In 6 stappen over op nieuwe CRM-software met je accountantskantoor
Werk je met legacy software? Wil je niet meer afhankelijk zijn van data op een lokale server? Of past je huidige software niet meer bij de fase waar je kantoor in zit? Dan is het tijd om over te stappen op cloud-based software.
Makkelijker gezegd dan gedaan, natuurlijk. Want hoe zet je al die jaren aan waardevolle data goed over? En hoe zorg je dat de overgang goed verloopt? Met deze 6 stappen lukt het je om je hele kantoor soepel over te laten stappen. Zo verstuur je voordat je het weet facturen én ontdek je de voordelen van CRM-software in de cloud.
Stap 1: exporteer je data vanuit je huidige software
De afgelopen jaren heb je veel data opgebouwd. Dat wil je niet verloren laten gaan. Exporteer daarom je data vanuit je huidige software naar een Excel-bestand, zodat je het later weer kunt importeren in je nieuwe software.
Moderne software is vaak gebouwd om grote bestanden importeren. Zo bestaan er importsjablonen waarmee importeren makkelijker gaat. En consultants van de nieuwe software kunnen je ermee helpen.
Stap 2: schoon je CRM op
Veel kantoren gebruiken meerdere tools. Daardoor komen de gegevens van klanten ook op meerdere plekken terug. Bijvoorbeeld in je:
financiële administratie (zoals Exact, Twinfield of Moneybird)
fiscale software (zoals Fiscaal Gemak of Nextens)
urenregistratie (zoals Infine of Qics)
bedrijfssoftware (zoals Unit4)
Dit is hét moment voor een grote schoonmaak in je CRM. Trek alles strak en zorg dat het klopt. Het verwijderen van gegevens die niet meer nodig zijn, hoort daar ook bij. De gegevens van iemand die al 10 jaar geen klant meer is, hoef je niet mee te nemen naar je nieuwe software. Dat ruimt lekker op én is veilig.
Accountantskantoor Alan & Luca greep de overstap van Unit4 naar Simplicate aan om de bezem door hun data te halen. ‘Dan staat alle data weer netjes in je CRM-systeem, want zeker met het oog op de AVG wil je niet onnodig veel gegevens hebben van klanten.’
Stap 3: breng prijsafspraken in kaart
Welke werkzaamheden doe je voor de klant? Wat breng je daarvoor in rekening? Wat valt binnen de vaste jaarwerkzaamheden en wat is extra? Bij veel kantoren lopen de afspraken uiteen, waardoor de facturatie veel tijd kost.
Daarom is het handig om de prijsafspraken in kaart te brengen voordat je overstapt. Door het nu goed neer te zetten, kun je straks superefficiënt factureren met je nieuwe software.
Stap 4: vergeet onderhanden werk niet mee te nemen
Onderhanden werk (OHW) is werk waarvan je de uren al geregistreerd hebt, maar nog niet gefactureerd. Het liefste factureer je alles en heb je zo weinig mogelijk OHW. Toch kan het zijn dat je wat OHW moet overhevelen naar je nieuwe software.
De OHW zet je per klant over, zodat je ze vanuit de nieuwe software kunt factureren. Vaak kun je een beginstand of nog te factureren bedrag invoeren. De historie van alle uren blijft daarmee in je bestaande applicatie. Het deel dat nog gefactureerd moet worden, neem je als saldo mee.
Stap 5: houd je collega’s op de hoogte van de overstap
Betrek je collega’s bij de implementatie van je nieuwe software. Als het straks zover is, weten ze waar ze aan toe zijn en gaat de overstap soepel. Vertel hoe het proces van het kiezen van de nieuwe software is gegaan. En natuurlijk wat de voordelen zijn! Bijvoorbeeld:
Alle klantinformatie staat op een centrale plek.
Je hoeft geen gegevens meer over te typen van de ene naar de andere software, dat gaat sneller en je maakt minder snel fouten.
Je kunt overal werken waar je wilt, omdat de software cloud-based is.
Stap 6: omarm een nieuwe werkwijze
Bij nieuwe software hoort ook een nieuwe werkwijze. Dat zal in het begin wennen zijn. Maar de redenen waarom je werkwijze is zoals die is, zijn vaak al opgelost in de modernere software. Daardoor wordt je nieuwe werkwijze automatisch eenvoudiger.
Dus: durf je oude gewoonten los te laten en laat je goed adviseren over de mogelijkheden van je nieuwe software. Zo haal je alles uit je software en ben je snel gewend.
Zorgeloos overstappen naar Simplicate
Denk je erover na om over te stappen naar Simplicate? We zorgen ervoor dat je overstap soepel verloopt.
Onze experts begeleiden je stap voor stap bij de migratie van je data vanuit je huidige software.
De implementatie is soepel en zónder downtime.
Je kan direct aan de slag met Simplicate, zonder complexe trainingen.
We zorgen ervoor dat je zo snel mogelijk kunt factureren.
Lees ook het verhaal van accountantskantoor Felix Accountants en Belastingadviseurs, dat met 10 jaar aan data in Unit4 moeiteloos overging naar Simplicate. ‘Als ik van tevoren had geweten dat het zo eenvoudig was, dan had ik de overstap veel eerder gemaakt.’
Overstappen is eenvoudiger dan je denkt
Ja, overstappen naar nieuwe software kost tijd. En ja, je zult moeten wennen aan een nieuwe werkwijze. Maar Simplicate heeft als groot voordeel dat het een structuur heeft die toegespitst is op accountantskantoren. Daarnaast is de basis van Simplicate simpel en kun je zonder complexe trainingen beginnen. In no-time kun je factureren!
Benieuwd hoe je snel met de software van Simplicate aan de slag kan? Onze experts lopen er graag met je doorheen in een demo.
