Succes begint bij eenvoud #4: Visie op bedrijfsvoering
In succesvolle organisaties is bedrijfsvoering tegenwoordig onderdeel van het primair proces. Waar communicatie, automatisering en bijvoorbeeld personeelsbeleid ooit puur ondersteunend waren aan de kernactiviteit, zijn deze ‘secundaire’ werkzaamheden inmiddels integraal onderdeel van bedrijfssucces. Hoe een organisatie werkt is minstens zo belangrijk als wat die dienst of het product is. Zeker bij dienstverlenende bedrijven: een goede dienst is een goed georganiseerde dienst.
Dit is deel 4 van ‘Succes begint bij eenvoud’, een serie over succesfactoren van dienstverlenende bedrijven.
Front office versus back office. Operatie versus staff. Primair proces versus secundair proces. Veel bedrijven zijn van oudsher georganiseerd volgens een verdeling in ‘afdelingen die geld verdienen’ en ‘afdelingen die geld kosten’. Maar in bedrijven waar klantwaarde centraal staat, is tegenwoordig steeds minder onderscheid tussen ‘achterkant’ en ‘voorkant’. Sterke IT, communicatie, recruitment en support zijn net zo bepalend voor succes als Sales. Als het onderscheid überhaupt nog te maken valt.
De bijl van de houthakker
Neem als voorbeeld automatisering. Goede business software heeft een positief effect op klantcontact, op projecten, op marges, op omzet, op nieuwe klanten. Software ondersteunt het primaire proces. Maar het maakt er tegelijk steeds meer onderdeel van uit. Als een salesmedewerker ’s ochtends op kantoor komt, opent zij eerst haar mail, sales-dashboard en online CRM software. En dan pas loopt ze naar de koffieautomaat (ook al zo’n essentieel middel!). In die zin is bedrijfssoftware als de bijl van een houthakker: theoretisch gezien een ondersteunend gereedschap, maar in de praktijk essentieel om een boom om te hakken. Zonder de noodzakelijke middelen, geen business.
"Bedrijfssoftware is als de bijl van een houthakker: theoretisch gezien een ondersteunend gereedschap, maar in de praktijk essentieel om een boom om te hakken. Zonder de noodzakelijke middelen, geen business."
Drie assen van bedrijfsvoering
De manier waarop bedrijven werken – hun bedrijfsvoering – is te schetsen in een schema met drie factoren.
- Systeem (welke software gebruik je?)
- Processen (welke stappen en afspraken gelden er?)
- Mensen (hoe werken je medewerkers?)
De drie assen van bedrijfsvoering
Lange tijd lag de focus in bedrijfsvoering op het systeem. Welke machines kopen we, welke techniek gebruiken we? Vertaald naar vandaag: welke business software zetten we in? Een eenmalige grote investering in een systeem bepaalde voor een lange periode waar een bedrijf mee werkte. Met de opkomst van flexibele technologie – systemen die ook aan te passen zijn als de manier van werken wijzigt - verschoof ook de focus: welke processen hebben we nodig om succesvol te opereren? Processen staan nog steeds centraal in veel bedrijfsvoering. Daarnaast is er meer en meer aandacht voor de factor ‘mensen’. Want zelfs als een bedrijf de ideale software heeft gevonden, die alle werkafspraken digitaal perfect ondersteunt, dan is het bedrijf alsnog afhankelijk van de medewerkers die het werk doen. Omarmen zij de technologie? Voelen zij dat ze maximaal kunnen presteren met dit systeem en deze processen? Dagelijkse efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid voor mensen zijn hierin key. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de factor ‘mensen’ een steeds prominentere rol krijgt in moderne bedrijfsvoering. Waarbij technologie simpel moet zijn in gebruik. En mensen helpt, niet hindert, in de nodige processen.
De serie ‘Ieder succes begint bij eenvoud’
De wereld van dienstverlenende ondernemers is best complex. Juist daarom zoeken bedrijven mogelijkheden om hun manier van werken zo eenvoudig mogelijk maken. In deze online serie gaat Simplicate op zoek naar de kracht van ‘eenvoud’ voor het succes van dienstverlenende bedrijven. Lees ook de andere artikelen die geschreven zijn in de serie Succes begint bij eenvoud.
