Projectsoftware geeft inzicht in planning, uren en budget

Goed projectmanagement is ondertussen de basis binnen de zakelijke dienstverlening. Met meerdere collega’s werk je aan verscheidene projecten tegelijk en als manager is het van belang om goed inzicht te hebben in de uren, planning, capaciteit en het budget. Met een klein team voldoet Excel misschien nog, maar naarmate je groeit is het lastiger om overzicht te houden. Je ziet pas achteraf hoeveel uren je hebt besteed. Projectsoftware helpt je om controle te houden over je projecten en inzicht te krijgen, zodat jij kan doen waar jij de allerbeste in bent.

Bepaal wanneer een project succesvol is

Een project is succesvol afgerond als het resultaat naar tevredenheid is van de klant. Voor jouw bedrijf is het minstens zo belangrijk dat je binnen budget blijft. Projectmanagers en teamleden die met software real-time overzicht hebben in hun projecten, blijven vaker binnen budget en halen vaker hun deadline. Ook zijn ze achteraf minder tijd kwijt met urencorrecties en facturatie. Dat komt omdat zij tijdens het project al zien of ze op schema liggen of moeten bijsturen.

Project software geeft inzicht in cruciale succesfactoren

Project software is een handig hulpmiddel om inzicht en overzicht te krijgen van je projecten. Het grootste voordeel is dat je real-time kunt sturen op resultaten in plaats van achteraf.

Project software geeft je inzicht in cruciale succesfactoren:

• Overzicht van alle lopende projecten
• Besteed en beschikbaar budget
• Beschikbare tijd
• Besteedde uren
• Beschikbaarheid teamleden
• Productiviteit en declarabiliteit

Hieronder gaan we dieper in op de succesfactoren voor projectmanagement.

Overzicht van alle lopende projecten

Zorg dat je een goed overzicht van alle lopende projecten hebt. De afspraken met de klant moeten duidelijk zijn voor alle partijen; je klant, de projectleider en je team. Zet je opdrachten in project software of maak epics op je (digitale) scrumbord. Zorg dat je per klant globaal weet in welke fase het project zit; is je salesteam nog in onderhandeling, plan je een kick-off met de klant? Heeft de klant een doorlopend abonnement of is het nu tijd voor afronding en facturatie?

Besteed en beschikbaar budget

Noteer de afspraken met de klant in je project software. Noteer hoeveel budget er beschikbaar is en houd continu de urenregistratie en inkoopfacturen bij. Werk nieuwe informatie zo snel mogelijk bij, zodat je altijd real-time inzicht houdt in het bestede en beschikbare budget. Nu kan je sturen op deze informatie, zodat je project binnen budget blijft.

Beschikbare tijd

Bij aanvang van het project heb je met de klant afspraken gemaakt welke diensten je verleent en wanneer de deadline is. Registreer de afspraken met de klant en zorg dat je teamleden inzicht hebben in de beschikbare tijd.

Bestede uren

Vul je uurtarief per medewerker in bij je project software. Medewerkers schrijven hun uren per project. Project software koppelt deze uren automatisch aan je beschikbare budget. Nu kunnen teamleden zelf zien hoeveel tijd ze nog mogen besteden aan een project.

Beschikbaarheid teamleden

Zie snel welke teamleden beschikbaar zijn om aan het project te werken. Zorg bijvoorbeeld dat je project software een integratie heeft met je Google agenda of is gekoppeld aan je actuele verlof- en verzuimadministratie.

Productiviteit en declarabiliteit

Als je medewerkers uren schrijven, kan je als projectmanager de productiviteit en declarabiliteit van je medewerkers berekenen. Productiviteit is het aantal uren dat een medewerker voor een opdrachtgever werkt, in relatie tot de contracturen. Declarabiliteit vertelt hoeveel productieve uren daadwerkelijk door de opdrachtgever uitbetaald kunnen worden. Je declarabiliteit gaat omlaag wanneer een medewerker meer uren aan een opdrachtgever besteedt dan is afgesproken. Lees hier hoe je productiviteit en declarabiliteit berekent, zodat je hierop kan sturen.

Hoe kies je de juiste project software voor jouw bedrijf?

Kijk eerst naar de processen in jouw bedrijf. Globaal zien deze er zo uit:

• Je salesteam of accountmanager informeert de projectleider over een nieuwe klant.
• De projectleider plant een kick-off of informatiesessie met de klant en brengt de wensen verder in kaart.
• Start van het project. De projectleider maakt een planning en verdeelt taken binnen het team.
• Het team voert de taken uit en houdt een urenregistratie bij.
• Het project wordt opgeleverd.
• Facturatie volgens afspraak (vaste prijs, abonnement of nacalculatie

Breng nu je wensen voor projectmanagement in kaart. Wie zijn er betrokken bij een project? Wanneer is een project een succes? Welke informatie wil je registreren? Op welke kpi’s wil je sturen? Hoe wil je het overzicht behouden?

Maak een eisenlijst voor jouw project software. Maak daarbij onderscheid tussen essentiële eisen en nice to have. Houd er rekening mee dat geen enkel pakket precies werkt zoals jij dat doet. Kijk daarom ook naar mogelijke integraties, zodat je jouw project software kan uitbreiden met specifieke tools, zoals timetrackers, Jira of Zapier.

Maak een shortlist van geschikte project software en vraag offertes op. Verdiep je daarna in de overgebleven software. Vraag bijvoorbeeld een demo of proefaccount aan en kijk welke oplossing het beste bij je past.

Project software van Simplicate brengt flow in je bedrijfsvoering

Wij hebben de visie dat projectmanagement een integraal onderdeel is van je gehele bedrijfsvoering. Stroomlijn je bedrijfsprocessen van eerste klantcontact tot laatste factuur. Daardoor heb je bij aanvang van het project direct een warme overdracht van je collega en stuur je na afloop van het project direct de juiste factuur via dezelfde software. Krijg inzicht in je bedrijfsprocessen en ervaar een ongekend efficiënt bedrijfsproces. .