgetten en activiteiten

Projecten is een minder bekende term binnen de accountancy, want projecten zijn toch voor de bouw? Niet bij Simplicate. Hier vind je terug welke werkzaamheden je voor klanten verricht en welke afspraken je hebt gemaakt over de facturatie. Dat geeft jou inzicht in de budgetten en tijdsbesteding per activiteit.

De projecten zijn rechtstreeks gekoppeld aan de opdrachtbevestiging en facturatie. De diensten uit de opdrachtbevestiging zijn doorvertaald naar budgetten per klant, waar medewerkers uren op schrijven. De geschreven uren verschijnen na goedkeuring automatisch op de conceptfactuur. Het is daarom belangrijk om na te denken welke diensten je aanbiedt en of die omschrijving duidelijk is voor de klant en jouw medewerkers.

Bij Simplicate kun je werkzaamheden doen voor een vast bedrag en op basis van nacalculatie, waarbij de financiële administratie bijvoorbeeld voor een vast bedrag per kwartaal wordt gefactureerd, de jaarrekening tegen een vaste prijs en de advies werkzaamheden op basis van nacalculatie.

Door dit per klant vast te leggen, levert dit enorme tijdwinst op bij facturatie! Er is immers per werkzaamheid vastgelegd hoe dit gefactureerd moet worden (conform opdrachtbevestiging) en dit is meteen de basis voor je factuur.

Projecten kunnen handmatig aangemaakt worden, maar ook geïmporteerd vanuit een vast Excel format. De consultants van Simplicate kunnen hier als aanvulling op de onboarding extra bij ondersteunen.

Onderhanden werk meenemen

In de bestaande applicatie heb je uren geregistreerd, die nog niet gedeclareerd zijn. Ook wel OHW genoemd. Tot welk niveau je deze data wilt overzetten, hangt mede af van de exportmogelijkheden van de huidige applicatie.

In de praktijk wordt meestal het volgende gedaan:
1. Factureer zo veel mogelijk werk uit, zodat je saldo OHW zo laag mogelijk is.
2. De stand die overblijft wil je per klant overbrengen naar Simplicate. Je kunt de factuurwaarde daarvan als kosten inbrengen op het project.

De urenhistorie blijft daarmee in je bestaande applicatie, maar het deel dat nog gefactureerd moet worden neem je als saldo mee.

Een voorbeeld: je bent gestart met het opstellen van de jaarrekening, maar deze is nog niet opgeleverd. Er is 500 euro aan uren besteed en dit wil je meenemen naar Simplicate. Je maakt een kostenboeking van 500 euro op de dienst 'Samenstellen jaarrekening', zodat dit bedrag meekomt bij de eerstvolgende facturatieronde.


De consultants van Simplicate denken met je mee welke aanpak voor jou het beste is.

Interne communicatie

Neem ook je medewerkers mee in de implementatiefase van nieuwe software. Zij willen graag weten waar ze aan toe zijn en betrokken worden bij veranderingen. Deel gerust waarom je voor Simplicate hebt gekozen, vertel dat het eenvoudiger wordt en je meer inzicht krijgt en geef aan wat je van medewerkers verwacht. Daarmee creëer je alvast draagvlak om straks op een andere manier te werken.

Livegang

En dan is het zover! Je stopt met de registratie van uren in het oude programma en neemt Simplicate volledig in gebruik.

Er zijn meerdere manieren om jouw medewerkers mee te nemen in dit moment. Het ene kantoor verstrekt alleen de logingegevens en een A4’tje met de belangrijkste werkafspraken. Wil je graag meer zekerheid, dan kan je kiezen voor een training voor jouw kantoor. De consultant legt de belangrijkste onderdelen van de software uit, zodat jouw medewerkers de logica en flow van je bedrijfsprocessen begrijpt.

Meer over onboardingprogramma’s

Bespaar jezelf de frustratie om het wiel opnieuw uit te vinden. De consultant van Simplicate kent de accountancybranche en helpt jou op weg met de best practices. Daardoor heb je vanaf de start inzicht en controle over jouw processen.

Ben je benieuwd welke ondersteuning bij jou het beste past? Bekijk alle mogelijkheden en programma’s op de onboardingpagina. Bespreek dit ook gerust met jouw sales consultant, hij of zij kan jou hier uitstekend in adviseren.